Dine bøger siger én ting, men dit kontoudtog siger noget andet. Suk (hvorfor er noget aldrig nemt?!). Men stress ikke – afstemning af kontoudtog er her for at hjælpe.
Sikker på, at administrere din virksomheds bankkonto er muligvis ikke den første ting på din huskeliste. Men afstemning af kontoudtog hjælper dig med at fange og rette fejl, før de skader din økonomi.
Læs videre for at lære, hvad der er afstemning af kontoudtog, hvorfor det er vigtigt, og hvordan du gør det.
Afstemning af kontoudtog er processen med at sammenligne dit kontoudtog med dine regnskabsbøger.
Sådan fungerer det. Typisk registrerer du check- og kontanttransaktioner i et checkregister, som er en del af din hovedbog. Banken har en lignende registrering af din virksomheds checkkonto. Banken udsteder en kontoudtog, der afspejler al aktivitet på kontoen hver måned.
Når du modtager dit kontoudtog, skal du matche transaktionerne med dine bøger for at se, om de er ens.
Ofte (og desværre for virksomhedsejere overalt), er de det ikke. Små uoverensstemmelser, som at glemme at registrere en transaktion eller blive ramt af bankservicegebyrer, ødelægger en god ting. For ikke at nævne, timing er alt. Du kan indtaste en transaktion i dine bøger, som ikke vises på dit kontoudtog før den næste måned (eller omvendt).
Hvis du tjekker dit kontoudtog i forhold til dit register, hjælper det dig med at fjerne uoverensstemmelser for nøjagtig registrering.
Afstemning af kontoudtog:Hvem bekymrer sig? IRS, investorer, långivere og virksomhedsejere bekymrer sig om nøjagtige og opdaterede bøger. At afstemme dit kontoudtog med dine bøger hjælper dig med at komme derhen. Gennem afstemning kan du få en fuldstændig og præcis forståelse af din virksomheds økonomiske helbred.
OK, OK, så afstemning af kontoudtog er ret vigtigt. Men hvad er målene med at forberede bankafstemning?
Afstemning af dit kontoudtog hjælper dig med at:
Foretag afstemning af kontoudtog regelmæssigt (f.eks. hver gang din bankkonto-cyklus slutter) for at opdage fejl, før de sneboldes.
Nervøs for afstemning af kontoudtogprocessen? Hvis du aldrig har afstemt et kontoudtog, kan det være skræmmende at gøre det for første gang. Men du kan tænke på det som en simpel matchningsproces.
For at afstemme kontoudtog skal du:
Afstemning af kontoudtog kræver, at du sporer din virksomheds transaktioner i organiserede regnskabsbøger. Du kan også gøre processen lettere ved at åbne en separat virksomhedsbankkonto.
Regnskabssoftware, der fjerner stresset ved afstemningSammenlign transaktionerne på dit kontoudtog med dine forretningsregistre for samme periode. Dit kontoudtog og dine forretningsoplysninger skal have det samme antal transaktioner. Og hver linjepost i dit udtog skal matche en linjepost i dine poster.
Men det er almindeligt, at saldoen på dit kontoudtog og dine bøger ikke stemmer overens (det er derfor, du gennemgår denne proces!).
Så hvis dit kontoudtog og dine forretningsoplysninger ikke stemmer overens, skal du ikke gå i panik. Identificer de linjeposter, der ikke stemmer overens. Disse kan skyldes:
Det kan være nødvendigt at foretage justeringer af dit kontoudtog, forretningsoplysninger eller begge dele. Du kan foretage "justeringer" ved at justere bilagsposter eller ved at oprette en separat bankafstemningsopgørelse.
Uanset hvad, skal du holde detaljerede optegnelser, der forklarer, hvorfor du afstemmer dit kontoudtog og bøger.
Du skal muligvis justere din kontoudtogsaldo for transaktioner, du har registreret i dine bøger, og som ikke afspejles på dit kontoudtog. Dette kan skyldes, at transaktioner finder sted for tæt på opgørelsesdatoen.
To typer transaktioner, der vises i dine bøger, men ikke dit kontoudtog, omfatter:
Indskud i transit er checks, som din virksomhed har modtaget og registreret i dine bøger, men de afspejles ikke på dit kontoudtog før den følgende måned.
Du har muligvis accepteret checks på udløbsdatoen for kontoudtoget og registreret dem i dine bøger. Men hvis du indsatte checks senere på dagen, ville transaktionen ikke fremgå af kontoudtoget. I stedet vil det fremgå af det næste kontoudtog.
Forøg kontoudtogets saldo med de samlede indskud i transit. På den måde afspejler kontoudtoget mængden af kontanter på din konto.
Udestående checks er checks, du har skrevet og registreret i dine bøger, men de afspejles ikke på dit kontoudtog før den følgende måned.
Hvis du skrev checks de seneste dage, før banken udstedte kontoudtoget, havde de muligvis ikke clearet banken. Men hvis du har registreret dem i dine bøger, vil dine optegnelser og kontoudtog ikke stemme overens.
Juster dit kontoudtog, så det afspejler de udestående checks. Træk de udestående checkbeløb fra kontoudtogets saldo.
Hvis dit kontoudtog indeholder elementer, du ikke har registreret i dine bøger, skal du justere dine poster.
Typer af transaktioner, der vises på dit kontoudtog, men ikke dine bøger, omfatter:
Bankservicegebyrer er gebyrer, som din bank opkræver, som muligvis fremgår af dit kontoudtog, men ikke i dine bøger.
Banken opkræver gebyrer for at behandle dine checkkontoaktiviteter. Du kan få gebyrer for:
Banken trækker gebyrer fra dit kontoudtog. Men du har ikke registreret bankgebyrerne i dit checkregister.
Du skal justere dine bøger, så de stemmer overens med kontoudtoget. Træk bankgebyrer fra dine bøger for at matche kontoudtogets saldo.
NSF-checks er checks, du skrev, som modtageren ikke kunne indløse, fordi din kontos midler er for lave. Du har muligvis registreret disse i dine forretningsregistre, men dit kontoudtog afspejler dem ikke, fordi checken vender tilbage til dig.
Din bank nedsætter din checkkonto med beløbet for NSF-checken (plus et gebyr). Fradraget fremgår af dit kontoudtog.
Juster dine bøger, så de matcher NSF-checken på kontoudtoget. Træk beløbet for NSF-checken og gebyrerne fra dine bøger.
Optjente renter er renter, der påløber din bankkontosaldo. Beløbet (generelt ubetydeligt, men nok til at smide dine bøger) vises på dit kontoudtog, men ikke i dine bøger.
Juster dine bøger, så de afspejler renterne på dit kontoudtog.
Fejl ved udeladelse ske, når en transaktion finder sted, men du glemmer at registrere den i dine bøger.
Hvis en autoriseret transaktion vises på dit kontoudtog (også ikke er svigagtigt), skal du justere dine bøger, så de matcher kontoudtoget. Men hvis du ser en mistænkelig debitering, som du ikke kan bekræfte, skal du straks kontakte din bank.
Når du har justeret dit kontoudtog og forretningsoplysninger, skal du sammenligne saldierne. På dette tidspunkt skal de to saldi være det samme beløb.
Hvis beløbene er forskellige, skal du gennemgå hver post for at finde uoverensstemmelsen. Markér hver bekræftet post, mens du går. Dobbelttjek hver justering for at sikre, at du dokumenterer hver transaktion i begge poster. Din bank kan hjælpe dig med at finde og rette fejl, hvis du har brug for yderligere hjælp.
Når saldierne matcher, bør de afspejle et nøjagtigt, aktuelt billede af din bankkontosaldo. Og voila! Du har elimineret overraskelser på grund af uoverensstemmende poster.
Denne artikel blev opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 18. februar 2015.