Planlægning af virksomhedsressourcer (ERP)-systemer kan virkelig ændre spillet for revisionsfirmaer.
Hvor de engang skulle holde styr på adskillige processer, der var afgørende for driften af virksomheder, kan implementeringen af et enkelt stykke software nu forenkle tingene betydeligt.
ERP samler mange af disse vigtige forretningsfunktioner i én fælles database.
Der er adskillige fordele ved ERP-systemer, og i bund og grund drejer de sig alle om at gøre livet lettere for dig og din virksomhed.
Og når livet er lettere for dine medarbejdere, vil dette helt sikkert også hjælpe dine kunder. Endnu ikke overbevist? Lad os se på nogle af disse grunde mere detaljeret.
Her er en liste over nogle af de vigtigste fordele ved ERP-systemer. For bedre at illustrere disse vil vi bruge Microsoft Dynamics 365 Business Central som en type casestudie, der fremhæver fordelene med eksempler fra det virkelige liv.
Dette er en vigtig fordel ved et ERP-system. Jo mere din virksomhed vokser, jo mere kompleks bliver din virksomhed. Heldigvis giver ERP-systemer en platform for dig til at strømline og standardisere processer, hvilket i sidste ende vil hjælpe dig med at blive meget mere effektiv på tværs af din virksomhed.
Data behøver ikke indtastes manuelt, så der er ikke længere afhængighed af manuelle regneark – OCR strømliner dataindtastning ved at oprette transaktioner for dig. Ved hjælp af arbejdsgange kan du strømline din godkendelsesproces og sige farvel til at bruge papir eller sende e-mails. Der er et enkelt "ud af boksen"-system, så der spildes ingen tid på at overføre mellem flere programmer. Med én centraliseret database har alle fuld overblik over alt, hvilket betyder, at du kan begynde at se det større billede med "én version af sandheden"-data og træffe informerede beslutninger i realtid.
Et af hovedmålene for mange virksomheder er vækst. Det er dog ikke altid let at opnå dette – især ikke når du tænker på, at du har brug for et fleksibelt system, der kan imødekomme og vokse med dine forretningsbehov. Udlæg til et nyt system skal demonstrere et investeringsafkast, og du vil bestemt ikke betale for noget nu, som vil kræve ændringer om et par år. Du har brug for en tilpasningsdygtig løsning.
Det er her, fremtidssikring bliver en væsentlig og en af de grundlæggende fordele ved ERP-systemer. Gode ERP-systemer letter fremtidig vækst og er agile nok til at vokse med dig. En moderne ERP bør bruge den allernyeste og bedste teknologi med løbende investeringer fra udbyderen for at sikre, at den er foran kurven og har evnen til at give merværdi, når og når du har brug for det.
Dette er en fordel ved ERP-software, som ofte kan overses. Det kan være svært at opfylde overholdelseskravene for din regnskabsvirksomhed, især når reglerne ofte ændrer sig hele tiden. Et ERP-system giver dig mulighed for at holde styr på disse ændringer og hjælper med at administrere dem for dig. Sporing af lovoverholdelse bliver prioriteret og fuldt automatiseret, så du kan forvente mere præcist finansielt regnskab, bedre produktsporbarhed og overlegen kvalitetskontrol. Ydermere vil enhver ekstern revisor være i stand til at se præcis, hvem der har arbejdet på hvad, med omfattende revisionslogfiler, alle tilgængelige på ét sted.
En moderne ERP bør komme med compliance support som standard; certificeret af HMRC for Making Tax Digital , og adresserer også mange vigtige GDPR-krav. Viden om, at dit ERP-system understøtter din virksomheds GDPR-forpligtelse, er en af de største fordele ved ERP-systemer. Du bør dog altid søge yderligere juridisk rådgivning for at sikre, at du fuldt ud overholder GDPR.
En anden af kernefordelene ved ERP-systemer er samarbejde. Med et ERP-system kan du bringe alle områder af din virksomhed tættere på hinanden og eliminere siloer. Dets centraliserede datasystem giver mulighed for større samarbejde på tværs af din virksomhed, især hvis det er en cloud-baseret løsning; uanset om folk er på kontoret, arbejder hjemmefra eller endda på forretningsrejse i udlandet, så længe de har en internetforbindelse, kan medarbejderne arbejde sammen.
En opdateret ERP bør være cloud-baseret og fuldstændig tilgængelig - desktop, mobil, tablet, du kan få adgang til det, du har brug for på enhver enhed, også i enhver browser. Dette giver medarbejderne meget mere frihed til at samarbejde i realtid, uanset hvor de er. Outlook-integration viser kunde- og leverandørdata, så du behøver ikke henvise til din økonomiafdeling for at køre en debitorrapport for at afgøre, om de skylder dig penge, og om du skal opfylde deres ordre.
Når det kommer til ERP-systemer, er det ikke et tilfælde af one-size-fits-all. De fleste ERP'er er designet til at integreres problemfrit med andre programmer, herunder e-handelsplatforme, CRM-systemer og Office-applikationer. De er også modulopbyggede, så du kan vælge at udvide eller tilpasse dem til at opfylde dine egne unikke krav, hvilket giver dig frihed til at gøre tingene på din måde.
Business Central er et "ud af boksen"-system integreret med Office, Outlook og Power BI. Det kan nemt integreres med andre systemer for at gøre dit liv enklere. Outlook-integration giver dig mulighed for at sende kopifakturaer, kontoudtog, oprette ordrer og nye konti uden at forlade Outlook, hvilket sparer dig for at navigere mellem produkter for at udføre daglige opgaver. Kreditkontrol kan også gennemføres indenfor Outlook, alle informationer er til stede for at brugeren kan jagte forfaldne fakturaer, sende kopier og kontoudtog. Microsoft leverer alle de værktøjer, der er nødvendige for at skabe automatiserede realtidsintegrationer, plus vi kan nemt oprette bolt-on apps til tilpasning.
Når det kommer til at investere i et nyt stykke software, er spørgsmålet om sikkerhed et vigtigt spørgsmål. Du skal vide, hvor sikkert det er at bruge, og hvilke foranstaltninger der er på plads for at holde dine data sikre. Dette gælder især ERP-systemer på grund af følsomheden over kundernes finansielle data.
ERP-løsninger har firewalls og kontroller på plads for at begrænse brugernes tilladelser, samt privatlivspolitikker, der hjælper med at holde data nøjagtige og sikre til enhver tid. Da Microsoft er så stor en virksomhed, drager de enormt godt af stordriftsfordelene. På grund af dette giver deres Azure Cloud computing-tjeneste, der understøtter Business Central, et sikkerheds- og overholdelsesniveau, som ingen SMV ville have råd til eller opnå med deres interne on-premise-struktur.
Måske er den største fordel ved ERP-systemer resultatet af alle dem, der kom før. Med mere effektive processer, bedre tidsbesparende funktioner og mindre chance for de dyre konsekvenser af manglende overholdelse og databrud, vil din virksomhed helt sikkert opleve enorme besparelser.
Med de nyeste ERP'er på markedet er det ikke nødvendigt med dyre opgraderinger for at blive kompatibel, eller for at din virksomhed kan vokse. Hurtig implementering betyder minimal nedetid, og ved at fjerne behovet for at udføre manuelle eller gentagne opgaver kan medarbejderne fokusere på at gøre de ting, der betyder mest for din virksomhed.
En anden fantastisk omkostningsbesparende funktion er SaaS-licensering. Det betyder, at du ikke behøver at købe en licens på forhånd, så omkostningerne kan fordeles over året, hvilket giver dig mere kontrol over dit forbrug.
Dette er i hvert fald ikke en udtømmende liste. Der er mange flere fordele ved ERP-systemer, som alle er designet til at gøre det nemmere at drive en virksomhed. Hvis du er interesseret i at finde ud af mere, enten om Business Central eller ERP-systemer generelt, eller du har brug for vejledning i beslutningsprocessen, kan vi hjælpe.
Hos Xpedition er vores ERP-eksperter specialiseret i bogføring og forstår de behov, der er nødvendige for din sektor. Tilmeld dig en af vores gratis begivenheder for at opdage mere.
5 grunde til, at din startup har brug for en forretningsplan
Sådan bruger du Marie Kondos principper for rydning i din virksomhed
Sådan bruger du offentlige taler til at vækste din virksomhed
Udvid din virksomhed med et strategisk partnerskab
Skal du bruge kreditkort til at finansiere din virksomhed?