Det er en situation, der langt fra er ideel for de fleste revisorer - at forberede en momsangivelse fra en pose kvitteringer eller forsøge at afstemme en kundes bankkonto kun for at finde snesevis af transaktioner, der ikke har noget tilsvarende papirarbejde.

At jagte en klient spiser kostbar tid, som kunne bruges på andet arbejde. Og det kan være stressende, når du arbejder med flere deadlines, og det kan endda forårsage langsigtede problemer, når det kommer til at udarbejde regnskaber.

Så hvordan får du tilskyndet kunder til at føre og levere gode momsregistre?

Vær klar, vær kortfattet

Husk, at kunder ofte vil ansætte en revisor til at styre deres anliggender, fordi de kun har en løs forståelse af regnskab og skattesystemet – de er afhængige af din ekspertise til at hjælpe med at guide deres forretning. Dette giver revisoren lidt plads til at lade kunden vide, hvordan de bedst organiserer deres momsregistreringer.

Revisorer har alle foretrukne stilarter og metoder, og det er vigtigt at kommunikere klart med din klient om, hvordan du arbejder bedst:

• Forbered et ark med generelle retningslinjer for moms, som du kan udlevere til dine kunder. Alle kunder har deres egne interne bogføringssystemer, men en kortfattet beskrivelse af, hvilke dokumenter du har brug for, og hvordan de bedst organiseres, kan hjælpe kunden med at tilpasse deres system til dine behov.
• Hvis noget ikke virker, skal du fortælle kunden det. Det kan være, at din kundes salg bliver registreret på en forvirrende måde, eller at de betaler leverandører med check og ikke registrerer, hvem de har betalt. Uanset problemet, så diskuter det med klienten tidligt, så det ikke bliver vanemæssigt og sværere at ændre sig.
• Fortsæt med at diskutere! Intet er hugget i sten, dine kunder vil ofte skifte områder af deres forretninger, finde nye indtægtsstrømme og nye leverandører med forskellige standarder. Lav en hurtig vurdering af de leverede momsregistre hvert kvartal, og lad kunden vide, hvordan de bedst tilpasser deres registrering til ændringer i deres virksomhed.

Forklar fordelene

Selv efter at have forsøgt at kommunikere, hvordan man bedst leverer gode momsregistre, er der ikke altid incitament for kunden til at gøre det - de betaler dig trods alt for at håndtere denne slags ting!

Sørg for, at din klient ved, hvorfor deres optegnelser er vigtige - de vil ikke betale mere skat end nødvendigt, og momsregistreringer udgør ofte hjørnestenen for en virksomheds hele regnskabssystem.

Dårlig dokumentation kan føre til tabte momskrav, problemer med at udarbejde ultimoregnskaber, højere selskabsskatteregninger og vanskeligheder med at udarbejde almindelige ledelsesregnskaber for kunden.

Vær endelig ikke bange for at være åben over for kunden, når det kommer til at beregne dine gebyrer. Regnskabsgebyrer er normalt tidsbaserede, og ved at give dem besked ved at opbruge din tid kan det føre til et højere gebyr, vil de ofte blive langt mere modtagelige for dine anbefalinger.

Ved at fokusere på fordelene for kunden, hvad enten det er i regnskabsgebyrer, skattebesparelser eller rapportering, vil du finde en større vilje til at give dig ordentlige optegnelser. De er i gang for at tjene penge, og de forstår, at du også er det.

Gør skat digital

Som en del af regeringens Making tax digital-strategi , er momsangivelsesprocessen det første område, som HMRC sigter mod at digitalisere i april 2019. At gøre skat digital har til formål at forbedre overholdelse ved at gøre momsangivelser mere gennemsigtige via kravet om digitale registreringer for momstransaktioner og -kvitteringer.

Selvom dette kan vise sig at være en udfordring for nogle virksomheder, bør det forhåbentlig forbedre kvaliteten af ​​de leverede momsregistreringer, da digitale billeder af fakturaer og kvitteringer vil være påkrævet via en papirløsning som f.eks. Kvitteringsbank .

Dette vil gøre det langt nemmere for revisorer at læse optegnelser - hvilket sparer dig selv for tid - men bør også sælges til kunden som positivt! Når alt kommer til alt, kan det være en udfordring at finde plads til seks års momsregistrering, og ved at opmuntre dine kunder til at blive digitale kan I begge drage fordel af forbedrede optegnelser og mindre papirarbejde at opbevare!

Du kan finde mere om Making Tax Digital her .