Som virksomhedsejer er du ansvarlig for at håndtere mange dokumenter for at holde din virksomheds økonomi på sporet. Og hvis din virksomhed beskæftiger sig med virksomhedslager, vil du sandsynligvis finde dig selv i at jonglere med både fakturaer og indkøbsordrer.
Nogle virksomhedsejere tror måske, at indkøbsordrer og fakturaer er en og samme. Vær opmærksom:indkøbsordrer og fakturaer er forskellige dokumenter.
Hvis du er ivrig efter at lære om indkøbsordre vs. faktura, så læs videre.
Mange virksomhedsejere forveksler indkøbsordrer og fakturaer. Selvom dokumenterne har nogle ligheder, er de vidt forskellige. Hvis du vil sikre dig, at du distribuerer det korrekte papirarbejde, skal du opfriske forskellene mellem fakturaer og indkøbsordrer.
En indkøbsordre (PO) er et dokument, købere bruger til at afgive en ordre. Købere bruger typisk PO'er, når de bestiller produkter fra en sælger eller leverandør. Efter at sælgeren har accepteret PO-aftalen, er dokumentet normalt juridisk bindende.
En indkøbsordre er spækket med information. Indkøbsordrer omfatter normalt:
En indkøbsordre kan også angive produkttype, produktantal, priser for hver vare og leveringsdato (hvis relevant).
Hvis du har loyale eller langsigtede kunder, som ofte bestiller de samme produkter, kan du bruge en stående indkøbsordre. Stående indkøbsordrer gør det muligt for kunder at bestille de samme produkter eller tjenester flere gange ved hjælp af det samme indkøbsordrenummer.
I modsætning til en PO er en faktura et dokument sendt af sælgeren til køberen. En faktura opsummerer de varer og tjenester, som køberen har købt eller accepteret at købe. Fakturaer giver dine kunder besked om, at deres betaling er forfalden, hvilket kan hjælpe med at holde dit cash flow stabilt.
En faktura er i bund og grund en regning, du sender til kunder, efter de har modtaget deres produkt eller service. Hvis en kunde køber noget uden at betale med det samme, så send en faktura.
Du kan også modtage fakturaer fra leverandører.
En faktura bruges i forbindelse med PO'er til at angive, hvor mange penge køberen skylder sælgeren. Men i modsætning til indkøbsordrer er fakturaer normalt ikke juridisk bindende.
Hvis du er sælger, kan du oprette en faktura som svar på en indkøbsordre. Virksomheder, der modtager eller forventer betalinger fra salg af varer og tjenester, bør bruge fakturaer.
Typisk sender virksomheder fakturaer med en betalingsforfaldsdato, efter at varer eller tjenester er leveret. I nogle tilfælde kan du sende en faktura, efter at du er blevet enige om en PO.
Fakturaer inkluderer typisk ting som:
Hver virksomheds faktura kan variere afhængigt af, hvad de tilbyder. Husk, at din virksomheds faktura kan have andre oplysninger end en anden virksomheds.
Uanset om du er en lille virksomhed eller en større organisation, er der mange grunde til, at du kan bruge PO'er og fakturaer. Tag et kig på nogle af årsagerne nedenfor.
Hvorfor bruger virksomheder indkøbsordrer? Du kan bruge en PO til at:
Virksomheder kan også bruge en PO for at sikre, at de har backup-dokumentation, hvis de bliver revideret. PO'er kan hjælpe med at afklare økonomiske uoverensstemmelser og forhindre revisioner.
Hvorfor bruger virksomheder fakturaer? Du kan bruge en faktura til at:
Fakturaer beskriver præcis, hvad du køber, så du kan se, hvor du muligvis skal reducere omkostningerne eller forbedre forbrugsvanerne.
Med fakturaer kan du formelt holde styr på betalinger. Du kan se, hvilke varer og tjenester der blev solgt, hvor mange penge der er blevet betalt, og udestående gebyrer.
Nu hvor du kender de vigtigste forskelle mellem de to dokumenter, lad os tage et kig på indkøbs- og fakturaprocessen.
For mange små virksomheder fungerer faktura- og indkøbsordreprocessen hånd i hånd. Processen afhænger af, om du er køber eller sælger.
Købere opretter en indkøbsordre til sælgeren. Sælgeren giver derefter køberen produkterne. Efter at køber har modtaget produkterne, modtager de også en faktura fra sælger.
Processen for sælgere er lidt anderledes. Når køberne har oprettet en PO, modtager sælgerne den. Når en sælger modtager en PO, sender de produkterne og en faktura til køberen til betaling.
Hvis du har svært ved at forstå processen, så tag et kig på nedenstående trin. Brug akronymet CRR til at huske trinene for købere. Du kan også bruge PSS til at huske sælgerens trin.
Købere :
Sælgere :
Regnskab for indkøbsordrer og fakturaer er afgørende for at holde orden i dine bøger. To store konti spiller ind med indkøbsordrer og fakturaer:debitorer og kreditorer.
Hvis du modtager en PO, skal du ikke oprette en journalpost endnu. Opret i stedet kun en post, når du sender produkterne, eller når køberen modtager dem. Dette trin afhænger af de vilkår og betingelser, du har etableret med køberen.
Du skal debitere din debitorkonto, efter du har sendt ordren til køber. Når du har modtaget køberens betaling, skal du tilbageføre indtastningen ved at kreditere din debitorkonto.
Når du modtager en faktura, krediterer du din kreditorkonto. Når du har betalt for din ordre, skal du tilbageføre journalposteringen ved at debitere din kreditorkonto.
For at holde dine regnskabsbøger så nøjagtige og organiserede som muligt, skal du opbevare kopier af din virksomheds indkøbsordrer og fakturaer i dine optegnelser. På den måde, hvis der er en uoverensstemmelse, kan du hurtigt henvise til det originale dokument.
Er du forvirret over forskellene mellem indkøbsordrer og fakturaer? Tag et stik i quizzen nedenfor for at teste din viden om PO vs. faktura (ingen snyd).
1. Hvem opretter indkøbsordren?
A. Sælger
B. Køber
C. Begge ovenstående
2. Indkøbsordrer kan være juridisk bindende. Sandt eller falsk?
A. Sandt
B. Falsk
3. Hvilket af følgende udsagn er sandt?
A. Fakturaer oprettes som svar på en PO.
B. En indkøbsordre oprettes som svar på en faktura.
C. Indkøbsordrer og fakturaer oprettes på samme tid.
Svar:B, A, A
Nøjagtige økonomiske optegnelser hjælper med at udstikke en vej til succes for din lille virksomhed. Sporer du vigtige poster, såsom fakturaer og indkøbsordrer? Med Patriots online regnskabssoftware kan du strømline måden, du administrerer dine bøger på. Kom i gang med din selvguidede demo i dag!
Vi elsker at få nye venner! Giv os et like på Facebook, og lad os begynde at snakke forretning.