Hvis du tilbyder kredit til kunder i din lille virksomhed, har du debitorer (AR). Nogle gange betaler kunderne til tiden, mens andre gange gør de ikke. Ældring af tilgodehavender spiller ind, når en kunde har en forfalden faktura. Fortsæt med at læse for at lære alt om aldring af AR, og hvordan det kan hjælpe din virksomhed.
Før du går ned i kaninhullet med aldring af debitorer, skal du vide, hvad debitorer er. Tilgodehavender er alle penge, du skylder din virksomhed fra et salg på kredit. Posteringerne i din AR kaldes tilgodehavender. Tilgodehavenderne i dine bøger repræsenterer udestående fakturaer. Du har tilgodehavender, hvis du giver kunder kredit (f.eks. fakturerer du en kunde, og de betaler dig på et senere tidspunkt).
"Aldringen" af debitorer refererer til det antal dage, en faktura er forfalden. Virksomheder kan bruge ældning af debitorer til at spore og inddrive forfaldne regninger.
Forbered en ældningsrapport for debitorer for at se alderen på udestående fakturaer. Generelt er rapporten opdelt i nogle få intervaller:
Intervaller, også kaldet en aldringsplan, varierer afhængigt af din præference eller den regnskabsplatform, du bruger. Uanset hvad, viser de forfaldne intervaller dig, hvor meget der er forfaldent, hvor længe det har været en udestående saldo, og hvilke konti der kræver øjeblikkelig opmærksomhed (f.eks. kontakt kunden for betaling).
For at udarbejde en ældningsrapport for debitorer skal du have kundens navn, udestående saldobeløb og ældningsplaner.
En AR-aldringsrapport kan opdeles i følgende kategorier:
Så hvordan skal din aldring af AR se ud? Godt spørgsmål. Se dette eksempel på debitorrapporten for at se det generelle layout:
| Kundenavn | Saldo i alt | Aktuel | 1 – 30 dage | 31 – 60 dage | 61 – 90 dage | 90+ dage |
| Kunde 1 | 2.200 USD | 300 USD | 1.900 USD | $0 | $0 | $0 |
| Kunde 2 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| Kunde 3 | 1.000 USD | $0 | $0 | 1.000 USD | $0 | $0 |
| Kunde 4 | 500 USD | 500 USD | $0 | $0 | $0 | $0 |
| Totaler | 3.700 USD | 800 USD | 1.900 USD | 1.000 USD | $0 | $0 |
Hvis du manuelt opdaterer dine bøger, skal du holde styr på dine aldrende debitorer regelmæssigt (f.eks. mindst hver måned). På den måde holder du dig opdateret om, hvor meget hver kunde skylder dig, og hvor forsinket deres betalinger er.
For at forenkle ældningen af debitorrapporteringsprocessen bør du overveje at investere i regnskabssoftware. Software kan organisere dine tilgodehavender og hjælpe dig med at holde styr på dine forfaldne kundefakturaer.
Når du ser på din aldersrapport, skal du se, hvem der skylder din virksomhed flest penge. Er beløbene aktuelle? Eller har disse regninger været udestående i 90 dage eller mere? Fokuser på at indsamle de højeste betalinger. Se efter, hvor længe regninger har været forfaldne, før du gør noget.
Kom med en plan for, hvordan du vil nå ud til kunderne om deres forfaldne beløb. Du kan for eksempel sende en fakturapåmindelse til deres e-mail eller ringe til kunden. Hvis du har problemer med at få kunderne til at svare, skal du muligvis ty til at hyre et inkassobureau eller afskrive beløbet som dårlig debitor i dine bøger (hvilket vi kommer ind på senere).
En ældning af debitorplan kan give dig indsigt i kreditpolitiske spørgsmål og økonomi. Du kan bruge din aldringsplan til at:
Brug din aldringsplan til at identificere kunder, der er forsinket med at betale deres fakturaer. Du bemærker muligvis et mønster af ubesvarede betalinger med en eller flere kunder. Hvis du ser, at der er flere kunder med forfaldne beløb, kan det være et tegn på at foretage nogle justeringer af din kreditpolitik.
Aldringsplanen kan også vise dig de seneste ændringer af dine tilgodehavender og hjælpe dig med at opdage problemer før end senere. At finde og løse problemer tidligt kan hjælpe dig med at beskytte din virksomhed mod pengestrømsproblemer hen ad vejen.
En tvivlsom konto er en konto, som du forventer aldrig vil blive betalt af. Du kan bruge aldring til at estimere, hvad din godtgørelse for tvivlsomme konti vil være.
For at gøre dette skal du kende sandsynligheden for, at en konto ikke bliver betalt. Brug din aldringsplan til at hjælpe med at bestemme procentdelen af kunder, der ikke vil betale. Lad os f.eks. sige, at du ved, at konti under intervallet 31-60 dage har 13 % af ikke at blive indsamlet. Brug disse 13 % (sammen med dine forudsigelser for de andre intervaller) til at beregne det estimerede samlede beløb, som du ikke vil være i stand til at indsamle fra kunder. Beløb, du ikke kan inddrive, bliver til uerholdelige fordringer.
At analysere alderen på debitorer kan hjælpe dig med at øge kundebetalinger og reducere tvivlsomme konti. Ved at se på, hvor forsinket en regning er, kan du beslutte, hvilke kunder du vil forfølge. For at få kunder til at betale forfaldne fakturaer kan du:
Hvis du bemærker, at dine kunder ofte har forfaldne regninger, kan du overveje at revidere dine regler for forlængelse af kredit. Overvej at justere mængden af tid til at betale fakturaer eller begrænse mængden af kredit, du giver kunderne.
Du kan også justere din kreditpolitik ved at tilføje regler om renter. Ved at vedtage en rentepolitik kan det forhindre kunder i at være for slappe med at betale deres fakturaer.
Som du kan se, er en AR-aldringsrapport fyldt med nyttige oplysninger. En ældningsrapport for debitorer giver dig et øjebliksbillede af, hvor mange penge dine kunder skylder. For ikke at nævne, det kan hjælpe dig:
Har du brug for en nem måde at holde styr på forfaldne kundefakturaer? Patriots onlineregnskab giver dig mulighed for at strømline dine bøger og har en praktisk ældningsrapport for debitorer med en opdeling fra dato for dato. Prøv det gratis i dag!
Denne artikel blev opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 14. august 2015.
Hvordan kan marketing på tværs af kanaler hjælpe din lille virksomhed
Hvordan samarbejdsværktøjer kan hjælpe din lille virksomhed med at vokse
Hvordan apps kan hjælpe med at gøre dine kunder glade
Sådan hjælper du dit barn med at starte en (lovlig) virksomhed
Kan online juridiske tjenester virkelig hjælpe din virksomhed?