Nogle forpligtelser dukker dog sjældent op, så det er ikke ualmindeligt at være lidt sløret i detaljerne. Et sådant emne er loven om familie- og lægeorlov (FMLA-orlov). Det er muligt at drive en virksomhed i måneder eller endda år uden at støde på en orlovsanmodning, der ville kvalificere sig under FMLA.
Heldigvis er det grundlæggende i FMLA ret ligetil. Det bunder for det meste ned til en bevidsthed om FMLA-ferieprocessen – især påkrævede meddelelser.
Loven om familie- og sygeorlov giver kvalificerede medarbejdere mulighed for at tage orlov af visse familiemæssige og medicinske årsager. Loven giver disse medarbejdere ulønnet jobbeskyttelse i op til 12 uger i en 12-måneders periode.
Kvalificerede medarbejdere kan tage FMLA i følgende situationer:
Hvis man tager sig af et såret eller sygt familiemedlem i værnepligten, kan orlov tages i op til 26 uger i en 12-måneders periode.
Offentlige instanser, folkeskoler og gymnasier og private arbejdsgivere med mindst 50 ansatte eller flere betragtes som "dækkede arbejdsgivere." Dækkede arbejdsgivere er forpligtet til at tage specifikke skridt for at opfylde FMLA-forpligtelser – selv før der fremsættes orlovsanmodninger.
Plakat :Dækkede arbejdsgivere er forpligtet til at vise en FMLA-plakat fra Department of Labor på hver virksomhedsplacering i et område, hvor den let kan ses af medarbejderne.
Generel meddelelse :Arbejdsgivere skal distribuere en generel meddelelse til FMLA-kvalificerede medarbejdere. Meddelelsen skal som minimum indeholde alle oplysningerne fra plakaten, så det er ofte nemmest blot at kopiere plakatens oplysninger og tilføje dem til din medarbejderhåndbog.
Hvis en medarbejder anmoder om orlov af en FMLA-kvalificerende årsag, skal du følge nedenstående trin. Bemærk, at medarbejdere ikke specifikt skal anmode om FMLA-orlov.
Inden for 5 dage efter den første orlovsanmodning er du forpligtet til at give medarbejderen to meddelelser:
De fleste arbejdsgivere bruger DoL's kombinerede meddelelse om berettigelse og rettigheder og ansvar.
I meddelelsen om rettigheder og ansvar har du mulighed for at anmode om certificering af behov. I det væsentlige er dette bevis på, at årsagen til orlov kvalificerer sig til FMLA, såsom dokumentation fra en sundhedsplejerske. Medarbejdere skal levere de ønskede certificeringer inden for 15 dage, medmindre der er formildende omstændigheder.
Arbejdsgivere kan anmode om følgende typer certificering:
Med medicinske certificeringer er det vigtigt at bemærke, at en diagnose ikke er påkrævet. I stedet bør en sundhedsudbyder notere oplysninger, der er relevante for medarbejderens arbejdsevne, herunder den forventede varighed af tilstanden. Certificering af eksigensorlov er mere variabel, men kan omfatte en anmodning om en kopi af militærmedlemmets aktive tjenesteordrer.
Hvis certificeringen er ufuldstændig eller utilstrækkelig, skal du anmode om en rettelse. Medarbejdere har typisk 7 dage til at rette problemer, eller arbejdsgivere kan afslå FMLA-orlovsanmodningen. Hvis en lægeerklæring virker tvivlsom, kan du (for egen regning) anmode om en anden udtalelse fra en anden sundhedsudbyder. Hvis deres mening er forskellig, kræves en endelig udtalelse fra en tredje sundhedsudbyder.
Hvis du er usikker på, om årsagen til orlov er kvalificeret under FMLA, er en god ressource FMLA Employer Guide, som gennemgår almindelige spørgsmål, såsom om nybagte fædre kvalificerer sig til FMLA (det gør de), eller om FMLA kan bruges til at tage sig af for voksne børn (det kan i tilfælde af handicap eller alvorlige helbredsproblemer).
Når du har truffet din endelige beslutning, skal du give medarbejderen endnu et varsel:
Udnævnelsesmeddelelse :Denne meddelelse godkender eller afviser formelt FMLA-orlovsanmodningen og inkluderer nøgleoplysninger, såsom mængden af orlov, der bruges. Du kan skrive din egen meddelelse eller bruge designationsmeddelelsesformularen fra DoL.
Der er specifikke FMLA retningslinjer vedrørende sundhedsmæssige fordele. I det væsentlige, hvis medarbejdere (og eventuelle familiemedlemmer) har sundhedsdækning under din virksomheds gruppesundhedsplan, skal de fortsætte med at modtage dækning under deres orlov. Ansatte på FMLA er stadig forpligtet til at betale eventuelle præmier.
Når medarbejderen vender tilbage fra FMLA-orlov, skal de vende tilbage til samme stilling eller tilsvarende (samme løn, vagt osv.). Dette betyder ikke, at medarbejdere på FMLA aldrig bliver fyret. En arbejdsgiver kan afskedige en medarbejder under deres FMLA-orlov, men arbejdsgiveren skal kunne vise, at dette ville være sket, selvom medarbejderen ikke havde haft orlov.