Giver du kredit til kunder i din lille virksomhed? Hvis det er tilfældet, skal du registrere disse transaktioner i dine regnskabsbøger. Afhængigt af den regnskabsmetode, du bruger, skal du muligvis spore tilgodehavender. Hvad er tilgodehavender?
Tilgodehavender er penge, du skylder din virksomhed. Du bruger tilgodehavender til at holde styr på de kreditlinjer, du giver kunderne.
For eksempel, når du leverer et produkt til en kunde og fakturerer dem for at betale dig senere, forlænger du kredit. Debitorkontoen i dine bøger viser dig, hvilke kreditlinjer du stadig skylder dig.
Du kan også henvise til tilgodehavender som tilgodehavender eller AR. Posteringerne på din debitorkonto kaldes tilgodehavender. Tilgodehavender repræsenterer udestående fakturaer i din virksomhed.
Registrer tilgodehavender, hvis du bruger periodiseringsmetoden. Med periodisering registrerer du indkomst, så snart du optjener den i stedet for, når du modtager penge. Med andre ord vil du registrere indtægter, så snart du sender en faktura, ikke når den pågældende faktura er betalt.
Da fakturaer forfalder inden for en kort periode, er tilgodehavender et kortfristet aktiv. Kortfristede aktiver kan hurtigt konverteres til kontanter, normalt inden for et år.
Spor tilgodehavender i en debitoroversigt. Lav en liste over dine kunder og deres tilsvarende forfaldne saldi. Opret kolonner, der viser, hvor gammel hver faktura er.
Angiv de forfaldne beløb efter dato. Resuméet hjælper dig med at se, hvem der skylder dig penge, hvor meget hver kunde skylder, og hvem der har overskredet deres forfaldsdato.
Lad os sige, at du ejer en mekanikerforretning. Angiv de kunder, der skylder din virksomhed penge, i den første kolonne. Noter derefter de forfaldne saldi i den relevante ældningskolonne. Sådan ser din debitoroversigt ud.
Debitoroversigt for 1.-5. juli
| Kunde | Aktuel | Forsinket 1-30 dage | Forsinket 31-60 dage | efter termin>60 dage | I alt |
|---|---|---|---|---|---|
| Bob Jasper | 3.042 USD | 3.042 USD | |||
| Leo Blais | 1.289,50 USD | 1.289,50 USD | |||
| Amy George | 2.220,75 USD | 2.220,75 USD | |||
| Fred Astor | 375 USD | 375 USD | |||
| Heidi Baxtor | 448,25 USD | 448,25 USD | |||
| Isabelle Mann | 711,55 USD | 711,55 USD | |||
| I alt | 6.552,25 USD | 375 $ | 448,25 USD | 711,55 USD | 8.087,05 USD |
Du har måske arbejdet på Bob Jaspers bil, men han betalte dig ikke på samme tid, som du fik repareret hans bil. Han skylder dig $3.042. De penge, han skylder, er et tilgodehavende. Da Bobs betaling ikke er efter forfaldsdatoen, rapporterer du det beløb, han skylder, i den aktuelle kolonne.
Hvis Bob ikke betaler dig inden for den definerede periode, skal du flytte det skyldige beløb over til den næste ældningskolonne. Denne debitorproces giver dig mulighed for at holde styr på, hvor mange penge du skylder dig.
Hvis du bruger periodisering, skal du registrere tilgodehavender i dine bøger. Registrer tilgodehavender som et aktiv på balancen.
Ved periodisering skal du bruge dobbelt bogholderi. Det betyder, at du for hver transaktion registrerer to poster. Den ene post øger kontoen, mens den anden formindsker den. De modstående poster balancerer dine bøger.
For at udføre dobbelt bogholderi skal du kreditere en konto og debitere en anden. Hver kontotype påvirkes forskelligt af debiteringer og krediteringer. Her er en guide til at hjælpe dig:
Tilgodehavender er et aktiv. Formuen øges med debiteringer. Og aktiverne reduceres med kreditter.
Tænk på, når du sælger et produkt og fakturerer en kunde. Når du sender fakturaen, øger du antallet af tilgodehavender, du har. Din debitorkonto stiger. Da aktiver øges med debiteringer, skal du debitere tilgodehavendet under aktiverne i dine bøger.
Husk, at for hver transaktion skal du foretage to indtastninger. Når du foretager salget, giver du kunden et produkt. Dine produkter er en del af dit lager, som er et aktiv.
Dit lager falder, når du leverer produktet. Da aktiver reduceres med kreditter, skal du kreditere salget af inventar i dine bøger.
Opsummering:Når du foretager et salg og fakturerer en kunde, skal du debitere tilgodehavendet og kreditere salget i dine bøger.
Debitorernes omsætningsforhold måler, hvor effektivt du indkasserer tilgodehavender. Jo højere forholdet er, desto mere effektivt indkasserer din virksomhed tilgodehavender. Jo lavere forholdet er, jo mindre effektivt er din virksomhed med debitorinddrivelser.
For at finde omsætningsforholdet mellem debitorer skal du dividere nettokreditsalget med det gennemsnitlige tilgodehavende:
Debitoromsætningsforhold =Nettokreditsalg/gennemsnitlige tilgodehavender
Nettokreditsalg inkluderer omsætning genereret ved kreditgivning. Det omfatter ikke salg, der betales med det samme med kontanter, checks eller kredit- og betalingskort. For at finde nettokreditsalget skal du beregne dit samlede kreditsalg minus afkast, tillæg og rabatter.
Det gennemsnitlige tilgodehavende er summen af det begyndende og afsluttende tilgodehavende divideret med to.
For eksempel havde en virksomhed sidste år $800.000 i nettokreditsalg. I begyndelsen af året var dets tilgodehavende $40.000. Ved årets udgang var dets tilgodehavender $50.000. Gennemsnitligt debitorer =($40.000 + $50.000) / 2 =$45.000Debitorernes omsætningsforhold er blot et tal. For at forholdet skal være nyttigt, skal du sammenligne det med din branches gennemsnit. Du kan også måle dit forhold over tid for at se, om din debitorproces forbedres.
Du er måske klar over, at du er nødt til at forbedre din proces til indsamling af fakturaer. Gennemgå din inkassoproces for at se, om du kan forenkle, hvordan kunderne betaler dig. Jo nemmere det er for kunderne at foretage betalinger, jo hurtigere indkasserer du tilgodehavender.
Angiv klare betalingsbetingelser for faktura. Fakturaer skal besvare følgende spørgsmål:
Hvis en kunde ikke betaler inden forfaldsdatoen, skal du muligvis sende et opkrævningsbrev eller opkræve et gebyr for forsinket betaling.
Hvis det er et løbende problem, og en kunde skylder dig mange penge, kan du med fordel hyre et inkassobureau. Normalt opkræver bureauet dig et gebyr eller en procentdel af det indsamlede beløb.
Hvis du ikke kan inddrive et tilgodehavende, kaldes det dårlig fordringer. Du kan trække tab på fordringer fra din bruttoindkomst på din selvangivelse. Du skal have indberettet gælden som indkomst på den tidligere selvangivelse for at gøre krav på den debitoriske fordring.
Mange gange er det nemmere at sælge på kredit i stedet for at få kunden til at betale på forhånd. En kunde har muligvis ikke de nødvendige kontanter ved hånden til at betale det samlede skyldige beløb.
For eksempel, hvis du bygger en tilføjelse til en persons hus, ville du sandsynligvis ikke forvente, at de betaler dig de samlede omkostninger på forhånd. I stedet fakturerer du dem, så de kan betale dig i flere rater.
At tilbyde kredit til kunder er en fantastisk måde at tilbyde bekvemmelighed og udvide din kunderækkevidde. Men du skal omhyggeligt spore, hvor du forlænger kredit. Debitorer viser dig, hvor mange penge dine kunder skylder din virksomhed.
Den tid, det tager kunderne at betale fakturaer, påvirker din lille virksomheds pengestrøm. Cash flow er ind- og udstrømning af kontanter i din virksomhed. Debitorer viser dig penge, du forventer at modtage, og hvor hurtigt du kan forvente dem. Disse oplysninger hjælper dig med budgettering og planlægning.
Har du brug for en enkel måde at spore din virksomheds indgående penge? Patriots brugervenlige online regnskabssoftware er en simpel cash-in, udbetalingssystem. Vi tilbyder gratis, USA-baseret support. Prøv det gratis i dag.
Denne artikel blev opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 23/8/2012.