Mens der ikke er noget i GDPR-lovgivningen, der siger, at det ikke længere er tilladt at e-maile lønsedler, betyder det ikke, at du kan e-maile lønsedler uden at beskytte de oplysninger, du sender.
Når det kommer til at være GDPR-kompatibel i et lønbureau, tænker du måske, at du kun skal kodeordsbeskytte alle lønindberetninger og lønsedler. Der er dog en streng proces, der skal følges.
Hvis du vælger at e-maile lønsedler, skal du sikre dig, at de alle er beskyttet med adgangskode og sendt direkte til medarbejderens valgte e-mailadresse. Det er meget vigtigt, at der bruges en unik adgangskode for hver medarbejder, da brug af den samme adgangskode for alle medarbejdere kan betragtes som et brud på GDPR.
Og udover at give sikker kryptering på alle lønsedler, skal lønsedlerne slettes fra serveren hos din udbyder af lønsoftware, når de er sendt.
Men at dele oplysningerne sikkert er ikke det eneste, du skal gøre for at sikre, at du er GDPR-kompatibel. At sørge for, at du sætter alle de nødvendige trin på plads for at undgå cyberangreb, opbevare sikre kopier af dataene i tilfælde af tyveri, brand eller beskadigelse af computere og give medarbejderne en måde, hvorpå de nemt kan opdatere de oplysninger, deres arbejdsgiver har om dem, er andet. vigtige GDPR-krav.
Det kan være tidskrævende at sætte et system på plads, der tager højde for alle disse krav. I stedet kan sikre portaler forenkle lønningsprocessen og tilbyde det mest sikre miljø til at beskytte medarbejdernes oplysninger. Sikre portaler tilbyder det maksimale niveau af sikkerhed og overholdelse af GDPR og gør lønningsprocessen meget nemmere, da de automatiserer lønseddeldistribution og eliminerer behovet for at sende lønrapporter via e-mail hver lønperiode.
Udover muligheden for sikkert at sende og opbevare lønsedler og andre følsomme løndokumenter, har selvbetjeningsportaler også andre fordele, såsom at give arbejdsgivere og medarbejdere en nem måde at få fjernadgang til information på. Derudover gør selvbetjeningsportaler det nemt for medarbejdere at anmode om orlov, holde styr på deres personlige oplysninger og opdatere dem, når det er nødvendigt, og de holder også en sikker backup af alle lønregistreringer.
Selvbetjeningsportaler gør ikke kun GDPR-processer meget nemmere, de eliminerer også risikoen for at blive idømt bøder med op til €20 millioner eller 4 % af den årlige omsætning i det foregående år, alt efter hvad der er højest.
BrightPay Connect sikkerhedskopierer automatisk løndata hvert 15. minut, når lønningslisten er åben, og igen, når du lukker ned for arbejdsgiverfilen, og alle sikkerhedskopierne er tilgængelige for at blive downloadet og gendannet, hvis det er nødvendigt.
Det betyder, at portalen altid opbevarer en sikker kopi af lønfilerne i skyen, beskytter dataene i tilfælde af cyberangreb og gør det muligt at gendanne dem, hvis der skulle ske noget med det fysiske udstyr, såsom eventuelle skader på computerne.
GDPR specificerer, at enkeltpersoner har ret til at få urigtige personoplysninger berigtiget eller udfyldt om nødvendigt. BrightPay Connect-portalen gør alle de personlige data, som deres arbejdsgiver opbevarer, synlige for medarbejderen, som nemt kan redigere godkendelsesanmodninger om orlov og opdatere medarbejdernes kontaktoplysninger.
Når medarbejderoplysningerne er ufuldstændige eller unøjagtige, for eksempel hvis deres telefonnummer eller postadresse ændres, kan medarbejderne nemt opdatere deres oplysninger fra portalen, som de har adgang til 24/7 fra enhver enhed, såsom pc'er, Mac'er, tablets eller endda deres smartphone via medarbejders smartphone-app.
For at være GDPR-kompatibel bør alle lønsedler kun være tilgængelige for lønbehandlere, kun når det er strengt nødvendigt for at behandle lønsedlen. Med BrightPay Connect kan brugere konfigureres, så de kun har adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at udføre deres tildelte opgaver.
Forbliv GDPR-kompatibel med BrightPay Connect. Find ud af mere HER.