Finder du dig selv ved at købe eller bede en medarbejder om at købe noget til din virksomhed fra tid til anden? I så fald kan du med fordel bruge en småkasse. Lær mere om, hvad der er småpenge, formålet med småpenge og anvendelse af småpenge til din lille virksomhed.
Småpenge, eller småpengefond, er en lille mængde kontanter, som din virksomhed har ved hånden for at betale for mindre forretningsudgifter. Småpenge er et praktisk alternativ til at skrive checks for mindre transaktioner.
For eksempel kan du sende en medarbejder for at hente kontorartikler, såsom hæfteklammer eller printerpapir. Du ville bruge din småkasse til at godtgøre din medarbejder for købet af forsyningerne.
Du kan bruge småpenge til ethvert mindre køb. Småpengeforbruget spænder overalt fra at købe et frimærke til at få leveret bagels til et tidligt morgenmøde.
Ved at bruge småpenge sparer du tid fra at skrive ud og opbruge dine checks. Og nogle leverandører accepterer ikke debet- eller kreditkortkøb for betalinger under et bestemt dollarbeløb.
Det beløb, der opbevares i en småkasse, varierer for hver virksomhed. For nogle kan $50 være tilstrækkeligt. Andre har måske 200 dollars i deres pengekasse. Pengemidler afhænger typisk af, hvor ofte din virksomhed foretager små indkøb.
De fleste virksomheder vil reservere nok kontanter i deres fond til at dække deres månedlige behov. Men at beholde for mange kontanter kan resultere i, at ubrugte midler sidder på en konto.
Efterhånden som din virksomhed vokser, skal du muligvis revurdere det beløb, du har i din småkasse. Forøg og reducer dine midler efter behov.
En udpeget medarbejder, småkasseforvalteren, står for din virksomheds brug af småpenge. Når en medarbejder tager penge fra småkassen, skal småkasseforvalteren registrere, hvem der har taget pengene, beløbet, der er taget, hvad pengene er til og datoen.
En medarbejder, der anvender småpenge, skal fremlægge en kvittering for købet til depotforvalteren. Giv kvitteringen til din økonomiafdeling eller den person, der håndterer dine små virksomheders bøger.
Du evaluerer typisk din småkasse i slutningen af hver måned for mere nøjagtige saldi. Husk at notere småpengeudgifter på dit regnskab som journalposter.
Gennemgå småpenge do's and don'ts for at sikre, at du håndterer din fond korrekt.
Du skal angive, hvad småpengene kan bruges til. Sørg for, at dine medarbejdere forstår, hvad småkassen kan eller ikke kan bruges til, ved at oprette en småkassepolitik.
Angiv et rimeligt beløb til din pengekasse. Det er vigtigt at etablere et dollarbeløb for at imødekomme din virksomheds behov for småpenge. Når din småkasse bliver lav, skal du fylde den op igen. Du ønsker ikke at genopbygge balancen for ofte. Og du ønsker ikke, at beløbet skal være for højt i tilfælde af tyveri.
Giv ikke småpenge adgang til enhver medarbejder. Din småkassedepot bør være den eneste medarbejder, der uddeler småpenge. Din depotforvalter afgør, om udgiften er passende i henhold til din virksomheds politik for småpenge.
Småpenge betragtes som et meget likvidt aktiv. Medarbejdere eller kunder kan nemt stjæle dine kontanter. Efterlad ikke din småkasse uden opsyn. Overvej at opbevare dine småpenge i en skuffe, pengeskab eller arkivskab.
Da de fleste småpengekøb er til forretningsudgifter, vil du sandsynligvis være i stand til at trække dem fra din virksomheds skat ved årets udgang.
Gem og notér hver kvittering for småpengekøb. Du skal dokumentere hver udgift, hvis du vil trække den fra din virksomhedsskat. Hvis du ikke dokumenterer dine småpengekøb, vil du ikke kunne trække udgifterne fra, når du betaler erhvervsskat.
Gennemgå IRS Publication 583 for flere krav til småpenge og anbefalinger til registrering.
Har du brug for en enkel, økonomisk overkommelig måde at føre dine småpengeposter på? Patriots regnskabssoftware giver dig mulighed for nemt at administrere indgående og udgående penge. Prøv det gratis i dag!
Denne artikel blev opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 12/5/2014.