Stærke bogføringskompetencer? Du er i erhvervslivet. Dårlige bogføringsevner? Tid til at skrue op. At føre forretningsregistre er en vigtig del af at drive en sund virksomhed, træffe beslutninger og være berettiget til erhvervsskattefradrag og lån.
Uanset om du indgiver skat eller ansøger om eftergivelse af PPP-lån, ved du, hvor meget nemmere det er, jo mere organiseret du er.
Hvis du ønsker at tage dine færdigheder til at føre økonomi til det næste niveau, så tjek følgende fem tips.
Først og fremmest ... hvilken slags optegnelser skal du opbevare, og hvor længe?
Der er en række forretningsregistre, du bør holde fast i. Når du er i tvivl, er det bedre at være sikker end undskyld og opbevare optegnelserne end at smide dem væk eller slette dem.
Sørg for at opbevare følgende optegnelser:
OK, hvor længe skal du nu opbevare disse optegnelser? Nå, det afhænger af typen af post. IRS har en tidsramme for nogle poster, mens Fair Labor Standards Act (FLSA) fastsætter varigheden for andre. Og andre enheder (f.eks. forsikringsselskaber) kan variere med hensyn til registreringslængden.
Kort sagt kan det være nødvendigt at hænge fast i poster alt fra to år til en ubestemt tid. Her er en kort oversigt over grundlæggende krav til registrering:
| Optag | Tidsperiode |
| Optegnelser, som lønberegningerne er baseret på: – Tidskort og akkordsedler – Løntaksttabeller – Arbejds- og tidsplaner – Tillæg til eller fradrag i løn | 2 år |
| Optegnelser om selvangivelse | 3 år |
| Lønoptegnelser: – Udbetalt løn – Bonusser – Ydelseskontobetalinger | 3 år |
| Salgs- og købsoptegnelser | 3 år |
| Overenskomster | 3 år |
| Ansættelsesskat | 4 år |
| Krav på dårlig gældsfradrag | 7 år |
| Selvangivelse registrerer, hvis du ikke indsender en selvangivelse | På ubestemt tid |
Igen … når du er i tvivl, er det bedre at være sikker end ked af det og hænge fast i poster længere, end du behøver. Spørg din revisor, stat eller IRS, hvis du har spørgsmål om tidsperioder for registrering.
Blanding af midler kan føre til forvirring og forvirrede optegnelser. For klare optegnelser bør du overveje at åbne en virksomhedsbankkonto, der er adskilt fra din personlige konto.
Ved at adskille dine midler kan du bedre spore, hvilke udgifter og indtægter der er dine, og hvilke der er din virksomheds. Dette er nødvendigt for en række ting, såsom at kræve skattefradrag og ansøge om erhvervslån eller kredit.
Afhængigt af din virksomhedsstruktur skal du muligvis oprette en separat virksomhedsbankkonto. Virksomheder, der er struktureret som et aktieselskab eller aktieselskab, såvel som dem, der opererer under et "Doing Business as"-navn (DBA), skal oprette en separat bankkonto til virksomheden.
Enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber uden DBA behøver ikke lovligt at åbne en særskilt konto. Men igen, adskillelse af konti gør det nemmere at føre forretningsoptegnelser.
Nogle virksomheder adskiller midler yderligere ved at oprette en lønkonto. En lønbankkonto rummer kun lønrelaterede penge. Den er adskilt fra en almindelig virksomhedsbankkonto. Det kan gøre det nemmere at håndtere lønsumsafgifter, hvis du ikke bruger et Full Service lønsystem.
Når det kommer til at føre forretningsregistre, er en af de ting, du skal gøre, at dokumentere dine transaktioner gennem journalposter. Disse journalposter er grundlaget for dine små virksomheders regnskabsbøger.
Der er en række journalposter, du skal bruge for at gøre det spænder fra enkle til komplekse. Fra oprettelse af salgsjournalposter til registrering af påløbne renter, der er meget, du skal sætte dig ind i.
For at komme i gang skal du forstå det helt grundlæggende ved journalposteringer:debet og kreditering. Debet og kreditering er lige store, men modsatte poster i dine bøger. Når en transaktion finder sted, stiger den ene konto, mens den anden falder. Dette er repræsenteret gennem debet og kreditering.
Debet og kreditering påvirker konti forskelligt. Aktiv- og udgiftskonti øges med debiteringer og reduceres med krediteringer. Ansvars-, egenkapital- og indtægtskonti øges med kreditter og reduceres med debet.
Når du kender det grundlæggende i debet og krediteringer, er du på vej til at oprette journalposter til detaljerede poster.
Hvad kunne være mere besværligt end at spilde kaffe på vigtige forretningsoptegnelser eller ved et uheld smide dem ud? Selvom arkivskabe kan give et sikkert hus for dine arkiver, er det måske ikke den mest effektive opbevaringsmetode alene.
Overvej at lave digitale kopier af dine virksomhedsregistre. På den måde har du mere end én kopi.
Du kan scanne papirposter til din computer, downloade filer, der allerede er digitale, eller endda tage billeder og uploade dem til din computer.
Og for et endnu mere pålideligt registreringssystem...
Nogle gange, når du udsætter, ender du med at gøre mere arbejde for dig selv senere. Det samme gælder for at føre forretningsoptegnelser.
Måske udskyder du sporing af indgående og udgående penge, fordi du tror, du kan gå tilbage og tilføje dem senere. Men dette vil sandsynligvis få dig til at ryste ned ad vejen og spilde mere tid på at få orden på dine optegnelser.
Hvorfor udsætte det og ende med en større hovedpine?
Forenkle tingene ved at strømline registreringsprocessen. Invester i en stærk regnskabssoftware til nemt at indtaste udgifter og indtægter og administrere dine bøger.
Plus, hvis du vælger online software, vil dine virksomhedsregistre være i skyen i stedet for en bunke på dit skrivebord. Og hvis din regnskabssoftware lader dig gøre ting som at acceptere kreditkortbetalinger, oprette fakturaer og importere banktransaktioner, vil dine optegnelser være på ét sted med minimal indsats.
Leder du efter software, du kan stole på? Patriots Premium-regnskabssoftware har de funktioner, du har brug for til at spore fakturaer, importere banktransaktioner, registrere penge og mere. Få din gratis prøveperiode i dag!