'Midt i vanskeligheder   ligger mulighed' – Albert Einstein

Vores ven Dan Richards på MyFirmApp har samlet denne artikel … et par beroligende og opmuntrende ord i disse svære tider.

Rolig. Omsorg. Kommuniker:Nu er det tid til at være den betroede rådgiver

Mens coronavirus-pandemien fejer over kloden, ville det være alt for let kun at se det negative i det, der sker.

Udfordringerne for virksomheder, store som små, er uden tvivl enorme, og det er en bekymrende tid for alle. Vores råd er enkelt; forbliv rolig, pas på dine medarbejdere og dine kunder og kommuniker effektivt med begge.

Rolig

  Forbliv rolig. I usikre tider søger folk ledere for at få tryghed og vejledning, og her ligger en reel mulighed for revisorer til at påtage sig den sande rolle som betroet rådgiver og finde nye måder at komme endnu tættere på deres kunder for at guide dem gennem denne krise.

Pleje

Vis du holder af. Lige nu har dine kunder og dine medarbejdere brug for dig mere end nogensinde. De er sandsynligvis bekymrede for, hvad der ligger forude, og vil gerne føle, at nogen, de stoler på, passer på dem. Gør det til en prioritet at tale med dem regelmæssigt for at holde dem ajour med en konstant strøm af præcis information, samtidig med at du forsikrer dem om, at du altid er tilgængelig for at give praktiske råd.

Kommuniker

  Kommuniker så meget som muligt. Se bort fra alle de gamle regler om hvornår og hvordan man kommunikerer, og ring, e-mail, Skype, sms og brug push-beskeder til at tale om de udfordringer, dine kunder står over for, og lad dem vide, at du er på deres side. Alle har brug for hjælp på et tidspunkt som dette, og med regeringsråd, der ændrer sig dagligt, er der absolut ingen mangel på den vejledning, du kan dele med dem gennem digitale kanaler, fra den seneste regeringsrådgivning, overvågning af pengestrømme til at hjælpe med at arrangere økonomi.

Dette er en situation, der skifter hurtigt, og de, der benytter lejligheden til at foretage dette altafgørende gearskifte og komme tættere på deres kunder, vil være i den bedste position til at komme stærkere frem. For at sætte bolden i gang her er vores bedste anbefalinger til at forblive operationelle og samtidig kundefokuseret. De samme tips kan også gives videre til dine kunder.

1. Udnyt al den teknologi, der nu er tilgængelig

  Regeringen har rådet til, at ikke-nødvendige rejser og kontakt skal undgås, så brugen af ​​teknologi skal øges og bruges, hvor det er muligt, for at holde konstant kontakt. Det har aldrig været et bedre tidspunkt at investere i samarbejdsteknologiske værktøjer og modernisere dine kommunikationsmetoder, da det er sandsynligt, at selv efter denne situation er forbi, vil den måde, vi arbejder på, have ændret sig markant på lang sigt.

• Se på at bruge cloud-servere til at dele data i realtid
• I stedet for at holde møder personligt, er konferenceapplikationer som Skype eller Zoom, der nu er så tæt som muligt på møder ansigt til ansigt, et godt alternativ
• Brug chatbaserede samarbejdsværktøjer såsom Slack eller Microsoft Teams til at holde dig ajour med kolleger og endda klienter i realtid. Du kan bruge funktioner som dokumentsamarbejde, en-til-en chat og teamchat. De har også deres egen mobilapp, så du altid er forbundet
• Fokus vil være på videochat og telefonopkald for at holde kontakten. Denne tilgang vil sandsynligvis modtage dine kunders velsignelse, da det at tilbringe tid væk fra deres virksomheder i møder i stigende grad opfattes som spild af værdifuld tid
• Udviklingen inden for teknologi har gjort elektroniske signaturer til den mest sikre og hurtige måde at få papirarbejde og returnering godkendt på. Hvis en klient arbejder hjemmefra på grund af virussen, og dokumentet er blevet sendt til hans kontor, vil der uundgåeligt være en forsinkelse, før det bliver underskrevet. Brug den nuværende situation som den perfekte mulighed for at gå over til elektroniske signaturer ved at bruge værktøjer som Docusign, Adobe Sign eller en mobil dokumentscanner (vi har en gratis version tilgængelig i OneApp) hvor det er muligt for en hurtigere og mere miljøvenlig ekspedition

2. Hold forbindelsen til kunderne

  Usikkerheden er foruroligende, og virksomheder vil nu mere end nogensinde have brug for deres revisorers hjælp til at køre ud i de kommende måneder. Budgettet annoncerede en række foranstaltninger på £12 mia. i et forsøg på at hjælpe dem, der har brug for at spare penge, inklusive HM Revenue and Customs suspension af 'tid til at betale', lettelse af virksomhedspriser, tilskud på £3.000 til de mindste virksomheder, Coronavirus Business Interruption Scheme og tilbagebetaling af udgifterne til 14 dages sygedagpenge.

Regeringen har siden annonceret en finansiel redningspakke, der inkluderer statslånegarantier til en værdi af 330 mia. GBP sammen med yderligere 20 mia. forårsaget. Dine kunder vil gerne vide, hvordan dette påvirker dem, og hvordan de kan få adgang til finansieringen, hvis det er nødvendigt – det er din rolle at guide dem igennem det.

Tempoet i meddelelserne og den stadigt skiftende situation, vi i øjeblikket befinder os i, betyder, at du har brug for øjeblikkelige og effektive måder at komme i kontakt med dine kunder på for at holde dem opdateret og vise, at du er bekymret. Hos MyFirmsApp har vi sendt rettidige push-meddelelser til vores kunders apps for at holde deres kunder opdateret med den seneste udvikling. Nogle af vores kunder har også draget fordel af selv at sende deres kunder regelmæssige push-beskeder via deres app – fordelen ved push-beskeder er, at de er øjeblikkelige og næsten altid læst, i stedet for at blive tabt i e-mail-indbakken, hvilket er vigtigt, når nyheder er løbende ændres.

3. Beredskabsplanlægning

  At opretholde de højeste niveauer af kundepleje vil fortsat være en fast prioritet. Her er blot nogle få områder at overveje:

• Se på politikker omkring forretningsrejser, og hvis et forbud indføres, rådgiv kunderne om alternative metoder
• Etabler, hvem der skal være ansvarlig for at rådgive kunder, hvis medlemmer af personalet er testet positive for virussen eller er selvisolerende
• Indsæt sikkerhedskopieringspolitikker, hvis personalet ikke er i stand til at udføre tidskritiske opgaver
• Afhold en it-gennemgang for dem, der arbejder hjemme, for at kontrollere, at systemerne er lige så sikre, som hvis de arbejder på kontoret. Sørg for, at alle klientoplysninger forbliver fortrolige, gemt på en central server eller i skyen og er sikkerhedskopieret
• Sørg for, at teknologien er på plads til at holde fysiske møder eksternt. Du vil sandsynligvis blive positivt overrasket over, hvor nemme onlinemøder faktisk er!
• Planlæg ressourcestrategier for at minimere risikoen for forstyrrelser, hvis et stort antal medarbejdere er fraværende, såsom omfordeling af personale, opdeling af teams og krydsuddannelse af personale, der udfører forretningskritiske funktioner
• Udvikle beredskabsplaner for omkostningsbesparelser i tilfælde af, at omsætningen påvirkes negativt, for at sikre forretningskontinuitet så meget som muligt. Dette kan omfatte minimale lønreduktioner på tværs af alle medarbejdere for at hjælpe med at bevare fuld beskæftigelse
• Etabler digitale procedurer for underskrift af dokumenter

Tiden for ledelse er nu

  De fulde konsekvenser af coronavirus er stadig uklare, men en ting, vi ved, er, at den menneskelige og forretningsmæssige påvirkning vil blive massiv. Revisionsfirmaer har lige nu en forpligtelse til at tage sig af deres medarbejdere og kunder og tage fat på de udfordringer, der præsenteres.

Nu mere end nogensinde har revisorer brug for at præsentere sig selv som den betroede rådgiver i en krisetid og bevare stærke kunderelationer gennem effektiv kommunikation og brug af moderne, kollaborativ teknologi.

MyFirmsApp gør revisionsvirksomheder bedre og hjælper dem med at vokse ved at sikre, at vital kommunikation ses, og at konkurrencefordele og loyalitet opretholdes gennem forbedret engagement og interaktioner. Virksomheden er verdens førende udbyder af skræddersyede apps til revisorer og bogholdere, der bruges af branchens mest progressive firmaer, og virksomheden har udviklet over 1.200 apps til revisorer og bogholdere, der er tilgængelige i 11 lande og bruges af over en kvart million virksomheder dagligt til at styre deres økonomi . www.myfirmsapp.co.uk