Afbalancering af din kasseskuffe er en væsentlig del af din virksomheds daglige rutine. Ligesom du børster dine tænder, bør du også balancere din kasseskuffe dagligt.

Hvis du kæmper for at balancere din pengeskuffe, er du ikke alene. Læs videre for at lære, hvordan du balancerer din pengeskuffe samt tips og tricks til at holde din skuffe i skibsform.

Hvad er en pengeskuffe?

Før du dykker ned i, hvordan du balancerer en pengeskuffe, skal du lære lidt baggrundsinformation om den.

Din kasseskuffe, også kaldet et register eller kasse, opbevarer kontanter, mønter, checks og andre værdifulde genstande (f.eks. kuponer) på salgsstedet (POS).

Ved slutningen af ​​hver dag, vagt eller periode skal du balancere din kasseskuffe for at tage højde for alle indgående transaktioner. Transaktioner omfatter ikke kun kontanter og checks, men også kreditkortbetalinger og tips (hvis relevant).

Det er bedst, hvis du tildeler udpegede medarbejdere eller ledere til at balancere kasseskuffen. På den måde har du betroede medarbejdere, der arbejder med dine indgående kontanter i forhold til flere personer.

Virksomheder, der typisk er ansvarlige for at balancere en kasseskuffe omfatter:

• Tøjbutikker
• Supermarkeder
• Restauranter
• Bagerier
• Andre detailbutikker

Hvor ofte skal du balancere en kasseskuffe?

For at holde dine bøger så nøjagtige som muligt, bør du balancere din kasse hver dag eller efter hvert skift. På den måde kan du hurtigt (og nemt) foretage rettelser, hvis noget ikke stemmer.

At rette noget fra et par dage, en uge eller endda uger siden kan være tidskrævende og komplekst, fordi du skal gå tilbage og tjekke hver dag individuelt for fejl. Balancering på daglig basis hjælper med at reducere smerten ved at spore uoverensstemmelser i kasseskuffen.

Trin til afbalancering af kasseskuffen

Når det kommer til at balancere din kasseskuffe, kan dine trin adskille sig fra en anden virksomheds. For eksempel kan en større virksomhed være nødt til at foretage flere indbetalinger i løbet af dagen. Eller en mindre virksomhed har måske kun én pengeskuffe at tælle.

Uanset hvor lille eller stor din virksomhed er, er her fire trin til at få dig på rette fod, når det kommer til at balancere din pengeskuffe.

1. Få POS-rapporten

Før du begynder at balancere din kasseskuffe og tage højde for eventuelle indgående pengestrømme, skal du udskrive eller få adgang til en POS-rapport, der beskriver, hvor meget du skal have i din kasse.

En POS-rapport opdeler totaler efter kategori, såsom kontanter, checks og kreditkorttransaktioner.

2. Tæl kontanterne

Når du har din POS-rapport ved hånden, er det tid til at tælle dine kontanter.

Du bør have et ensartet beløb i dit register ved starten af ​​hver dag eller skift, såsom $100. Dette sikrer, at du har nok kontanter til at give dine kunder byttepenge.

Når du tæller din kasse ved slutningen af ​​hver vagt eller dag, skal du tælle dine kontanter og samle dine checks, kreditkortkvitteringer og andre transaktioner.

For at gøre processen mindre kedelig, overvej at investere i en tællemaskine. Med en tællemaskine behøver du ikke bekymre dig om manuelt at tælle kontanter eller vekslepenge.

Sørg for også at trække din startkassesaldo fra din nuværende kassesaldo (træk f.eks. $100 fra).

Registrer, hvor meget kassen har i kontanter, checks, kuponer, kredit osv. Her er et eksempel på, hvordan du kan holde styr på dine totaler:

Når du har samlet dine kreditkortkvitteringer, checks og kontanter, skal du sammenligne totalerne med din POS-rapport. Passer de sammen? Hvis ja, er du god til at gå! Hvis ikke, har du lidt at grave.

3. Udlign uoverensstemmelser

Så du har en uoverensstemmelse i kasseskuffen? Ingen problemer! Dette sker for små virksomhedsejere hele tiden.

De fleste uoverensstemmelser er forårsaget af menneskelige fejl, såsom at give den forkerte ændring til en kunde eller forkert placere en kreditkortkvittering.

Når du afbalancerer din kasseskuffe, skal du være opmærksom på både overskud og mangler. Et overskud er, når din skuffe er over det beløb, som din POS-rapport siger, du skal have. En mangel er, når dit registers samlede antal er kort.

Mangel kan betyde, at kontanter enten blev tabt, stjålet eller talt forkert. Et overskud betyder typisk, at dine kunder har været underskud.

Når du prøver at løse uoverensstemmelser, skal du udføre følgende trin:

1. Fortæl dine kontanter, checks, kuponer, kreditkortkvitteringer osv.
2. Tjek i og omkring din skuffe, og tilmeld dig for manglende oplysninger (f.eks. kvitteringer)
3. Gennemgå POS-transaktioner for oplysninger, såsom kreditkorttransaktioner (hvis relevant)

Vær sikker på, at nogen registrerer kontante uoverensstemmelser på din lille virksomheds resultatopgørelse (P&L). Tilføj en linje til dine resultatopgørelser for at tage højde for kontantuoverensstemmelser.

4. Registrer pengeskuffetransaktioner

Når du har talt din skuffe og tjekket eventuelle uoverensstemmelser, skal du registrere dine pengeskuffetransaktioner i dine bøger.

Når du registrerer dine kassetotaler, skal du sørge for at tage højde for din begyndelsessaldo (f.eks. $100). Registrer eventuelle kontanter, kredit, butikskredit (hvis relevant), checks, kuponer og andre salg i dine bøger.

Hvis der er uoverensstemmelser, som du ikke kunne løse, skal du redegøre for overforbrug eller mangler i en separat kolonne.

Tag et kig på et eksempel på et balanceret kasseapparat nedenfor:

Så hvordan ser det ud, hvis din POS-rapport og dine optællinger ikke stemmer overens? Tag et kig på en skuffe med nogle uoverensstemmelser.

Som du kan se, mangler skuffen ovenfor 17,78 USD i kontanter og kuponer til en værdi af 2,50 USD.

Kassen har også yderligere $12,78 i checks, der ikke er registreret i salget. Når checksalget er lavere end det samlede antal checks, der indsamles, kan det skyldes, at en medarbejder ringer op til en transaktion under en forkert betalingsmetode.

Tips til balanceringsskuffer

Afbalancering af pengeskuffer behøver ikke at være kompliceret. Brug tipsene nedenfor til at hjælpe med at holde din skuffe i topform.

1. Hav én person pr. skuffe

Når det kommer til din pengeskuffe, jo færre personer, der får adgang til den, jo bedre. Overvej at begrænse antallet af personer, der bruger hver skuffe. Begrænsninger giver dig mulighed for at undgå uoverensstemmelser i kasseskuffen og kan hjælpe dig med at undgå tyveri på arbejdspladsen.

Den samme idé bør gå for din kassebestyrer. Begræns hvor mange personer, der balancerer kasserne, og håndterer kasseskufferegnskabet i din virksomhed.

2. Tildel opgaver

Af hensyn til ansvarlighed skal du tildele en eller to betroede medarbejdere til at balancere dine pengeskuffer. Du kan tildele én person til at tælle skuffen, mens en anden medarbejder forbereder bankindbetalingen. Få medarbejdere, der administrerer kasseskuffer, til at underskrive en rapport, der angiver, at de har balanceret skuffen.

I begyndelsen af ​​den næste dag eller det følgende skift skal du tælle kontanterne i hver skuffe for at kontrollere, at startsaldoen er korrekt. Hvis din virksomhed bruger flere skuffer, skal du tildele denne opgave til hver kasserer og få dem til at tælle deres individuelle skuffe.

3. Brug salgsrapporter

Hvis du har et POS-system, skal du ikke være bange for at bruge salgsrapporter til din fordel. Du kan bruge rapporter til at se en skuffes begyndelses-, aktuelle og slutningssaldi. Salgsrapporter kan hjælpe dig:

• Undgå at have for mange kontanter i en skuffe
• Bekræft, om en kunde blev forkortet
• Placer medarbejdertyveri

Salgsrapporter kan også give dig et indblik i dit cash flow for dagen. Hvis du vil se, hvordan salget klarer sig, skal du hente en salgsrapport.

4. Indbetal kontanter i løbet af dagen

For at holde din pengeskuffe pæn og ryddelig, bør du overveje at rense den i løbet af dagen. Så hvordan kan du gøre det? Indskud.

Hvis du oplever, at din pengeskuffe flyder over i løbet af dagen, skal du foretage flere små indbetalinger i dit pengeskab eller din bank for at holde din kasses kontanter nedtælling. Ellers kan du have at gøre med en uorganiseret skuffe og forlagte eller stjålne penge.

Lav indskud på langsommere tidspunkter i løbet af dagen. På den måde knokler du ikke for at fjerne og tælle kontanter.

Afhængigt af størrelsen af ​​din virksomhed og dine indgående kontanter, skal du muligvis foretage flere indbetalinger i løbet af dagen. Hvis din virksomhed er mindre, kan du sandsynligvis springe dette trin over helt.

5. Hold øje med konsekvente uoverensstemmelser

Hvis du begynder at bemærke uoverensstemmelser i kasseskuffen gang på gang, kan der være noget i vejen. Du har muligvis at gøre med stjålne penge, hvis kontanter konsekvent ikke matcher dine POS-rapporter.

Pas på mønstre, såsom rutinemangler. For eksempel, hvis du bemærker, at en medarbejders skuffe konstant er på $20, skal du muligvis grave og observere noget mere.

Har du brug for at redegøre for din pengeskuffes pengestrøm? Intet problem! Patriots regnskabssoftware lader dig nemt registrere din virksomheds indtægter og udgifter. Kom i gang med din selvguidede demo i dag!

Kan lide det, du læser? Lad os forbinde, ven! Synes godt om os på Facebook, og lad os tage en snak.