Som ejer af en lille virksomhed er løn en af dine største udgifter. Du skal sørge for at køre løn og registrere det korrekt i dine bøger hver gang. For nøjagtige regnskabs- og lønregistreringer, tjek dine hovedbogsposteringer med lønafstemning.
Løntransaktioner involverer forskellige konti i dine bøger, herunder udgifts- og passivkonti. Hver gang du kører løn, skal du registrere det i hovedbogen.
Normalt registrerer du følgende former for løntransaktioner i hovedbogen:
Posteringerne i din finansbog skal stemme overens med oplysningerne i lønregisteret. Når du laver lønafstemning, verificerer du, at begge poster er ens.
Hver lønperiode skal din løn balancere med lønudgiftskontoen i din finansbog. Lønafstemningsprocessen hjælper dig med at føre nøjagtige regnskabsoptegnelser, som er nødvendige for skatteregistrering og måling af økonomisk sundhed. Du tjekker, at transaktionerne i dine bøger svarer til lønregistret.
Når du afstemmer løn, skal du også sørge for at registrere det korrekte beløb for hver medarbejder. Og se, om hver transaktion blev registreret på den korrekte finanskonto.
Tjek, at alle konti, der er berørt af en lønseddel, stemmer overens med bruttoindtjeningen. Dette omfatter lønudgifter samt tilbageholdelser og arbejdsgiverforpligtelser.
Lad os sige, at en medarbejder tjener $2.000 i løbet af en lønperiode. Medarbejderen modtager ikke hele det beløb, de tjener. Nogle af pengene går til skatter og andre tilbageholdelser.
Denne medarbejder modtager $1.600 efter tilbageholdelse. De resterende penge går til Social Security, Medicare, indkomstskatter og forsikringsfradrag.
Du skal sikre dig, at du har registreret alle lønregnskabstransaktioner nøjagtigt i dine bøger. Udgifter og forpligtelser skal debiteres og krediteres korrekt. Og du skal være sikker på, at beregningerne er rigtige.
Der er flere ting, du skal huske på, når du skal afstemme løn til hovedbogsposteringer. Du bør afstemme løn, før du indsender løn og giver medarbejderne deres checks. Det er meget sværere at rette fejl, når du har betalt medarbejdere. Afstem løn mindst to dage før lønningsdagen.
Når du afstemmer løn, skal du kontrollere, at disse oplysninger er korrekte:
Sørg for, at de tal, du har registreret, er rimelige. Kig på tidligere lønsedler for at se, om den nuværende lønperiode er ens. Hvis der er stor forskel, så lær årsagen. Sørg derefter for, at hver transaktion, du har indtastet, er korrekt.
Afstemning af løn behøver ikke at være vanskelig for små virksomhedsejere. Brug følgende trin til at afstemme løn.
Lønregisteret opsummerer hver enkelt medarbejders løn og fradrag for lønperioden.
Bekræft, at du har indtastet timerne for hver medarbejder korrekt. De indtastede timer skal svare til medarbejderens timekort. Glem ikke at skelne mellem almindelige timer og overarbejde samt ferie- og sygetid.
Regn for overarbejdsbetaling, dobbelttid og ubetalt tid, der normalt ville blive betalt. Sørg også for, at alle lønsatser er aktuelle, som hvis du gav en medarbejder en lønforhøjelse sidste lønperiode.
Sørg for, at der er taget nye fradrag, som hvis du får lønudlæg for en medarbejder. Tjek også, om du skulle ændre eller stoppe med at trække beløb.
Du kan lave én lønpostering, der viser summen af lønsummen for perioden. Sådan registrerer du debiteringer og krediteringer i hovedbogen:
Sørg for, at lønudgifterne stemmer overens med de posteringer, du har lavet i dine bøger og checks, du har udstedt. Hvis oplysningerne stemmer overens, er der ingen fejl med din lønseddel. Når du har afstemt løn, skal du indsende løn og betale dine medarbejdere.
Har du brug for en enkel måde at registrere løn og andre transaktioner i dine bøger? Patriots online regnskabssoftware er nem at bruge og lavet til ikke-revisoren. Vi tilbyder gratis, USA-baseret support. Prøv det gratis i dag.