Din virksomhed lever og dør af din evne til at købe og sælge produkter med en konkurrencedygtig margin. Men du kan tage for givet, hvorfor bogføring er vigtig for din virksomheds sundhed. Adskillige fejl – som udeladelsesfejl – kan stå i vejen for at føre nøjagtige bøger
Upræcise økonomiske optegnelser gør måling af rentabilitet og indgivelse af skat af små virksomheder langt vanskeligere, end de behøver.
Læs videre for en oversigt over regnskabsfejl, forklaringer af delvise og fuldstændige udeladelsesfejl og nyttige eksempler, så du kan undgå disse fejl og holde orden i dine bøger.
En regnskabsfejl er enhver form for fejl, der påvirker regnskabsposteringer. Regnskabsfejl er ikke bevidste, og de kan nemt rettes, hvis de opdages i tide.
Du skal passe på fejl af:
Generelt sker disse fejl på grund af et uorganiseret arbejdsområde, mangel på interne kontroller (f.eks. regler og regler for håndtering af økonomiske oplysninger) eller en overanstrengt bogholder.
Der er enkle måder at undgå de fleste fejl på, som vi vil dække nedenfor. Men lad os først definere fejl ved udeladelse.
Der er to typer udeladelsesfejl, en delvis fejl og en fuldstændig fejl. Begge har noget til fælles - en post er blevet udeladt af hovedbogen. Men de to fejl sker generelt forskellige steder i regnskabscyklussen. Regnskabscyklussen består af otte trin:
Der opstår delvise fejl, når du registrerer transaktioner som kladdeposter (#2), eller når du bogfører posteringer i hovedbogen (#3). Det er skrivefejl. Hvis du eller dine revisorer er overanstrengte, uorganiserede eller mangler interne kontroller, vil du sandsynligvis finde nogle delvise fejl på et tidspunkt på året.
Der sker ofte fuldstændige fejl ved identifikation af transaktioner (#1), fordi transaktionen og dens tilhørende papirspor er fuldstændig overset, forlagt eller tabt. De samme årsager til en delvis fejl gør sig gældende her - overanstrengte bogholdere, uorganiserede processer og arbejdsområde og mangel på interne kontroller.
En delvis udeladelsesfejl sker, når kun én del af transaktionen registreres, enten debet eller kredit, men ikke begge dele.
For eksempel registreres en kreditsalgstransaktion for Cheers Bar i salgsbogen, men udelades fra Sam Malones (ejerens) konto. Med én post mangler, balancerer de to ikke hinanden. Dette vil påvirke prøvebalancen.
En fuldstændig udeladelsesfejl sker, når en transaktion slet ikke registreres. Disse fejl er almindelige, hvis du ikke er forsigtig med dine kvitteringer. En fuldstændig fejl er svær at få øje på. Alt ser ud til at balancere korrekt, da der ikke er nogen registrering af kreditter eller debeter til balance.
Lad os tage endnu et kig på vores eksempel fra Cheers Bar. Efter kreditsalgstransaktionen har fundet sted, forsvinder kvitteringen og al hukommelse om salget. Hr. Malone har stadig de varer, han købte på kredit, men fordi han glemte at registrere dem, har han ingen erindring om salget eller kredittiden. Fuldstændige udeladelsesfejl er svære at få øje på. Normalt vil dine kreditorer eller debitorer fortælle dig om problemet.
At lave en udeladelsesfejl er ikke verdens undergang for dit regnskabsteam. Der er et par nemme måder at bruge en korrigerende post til at rette disse fejl.
For delvise udeladelsesfejl skal du blot tilføje den tilsvarende post og sikre dig, at dine debet- og kreditposteringer er i balance.
For fejl med fuldstændig udeladelse afhænger den rette indtastning af, hvornår du fangede fejlen. Hvis du opdager fejlen, før du lukker dine bøger, kan du blot tilføje posten i din hovedbog. Men hvis du opdager fejlen sent, bliver du nødt til at tilbagedatere den og efterlade en fortælling, der forklarer fejlen.
Hvis du er bekymret over regnskabsfejl, så prøv ikke at bekymre dig – der er et par ting, du kan gøre for at forhindre disse fejl: