For et par år siden tog virksomheden, jeg arbejder for, det væsentlige skridt at flytte alle sine 11.000 ansatte over til Googles G Suite. Derfor har jeg siden da brugt Sheets (regneark) og Slides (præsentationer) produkter næsten dagligt, lært deres funktionalitet og oplevet nye måder at arbejde på.
I denne artikel vil jeg dele nogle af de mest nyttige Google Sheets-funktioner, som jeg lærte tidligt, som dramatisk forbedrede min produktivitet. Mod slutningen vil jeg også give en introduktion til Google Apps Script, et kraftfuldt værktøj til at automatisere arbejdsgange og udvide Google Sheets' funktionalitet. I en senere artikel vil jeg gå dybere ind i Google Apps Script og demonstrere et selvstudie til at komme i gang.
Jeg vil dog ikke give en funktionssammenligning mellem Google Sheets og Excel; deres funktioner ændrer sig så hurtigt, at en sådan analyse ville blive overflødig inden for få uger. I stedet vil jeg fokusere på Google Sheets' fordele og de nye måder at arbejde på, som fremkomsten af online produktivitetsværktøjer har muliggjort. Min erfaring er, at der er mange finans- og forretningsfolk derude, som stadig arbejder med Excel-regneark på samme måde, som mange af os lærte for over 10 år siden i pre-cloud-æraen. Jeg har arbejdet med mange mennesker, som, selvom de måske er skiftet til Google Sheets, stadig bruger det i den gamle offline Excel-form, hvilket betyder, at de går glip af en række produktivitetsfremmende funktioner.
Udover at opremse fordelene, vil jeg også komme ind på nogle af de negative aspekter, jeg har oplevet i dette skift. Der er reelt kun to, der skiller sig ud:Den ene er, at mange af fordelene afhænger af samarbejdet med andre, og her vil du opleve, at den ujævne optagelse i organisationen vil sætte grænser for, hvor hurtigt du kan tage nogle af funktionerne i brug. Den anden er, at Excel ikke er et selvstændigt værktøj:Der er et økosystem af plugins derude, hvoraf mange ikke (endnu) er tilgængelige for Google Sheets, hvilket betyder, at du i nogle tilfælde kan ende med at jonglere med begge programmer.
Den mest umiddelbare fordel ved at bruge Sheets er muligheden for at samarbejde på helt nye måder. Den "gamle arbejdsstil" ville være at bruge en masterfil, som nogen skal "eje", som så (i bedste tilfælde) opbevares i en delt netværksmappe eller møjsommeligt e-mailes rundt.
Her er hvor Sheets virkelig skinner. Der er flere forskellige måder at samarbejde på, lige fra det asynkrone, hvor du arbejder selvstændigt og for det meste på forskellige tidspunkter, i den samme fil, til simultan redigering i realtid. Med asynkron redigering kan du bruge kommentarfunktionen til at advare folk og tildele dem opgaver, som de derefter kan markere som afsluttede.
At redigere et regneark live sammen med andre kolleger er en effektiv måde at arbejde på. Produktiviteten af to eller tre personer, der alle er meget dygtige til at bruge Google Sheets, hurtigt at opbygge en finansiel eller driftsmodel sammen i realtid, er virkelig et syn sammenlignet med den gamle måde at arbejde på. De mange markører i forskellige farver, der bevæger sig hen over skærmen på samme tid for at bygge en model, er næsten som en time-lapse-video af et maleri.
Der er også plads til forskellige typer deltagere. Ikke alle behøver at kunne redigere et regneark. Der er niveauer af adgangsrettigheder, som sikrer, at sikkerheden og eftertiden holdes i skak ved at give passende personer det rette adgangsniveau.
En af de misforståelser, som mine kolleger og jeg havde, var forestillingen om, at Sheets er fint til små beregninger – mere eller mindre som en avanceret lommeregner – men ikke brugbart til større modeller eller datasæt. Det viste sig, at vi tog fejl. Jeg har brugt det til en række større drifts- og værdiansættelsesmodeller gennem de seneste år og er meget imponeret over præstationen.
Jeg har for nylig lavet noget analysearbejde på data udtrukket fra vores ERP-system, hvor jeg arbejdede med et datasæt, der havde omkring 10 ark, der hver varierede i størrelse fra cirka 25.000 til 100.000 rækker og op til 30 kolonner (Google Sheets har en grænse på 5 millioner celler pr. projektmappe). Disse ark bygger hver på hinanden gennem en række af de traditionelle VLOOKUP, INDEX, MATCH og SUMIF formler. At kopiere en ny formel på tværs af en kolonne på omkring 25.000 rækker tog omkring 10 sekunder på min computer, hvilket er langt fra øjeblikkeligt, men ikke en hindring, på grund af:
Til analyse af (endnu) større datasæt opretter Google Sheets nu forbindelse til Google BigQuery, så du kan skrive og køre SQL-forespørgsler ved hjælp af data i Google BigQuery og få resultaterne direkte ind i Sheets.
Rå regnearksarbejde (“krævl”) er en vigtig del af finansprofessionens dagligdag, men selv den bedste analyse er af begrænset værdi, hvis du ikke er i stand til at kommunikere dine resultater på en overbevisende og overbevisende måde. Dette bringer os til to andre hæfteklammer i finansværktøjskassen:diagrammer og præsentationer .
Præsentationer i G Suite-verdenen laves i Google Slides, som ikke overraskende føles som Microsoft PowerPoint. Linket mellem Sheets og Slides fungerer meget godt og gør det nemt at sikre, at diagrammer og tabeller i din præsentation altid er opdaterede gennem en "Opdater"-knap, der henter de seneste data fra den underliggende modellering, beregninger og antagelser.
Når jeg starter et stort projekt nu, er en af de første ting, jeg gør, at oprette to dokumenter:et i Google Slides og det andet i Google Sheets. Disse går hånd i hånd gennem hele projektet og giver den "enkelte kilde til sandhed" for alle data i projektet.
Hvis du nogensinde har haft den smertefulde oplevelse af et regneark, der går ned uden at blive genoprettet, hvilket har resulteret i timers tabt arbejde, har du måske en udviklet vane med at gemme nye filer ofte. Dette kan ende i adskillige gentagelser af filer med kedelige versionsopdateringer (v3.4.0, v3.4.1 osv.)
Gennem G Suite-produkter er det virkelig muligt kun at have én fil gennem hele projektets levetid takket være versionskontrol.
Versionskontrol, der er tilgængelig via "Se versionshistorik" i menuen, giver dig mulighed for at se alle redigeringer, der er foretaget i et dokument siden begyndelsen, via en praktisk tidslinje, sammen med navnet på den person, der foretog hver ændring. Det er rigtigt - alt er gemt med det samme. Det er ikke nødvendigt at trykke på F12 hvert 5.-10. minut, øge versionsnummeret og gemme, bare for at have ro i sindet og vide, at intet går tabt i tilfælde af et nedbrud.
Cloud-produktivitet gør linkfunktionaliteten langt mere elegant og sikrer, at den rent faktisk virker! Det er selvfølgelig muligt at referere til andre projektmapper i offline Excel-verdenen, men det har en tendens til at være skørt og går i stykker, når først filer er flyttet ud af deres oprindelige mappeplacering. Du vil ofte se celler, der indeholder obskure referencer til en mappestruktur på en andens harddisk:C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .
Funktionen IMPORTRANGE i Google Sheets giver dig mulighed for at linke problemfrit til andre Sheets-filer. Uanset om filen bliver flyttet eller omdøbt, vil dataene altid være forbundet og forblive et problem mindre for dig at bekymre dig om.
En grund til, at en række personer i min virksomhed stadig bruger Excel (og PowerPoint), er, at der er en række plugins, der endnu ikke er tilgængelige til Google Sheets og Slides. Eksempler inkluderer Smart View-plugin til Oracles Hyperion-værktøj og @RISK-plugin, som jeg demonstrerede i en guide til Monte Carlo-simuleringer. På samme måde tilbyder PowerPoints think-cell plugin diagramfunktionalitet, der kan være overlegen i forhold til, hvad der er muligt i Slides.
Ikke desto mindre har Google Sheets og Slides en bred funktionalitet kaldet "Add-ons", som udfylder en lignende rolle som plugins i Microsoft-verdenen. Fra og med juli 2019 er der desværre ingen understøttelse af ovennævnte virksomhedsapplikationer, og tilføjelsesøkosystemets hjemmebryggede karakter betyder, at nogle af tilbuddene har tvivlsom kvalitet. Det betyder, at jeg i en virksomhedskontekst, når jeg arbejder med følsomme data, til tider tøver med at bruge tilføjelser.
At få data ind i et regneark til at arbejde med er et grundlæggende behov, og uden at nogle af virksomhedens plugins er utilgængelige, hvad er så muligt? Nå, heldigvis er der mange muligheder. Udover at have bagudkompatibilitet med Excel-filer, tilbyder Sheets uendelige muligheder gennem XML, HTML og RSS-forespørgsler.
Der er et par flere interessante muligheder, der er værd at nævne specifikt for at udnytte data i Sheets. For finansprofessionelle kan GOOGLEFINANCE-formlen være nyttig at lære om, som giver dig mulighed for at trække data direkte fra Google Finance. Selvom den ikke kan sammenlignes med en professionel service som Bloomberg, er den ikke desto mindre et glimrende værktøj til offentlig aktie- og valutainformation.
Der er andre, mere generelle måder at få data fra nettet på. Funktionaliteten til at udtrække en HTML-tabel eller -liste direkte fra en hjemmeside kan for eksempel være nyttig, når det kommer til finansiel, markedsmæssig eller anden offentlig tilgængelig information, som du ønsker at hente og fortsætte med at arbejde med.
Bortset fra Google BigQuery (diskuteret tidligere), er der – i skrivende stund – ingen enkel måde for den ikke-tekniske bruger at oprette forbindelse direkte til en database på, selvom funktionaliteten er tilgængelig for dem med adgang til udviklerfærdigheder og -ressourcer.
Dette bringer os imidlertid til Google Apps Script, et kraftfuldt værktøj, der åbner næsten ubegrænsede muligheder for at udvide og forbinde ikke kun Sheets, men alle dele af G Suite. I en fremtidig artikel vil jeg gå mere detaljeret ind på denne funktionalitet gennem en praktisk introduktionsvejledning.
Jeg har evangeliseret Google Sheets og Slides i denne artikel. Det er dog ikke alle i min organisation, der føler det samme! Og jeg tror, det er en af dens ulemper:Manglen på konsensus om et format, hvad enten det er i software eller endda hverdagen (tænk 8-spors vs. kassettebånd), fortynder i sidste ende den samlede effekt. I tilfælde af desktopsoftware, jo mere folk bruger et bestemt format og forstår dets sande kræfter, jo mere fordele og effektivitet opnås for alle i organisationen.
Google Sheets har, som enhver software, sine små irritationsmomenter:en tastaturgenvej, der ikke er, hvad du ville forvente, en funktion, der mangler eller ikke opfører sig, som du ønsker, osv. I mange tilfælde er dette dog også en unfair sammenligning. I virksomheder og virksomheder har mange mennesker brugt Microsofts produktivitetspakke gennem hele deres arbejdsliv, en mængde erfaring, der ikke kan sammenlignes med de første måneder (eller endda år) med at arbejde med et nyt sæt værktøjer.
Regneark er et af de vigtigste værktøjer, hvis ikke det vigtigste værktøj for mange økonomi- og forretningsfolk. De er vores lærreder, vores notesblokke og vores instrumenter! Vi bruger hundredvis, hvis ikke tusindvis, af timer på at bruge dem i løbet af en karriere. Som med ethvert arbejdsredskab og miljø har vi derfor brug for, at vores erfaringer er behagelige og effektive.
Sammenfattende har jeg set enorme produktivitetsfordele fra samarbejdsfunktionerne og andre innovationer, der følger med at bruge webbaserede produktivitetsapplikationer som G Suite frem for deres traditionelle desktop-modstykker. Der er også enorme fordele ved at lære at bruge disse værktøjer ud over det elementære niveau, som jeg har demonstreret i denne artikel med produktivitetsfremmende aspekter.
Google Sheets' fordele, ganget på tværs af det enorme antal timer, der bruges med disse værktøjer, kan føje op til enorme gevinster til gavn for både individet og organisationen. Som nævnt vil jeg skrive endnu en artikel, der vil gå i detaljer om makroer og scripts i G Suite. Disse udføres gennem Google Apps Script-sproget og tilbyder, som jeg vil demonstrere, et tilsyneladende uendeligt antal måder at automatisere og strømline processer på.
Så hvis du ikke har arbejdet seriøst med Google Sheets endnu, anbefaler jeg stærkt, at du tager det en tur. Du kan finde dig selv hooked.