Hvis dit arkivskab er sprængt i sømmene, er du ikke alene. Som ejer af en lille virksomhed har du en masse papirarbejde at holde styr på – alt fra virksomhedslicenser, medarbejderregistre, kvitteringer for firmafrokost – listen fortsætter.

Nogle af de mere udfordrende poster at administrere er din virksomheds skattedokumenter og alt det understøttende papirarbejde, der følger med dem.

Navigering af skattedokumentkrav er notorisk kompliceret og er ofte ukendt område for en lille virksomhed.

Som standard ender mange virksomhedsejere med at gemme hver sidste kvittering unødigt i årevis. Eller endnu værre, de bliver overvældet og smider vigtig information væk.

Korrekt opbevaring af dine skattedokumenter kommer ned til disse fire nøgler til succes

1. Vid, hvor længe du skal opbevare dine skattedokumenter
2. Forstå, hvilke dokumenter der skal opbevares
3. Forstå, hvilke dokumenter der er sikre at makulere
4. Læg en plan for at holde det hele organiseret

Hvor længe skal en lille virksomhed holde på skattedokumenter?

IRS kan revidere dit afkast i op til syv år efter du har indgivet, hvis de har mistanke om, at skatteansøgninger er foretaget unøjagtigt, eller hvis du krævede fradrag for en dårlig gæld. Forældelsesfristen – det tidsrum, du har til at ændre din selvangivelse – udløber tre år efter, at selvangivelsen er indgivet. Så hæng på dine selvangivelser og alle understøttende dokumenter i mindst syv år, hvis ikke længere.

For den fulde opdeling af føderale skattedokumentationskrav baseret på dine unikke forretningsbehov, gå til IRS-webstedet og læs deres side om, hvor længe du skal opbevare skatteregistre.

Så, hvilke skattedokumenter og virksomhedsregistre skal forblive, og hvilke kan gå?

Skattereglerne vedrørende finansielle poster ser ud til at ændre sig hvert år. Guiden nedenfor hjælper dig med bedre at forstå de seneste krav og nedbryde, hvilke dokumenter du skal opbevare, hvilke du kan makulere, og hvilke der hører til under lås og slå.

Gem papirkopier af disse seks skattedokumenter

Følgende dokumenter er dem, du gerne vil holde styr på – udskriv, arkiver og gem disse seks skattedokumenter hvert år.

1. Formular 1040
   Små virksomheder bør opbevare 1040-formularer og al anden understøttende dokumentation i mindst tre år.
2. Tidsplan K-1
   Små virksomheder, der melder sig som et S-Corp eller Partnerskab, skal holde fast i skemaet K-1-dokumentation i mindst seks år for at vise bevis for partnerskabsandele.
3. Medarbejderregistrering
   Gem dine medarbejderregistre, lønrapporter og anden lignende medarbejderdokumentation i minimum syv år for at være sikker.
4. Partnerskabsaftaler
   Det er afgørende at bibeholde alle partnerskabs- eller LLC-partnerskabsaftaler og eventuelle ændringer til disse aftaler på papir i hele partnerskabets levetid.
5. S-Corp acceptbreve og formular 2552
   Bevar en kopi af både breve og formularer på ubestemt tid.
6. Påkrævede licenser
   Vedligehold papirkopier af alle statslige og lokale licenser, der kræves for, at du kan drive din virksomhed.

Tre typer skattedokumenter til elektronisk opbevaring

Ikke enhver virksomhedsrekord kræver, at du opretholder et fysisk papirspor. Hvis du er ligesom mange virksomheder og foretrækker at vedligeholde dine optegnelser og dokumentation elektronisk, kan du opbevare disse dokumenter på en server eller i skyen.

1. Transaktionsopgørelser
   Bank- eller kreditkortudtog eller andre lignende transaktionsopgørelser er din backup-dokumentation for de fleste, hvis ikke alle, dine gældsforpligtelser. Papir- eller elektroniske transaktionsopgørelser skal arkiveres og opbevares i mindst tre år efter indgivelsen af ​​transaktionens skattesæson.
2. Juridiske aftaler
   Kontrakter eller juridisk bindende dokumenter bør opbevares så længe kontakten varer, og i årevis efter i tilfælde af, at disse dokumenter skal gennemgås igen.
3. Federale og statslige skatteansøgninger
   Opbevar dine elektroniske optegnelser i mindst tre år – mere, hvis din virksomhed ejer ejendom, har ansatte eller har unøjagtige arkiveringer fra fortiden.

Hvis du beslutter dig for at opbevare disse dokumenter elektronisk, er det afgørende for din virksomheds sikkerhed, at du beskytter dine oplysninger med pålidelig, dokumenteret datasikkerhed. Et nyligt SCORE-webinar, "What Small Business Need to Know About Cybersecurity", berører sikkerhedskopiering og gendannelse af følsomme dokumenter.

Uanset hvilken elektronisk eller cloud-baseret lagringsmulighed, du vælger, er det værd at bruge tid på at undersøge platformens datasikkerhed og deres proces til at beskytte din virksomhed, samt gendanne dine data, hvis der skulle være et sikkerhedsbrud. Tjek denne liste over udbydere af cloud-lagring til virksomheder for at hjælpe dig med at bestemme den sikreste måde for din virksomhed at opbevare følsomme oplysninger elektronisk på og holde orden på dine skattedokumenter og andre forretningsoplysninger.

Dokumenter, du kan makulere

Der er flere typer virksomhedsregistre, som ikke skal opbevares fysisk eller elektronisk. Faktisk er nogle optegnelser, der indeholder personlige oplysninger, mange gange bedre makuleret end ikke. Dette udelukker enhver skattedokumentation, juridiske dokumenter og de fleste af de optegnelser, der er angivet ovenfor.

Tjek altid med din finansielle rådgiver og revisor, før du begynder at makulere, hvad der kan være vigtig dokumentation for din virksomhed at vedligeholde. De fleste virksomheder kan dog typisk makulere ikke-essentiel dokumentation, der viser personlige oplysninger.

Hvis du stadig ikke er sikker på, om du skal beholde disse forretningsregistre eller gemme dem væk, selv efter begrænsningsperioden er udløbet, er det aldrig en dårlig mulighed at hænge på dem i et stykke tid længere. Og digitalisering af dine optegnelser vil gøre det endnu nemmere at opbevare tidligere dokumenter, hvilket fjerner stresset fra dit arkivskab.

Opret et system, og hold dine virksomhedsregistre organiseret for altid

Nu hvor du har organiseret din virksomheds økonomiske optegnelser og ved, hvilke dokumenter der skal gemmes som fysiske kopier, hvilke der kan gemmes elektronisk, og hvilke der kan makuleres, er næste skridt at komme med et system til arkivering og opbevaring dokumentation.

En af de nemmeste måder at få styr på dine virksomhedsregistre er ved hjælp af en SCORE mentor. En mentor vil lede dig til de bedste ressourcer til at administrere dine optegnelser og hjælpe dig med at oprette et system til at holde orden på dine skattedokumenter og andre forretningsoptegnelser. Kontakt en SCORE-mentor i dag.