Arbejder din lille virksomhed med kontanter? Mere end sandsynligt er svaret ja. Og når du har kontante udgifter, bør du registrere dem i en kontantudbetalingskladde.

Oprettelse af journalposter til små virksomhedstransaktioner bør være en anden natur. Men med så mange typer indgangstyper kan det være svært at følge med. Læs videre for at få et nærmere kig på registrering af kontante udbetalinger i dine bøger.

Hvad er kontantudbetaling?

En kontant udbetaling er en betaling, som en virksomhed foretager med kontanter eller tilsvarende kontanter. Kontantudbetalinger viser, hvor mange penge der strømmer ud af en virksomhed. Du kan sammenligne din virksomheds udbetalinger med de penge, der kommer ind i din virksomhed for at afgøre, om du har et positivt eller negativt cash flow.

Så hvad betragtes som en kontant betaling? Er det kun kontanter? Det viser sig, nej. Kontantbetalinger inkluderer:

• Kontanter
• Tjek
• EFT-betaling (elektronisk pengeoverførsel)

Indkøb af inventar eller kontorartikler, udbetaling af udbytte eller betaling af erhvervslån med kontanter eller likvide midler er eksempler på udbetalinger.

Din kontantudbetalingsjournal kan give et opdateret øjebliksbillede af disse kontantbetalinger i en bestemt tidsperiode (f.eks. kvartal eller år). Hvis du mangler en journalpost, kan det kaste ud af din løbende saldo og få dig til at misforstå dit økonomiske helbred.

Husk, at kontante udbetalinger kun er halvdelen af ​​mønten. Du skal også registrere kontantkvitteringer, når du henter penge hos dine kunder. Registrer indgående kontantbetalinger i en separat kassejournal.

Oprettelse af din kontantudbetalingsjournal

Din kontantudbetalingsjournal er en registrering af alle din virksomheds udgående kontanter. Ved at specificere alle kontantbetalinger hjælper denne journal virksomheder med at organisere deres udgående kasseposter.

Før du opretter en udbetalingskladde, skal du vide:

• Hvornår skal de oprettes
• Hvilke oplysninger skal medtages
• Sådan skal de se ud
• Hvor journalposterne går hen

Læs mere om oprettelse af din kontantudbetalingskladde nedenfor.

Hvornår opretter du en journal?

Opret og opdater en kontantudbetalingskladde, hver gang du køber noget med kontanter eller tilsvarende.

Lad os sige, at du skriver en check på $320 til en ny printer. Du vil oprette en ny linje i din kladde for købet.

Hvilke oplysninger skal du inkludere?

Når det kommer til registrering af kontante udbetalinger, skal du være så specifik som muligt. Medtag ikke kun det beløb, du har brugt på transaktionen.

Kontantudbetalingsjournaler skal indeholde:

• Dato
• Betalingsmodtagers navn
• Beløb, der er debiteret eller krediteret
• Konti involveret (f.eks. betalingsmetode)
• Formål med transaktionen

Afhængigt af betalingsmetoden vil du muligvis også registrere yderligere oplysninger, såsom checknummeret.

Når du registrerer din udbetalingsjournal, skal du hente oplysninger fra købskvitteringer, checkhæftestumper eller fakturaer.

Hvordan ser en kontantudbetalingsjournal ud?

Fordi du bruger kontanter eller likvide midler, bliver du nødt til at reducere kontoen for likvide midler. Du kan gøre dette ved at kreditere det. Du skal også debitere den tilsvarende udgiftskonto.

Her er et eksempel på, hvordan dine journalposter kan se ud.

Når du har oprettet kladdeposter, skal du tilføje dem til din kontantudbetalingskladde. Din kontantudbetalingsjournal skal se sådan ud:

Hvor bliver kontantudbetalingsjournalen af?

Efter at have oprettet en kontantudbetalingsjournal, er dit arbejde ikke slut. Brug oplysningerne fra din kontantudbetalingskladde til at opdatere dine andre poster.

Indtast oplysningerne fra din udbetalingsjournal i din hovedbog for små virksomheder. Overfør debet- og kreditbeløb, datoen og en beskrivelse af transaktionen til din finansbog.

Efter at have bogført oplysningerne til din finansbog, skal du beregne nye saldi for hver konto.

Udover at overføre oplysninger om udbetalingskladde til din hovedbog, kan du også bruge dem til at afstemme kontoudtog. På den måde kan du sikre dig, at dine kontantudbetalingsjournalposteringer stemmer overens med dine kontoudtog.

Eksempel på kontantudbetalingsjournal

Lad os sige, at du foretager følgende kontanter eller likvide betalinger:

• Lånebetaling på 250 USD
• Køb af lager på 500 USD
• Udbyttebetaling på 2.500 USD

Først skal du oprette journalposter, der krediterer dine kontantkonti og debiterer de tilsvarende konti.

Opdater nu din kontantudbetalingskladde, så den ser ud som følger:

Er du træt af at håndtere dine bøger manuelt? Patriots online regnskabssoftware kan strømline den måde, du sporer indgående og udgående penge på. Start din gratis prøveperiode i dag!