Vores venner hos TaxCalc har delt denne nyttige artikel om at arbejde hjemmefra...
Opfattelsen af at arbejde hjemmefra har ændret sig de seneste år. Engang blevet undgået af arbejdsgivere på det grundlag, at arbejderne ville ende med at blive slappe af, har fleksible arbejdspolitikker siden vist sig at øge produktiviteten og jobtilfredsheden.
Pendletiden kan reduceres eller helt fjernes, hvilket skaber mere fritid og reducerer rejseudgifterne. For virksomheder vil driftsomkostningerne falde og måske endda give mulighed for kontornedskæringer. Uanset om det er en ulige dag om ugen eller en udelukkende hjemmebaseret rolle, er fjernarbejde hurtigt blevet normen for mange organisationer.
Men med de vedvarende virkninger af COVID-19 er det måske ikke bare en mulighed at arbejde hjemmefra. For at begrænse overførslen af den nye virus opfordres mange medarbejdere til proaktivt at isolere sig fra kontoret på ubestemt tid. Med en tilbagevenden til kontoret usikker, kan det være et stort skridt - især for dem med begrænset erfaring med en hjemme-baseret ni til fem. For en virksomhed, hvor regnskabspraksis typisk udføres internt, kan overgangen være endnu mere udfordrende.
Revisorer inden for enhver organisation har typisk et par intense uger med at arbejde på deres månedsafslutning. For eksempel ville de første to uger af april blive brugt på omhyggeligt at samle tal fra marts – alt fra indtægter og udgifter til at analysere værdien af anlægsaktiver. Dette sikrer, at bøgerne er ordentligt afbalancerede og er med til at forenkle selvangivelsen.
I løbet af denne tid kan arbejde hjemmefra vise sig at være utrolig nyttigt – det være sig på grund af mangel på distraktioner eller muligheden for at få et forspring i stedet for at pendle. Som følge heraf kan administrationskonti ofte omsættes væsentligt hurtigere. Fjernarbejde har været implementeret over hele linjen i årevis; før COVID-19 var det ikke ualmindeligt, at personer på leder- eller endda direktørniveau udelukkende arbejdede hjemmefra. De, der er selvstændige, vil have haft samme oplevelse.
Fleksibiliteten ved fjernarbejde giver betydelige fordele for ethvert computercentreret job, men der er ulemper at overveje. Uden behov for at vende tilbage fra kontoret eller for at ’slå trafikken’ ender arbejdstiden altid længere end beregnet. Selv med et øje på uret kan svaret på 'en sidste e-mail' i slutningen af en vagt hurtigt udvikle sig til en aften med utilsigtet arbejde. Det kan virke produktivt i starten, men dette bliver alvorligt drænende over tid. Medarbejdere bør være på vagt med deres åbningstider for at undgå at brænde ud.
Selvhåndhævede frokostpauser er afgørende. Uden signalet om, at andre kolleger træder væk for at spise på et fast tidspunkt, er det ikke ualmindeligt, at den typiske frokost kl. 13.00 kryber længere tilbage på dagen. Når frokosten kommer, vil den alligevel ofte blive taget ved skrivebordet. Som mange års arbejde hjemmefra kan vise, har dette langsigtede bivirkninger; al den ekstra skærmtid tæller sammen, og dem med perfekt syn kan hurtigt finde på at booke ind hos optikeren for at løse hovedpine og svimmelhed, der er resultatet.
Sæt op ved siden af et vindue, hvis det er muligt - undersøg '20-20-20'-reglen for at gennemtvinge hyppige pauser fra skærmen - og invester i en selvstændig skærm for at undgå udelukkende at arbejde fra en 13" bærbar computer. I nogle tilfælde kan dette være finansieret af arbejdsgiveren eller fradragsberettiget som en virksomhedsudgift, hvis du er selvstændig.
Det kan i første omgang virke kontraintuitivt, men hjemmekontoret skal behandles som et arbejdsmiljø. Slip pyjamasen, og tag sko på, ikke hjemmesko. Invester i stueplanter. Pift arbejdsværelset op, hvis du har et, eller skab en 'krog' i hjørnet af et værelse. Hvis du behandler arbejde hjemmefra som en doven dag, kan du vædde på, at det er, hvad det bliver. At klæde sig på til arbejdet skaber også en ekstra grænse sidst på dagen - at komme ud af "arbejdstøjet" betyder, at jobbet er slut, og hjemmet er nu et sted at slappe af.
Hjemmearbejdere vil bruge mindst otte timer om dagen i dette rum, så det skal være indbydende. Brug om muligt et skrivebord for at sikre, at der ikke arbejdes på sofaen; på dette tidspunkt er den eneste betydning for slutningen af dagen at lukke den bærbare computer. Overvej ikke engang at arbejde i sengen. Langtidsansatte hjemmearbejdere på et passende sted kan endda overveje at bringe et kæledyr ind i familien til selskab, forudsat at der er tænkt grundigt over det på forhånd.
Selv med et levende og semi-professionelt miljø derhjemme, kan standarden for professionel og personlig kommunikation stadig lide.
Da ansigt-til-ansigt interaktion ikke længere er en mulighed, kan det være kompliceret at løse problemer eller effektivt samarbejde om bestemte opgaver via en chatboks. Bekæmp frustrationen af mistede beskeder ved at introducere 'digitale arbejdsområder' såsom Microsoft Teams, Slack eller Monday.com for at sikre, at alle er på samme side. Deadlines, beskeder og filer kan deles med enkeltpersoner, bestemte grupper eller hele ’kontoret’ på én gang. Dette hjælper ikke kun med at lindre enhver social isolation, det begrænser også niveauet af forstyrrelser, der kan opleves, når du flytter fra kontoret.
Det er ikke kun produktivitetssoftware, der bør overvejes. For enhver revisor er let adgang til sikre virksomhedsdokumenter afgørende for business as usual. Taxcalcs prisvindende CloudConnect-tjeneste kan for eksempel afspejle den traditionelle desktop-oplevelse ved at få adgang til data, der normalt kun ville være tilgængelige via arbejdscomputere. I bund og grund kan medarbejderne få adgang til det, de har brug for fra deres hjemmeopsætning – det være sig en bærbar computer på køkkenbordet, det nyopbyggede hjemmekontor eller hvor som helst med internetforbindelse.
I skrivende stund er regeringens råd at undgå fysisk kontakt for at begrænse spredningen af COVID-19-virussen. Hjemmearbejdere bør følge sundhedspersonalets råd, efterhånden som situationen udvikler sig i løbet af de kommende måneder, men det er også vigtigt at undgå at blive en avatar. Timer bag en skærm kan føre til, at når nære kolleger bliver fjernet, og sociale færdigheder i det hele taget forringes.
I simplere tider kunne alt dette undgås ved at mødes med kolleger i løbet af ugen – for eksempel skiftes til at arbejde hjemme hos hinanden eller mødes på en café. Andre muligheder omfatter delte arbejdsrum med både store kæder og uafhængige kontorer, der er bredt tilgængelige i hele Storbritannien i dag. Gruppesamarbejde af denne art frarådes på det kraftigste i øjeblikket, men bør betragtes som en del af en langsigtet strategi for fjernarbejde, når normal service genoptages.
At skifte fra fuldtidskontormedarbejder er en stor sag og bør ikke tages let på. Det er uklart, hvor lang tid kontormedarbejdere kan have brug for at etablere butik derhjemme, og for mange vil den kommende periode virke skræmmende. Overgangen kan være fornøjelig, fleksibel og produktiv, men kun hvis de rigtige foranstaltninger sættes i værk.
TaxCalc laver enkel, integreret og økonomisk overkommelig software, der er designet til at vokse, som du gør. Bestående af kraftfuld skat , konti , moms og løsninger til praksisstyring , hvert produkt er præcisionskonstrueret for at fremtidssikre din praksis. Alle vores produkter arbejder smukt sammen på den samme platform, de deler data problemfrit og byder på vores berømte SimpleStep®- og Check &Finish-processer. Med vores ny praksisstyringsløsning vil alle i din virksomhed være i stand til at arbejde smartere, hurtigere og være mere organiseret. TaxCalc tilbyder et godt tilbud, og det inkluderer prisen. Stol på øvelsessoftwaren, som 9.000 britiske firmaer har tillid til.