Hvis du har ansatte, er udgiftsrapportering en vigtig del af din regnskabsproces. Udgiftsrapporter giver fleksibilitet og gør det nemmere for medarbejderne at udføre deres arbejde. For at spare tid og penge for din virksomhed skal du oprette en udgiftsrapporteringspolitik.
Udgiftsrapporter bruges til at spore køb, som medarbejderne foretager til din virksomhed. Når medarbejderen har foretaget købet, skal de udfylde en forretningsudgiftsrapport og indsende den til dig. Fælles forretningsomkostninger på en udgiftsrapport inkluderer:
Medarbejdere er ikke ansvarlige for at betale dine forretningsomkostninger ud af lommen. Når en medarbejder foretager et virksomhedskøb, f.eks. forretningsrelateret rejser og underholdning, skal du betale en refusion eller give et forskud.
Med en refusion bruger medarbejderen deres penge til at foretage købet, og du betaler dem tilbage. Med et forskud giver du medarbejderen penge. Så foretager de købet. Forskuddet trækkes fra købsbeløbet på udgiftsrapporten.
Indkøb foretaget på udgiftsrapporter er forretningsudgifter, ikke en del af lønsummen. Er godtgjorte udgifter skattepligtige? Du tilbageholder eller betaler ikke beskæftigelsesskat af en medarbejdergodtgørelse. Du betaler refusionsbeløbet til medarbejderen og registrerer det som en forretningsudgift i dine regnskabsbøger.
Der er ingen standard måde at udfylde en forretningsudgiftsrapport på. Du kan tilpasse rapporten, så den passer til din virksomheds behov. Men du bør inkludere følgende oplysninger for nøjagtig sporing af udgifter til små virksomheder og refusioner:
Du kan angive en formular eller skabelon, som medarbejderne kan indsende. Medarbejdere kan udfylde en udgiftsoversigt på papir eller online.
Brug af en standardformular gør refusion lettere for dig og dine medarbejdere. Prøv dette eksempel på en udgiftsrapport for din lille virksomhed.
For at forblive nøjagtig og kompatibel skal du oprette en politik for forretningsudgiftsrapporter. Medarbejdere bør følge procedurerne i politikken, når de anmoder om refusion. Politikken bør indeholde følgende oplysninger:
Gør refusion let for medarbejderne og dig selv. Et kompliceret system spilder tid og nedbryder produktiviteten i din virksomhed. Undgå hovedpine og fejl med en enkel, strømlinet udgiftsrapporteringsproces. Medtag følgende afsnit i din politik.
Udgiftsvejledningen kortlægger, hvilke køb du vil og ikke vil refundere. Og den forklarer de situationer, hvor en medarbejdergodtgørelse er nødvendig.
Afsnittet om udgiftsvejledning giver et klart billede af, hvad der er berettiget til refusion. For eksempel kan du kræve, at medarbejderne vælger den billigste rejsemulighed. Eller du kan sige, at du ikke vil godtgøre ansatte for alkoholholdige drikkevarer.
Du behøver ikke at angive alle de ting, som medarbejdere kan og ikke kan få godtgørelse for. Men du bør inkludere store begrænsninger og detaljer om, hvad du er villig til at tilbagebetale.
Tidsrammen viser, hvor hurtigt medarbejderne skal indsende udgiftsrapporter. Og det forklarer, hvor hurtigt du vil refundere medarbejdere, efter at de har indsendt rapporter.
For en effektiv refusionsproces skal du holde udgiftsrapporteringen i gang. Jo hurtigere du modtager rapporterne, jo sundere er din lille virksomheds pengestrøm. Og medarbejderne ønsker at få godtgørelse hurtigt. Medtag rimelige tidslinjer i din politik for at sikre, at alle er på samme side.
For store udgifter, få medarbejderne til at anmode om din godkendelse, før de køber varer. På den måde kan du overvåge refusioner og sikre, at medarbejderne ikke overforbruger. For eksempel vil du måske godkende størrelsen af en flybillet, da de generelt er dyre. Få medarbejderne til at vedhæfte godkendelser til deres udgiftsrapporter.
For et vellykket udgiftsrapporteringssystem er gode optegnelser nøglen. Medarbejdere bør opbevare dokumentation for køb, såsom kvitteringer og fakturaer. Få dem til at skrive noter på kvitteringer, som deres navn og årsagen til udgiften eller jobnummeret. Når en medarbejder indsender en udgiftsrapport, skal de vedhæfte støttedokumenter til den.
Har du brug for en enkel måde at registrere dine forretningsudgifter på? Patriots online regnskabssoftware er nem at bruge og lavet til ikke-revisorer. Vi tilbyder gratis, USA-baseret support. Prøv det gratis i dag.