I kølvandet på en medarbejders død går arbejdspladsen i stå. Uanset om dødsfaldet var forventet eller uventet, har teammedlemmer stadig brug for tid til at behandle, klare og sørge. Som Cigna forklarer:
"Vores kollegaer kan være venner og endda 'udvidet familie'. De er ofte til stede ved vigtige livsbegivenheder og kan være tætte på vores familier. Når vi mister en kollega, kan vi blive påvirket på betydelige og nogle gange uventede måder."
Udfordringen som leder bliver:hvordan kan du holde virksomheden i gang, når dine teammedlemmer stadig er i chok, sørger og håndterer de udfordringer, der opstår under den proces? Dette spørgsmål er ikke let at besvare, men følgende bedste praksis kan give en vis vejledning i en trist og udfordrende tid.
Det første du skal gøre, når du får at vide, at en medarbejder er gået bort, er at fortælle dine medarbejdere det. Afhængigt af størrelsen af din virksomhed, kan det være en god idé at holde et møde med alle hænder, dette er sandsynligvis bedst for en lille virksomhed, eller afholde møder for forskellige afdelinger for større organisationer.
Dette møde giver dit afdøde teammedlem den respekt, de fortjener, og giver dig mulighed for at komme med en formel udtalelse. Det sidste, du ønsker, er, at nyheden om deres bortgang rejser rundt på kontoret som sladder.
Forud for mødet er det klogt at forberede sig på den støtte, dine medarbejdere får brug for, som at sørge for at sorgrådgivere er til stede. Du bør også beskrive de skridt, som medarbejderne kan tage for at hjælpe familien. Vigtigst af alt, indrøm, hvis du ikke har disse oplysninger, og send dem, når du har.
Hvis dit teammedlem var særligt tæt på en eller to kolleger, vil du måske trække disse arbejdsvenner til side før teammødet og fortælle dem privat. De er måske ikke i stand til at håndtere et stort teammøde og bliver nødt til at tage hjem for dagen for at sidde privat med deres sorg.
Nogle få af dine medarbejdere vil måske hjælpe den sørgende familie og støtte dem i denne tid. Der er dog stadig retningslinjer for afvejning af faglighed på arbejdspladsen. Derudover ønsker du ikke at blive en byrde for familien eller gå imod din medarbejders ønsker.
Det kan fx være uhensigtsmæssigt at diskutere detaljer omkring begravelsen, hvis familien ønsker en lille, privat affære. Derudover ønsker nogle familier ikke at modtage blomster og kan blive overvældet, hvis flere medarbejdere sender buketter og gaver.
Som leder i denne hårde tid, søg efter måder at give erindring og støtte familien baseret på deres ønsker. Dette starter med et telefonopkald til familien for at spørge om, hvordan de er villige til at acceptere støtte. Det kan være i form af donationer til støtte for en yndlingsvelgørenhed eller nonprofitorganisation, som medarbejderen brændte for. Det kan også være i form af et kort, som teammedlemmer kan underskrive.
Målet er at finde en måde, hvorpå dit team kan ære deres kollegaer uden at belaste familien.
Hvis dødsfaldet er uventet eller kommer med vanskelige detaljer, såsom selvmord eller bilulykke, skal du arbejde sammen med dit personaleteam for at bestemme, hvor meget information der skal deles.
"I meget vanskelige situationer som selvmord, mord eller død på arbejdspladsen er chok, vantro, frygt og forvirring almindelige," rådgiver en ressource fra Stanford-fakultetet. De fortsætter:"Åben diskussion kan hjælpe med at afklare fakta, fjerne rygter og lette sorgprocessen."
Rygter rejser hurtigere end fakta, og dine medarbejdere kan antage det værste, hvis du ikke giver oplysninger. Du skal dog stadig beskytte privatlivet for dit mistede teammedlem og deres familie.
Holdet hos Stanford forklarede også, at sorg vil påvirke arbejdspladsen i nogen tid:"Hvis sorgen påvirker mange medarbejdere, kan det tage noget tid, før tingene vender tilbage til normal drift. Det kan være umuligt for nogle medarbejdere at arbejde på deres normale produktivitetsniveau, i det mindste midlertidigt.”
Hvad mere er, er det afgørende, at du anerkender de teammedlemmer, der rykker op og tilbyder støtte, til deres sørgende medarbejdere og til projekter, der kan have brug for ekstra hjælp i denne tid. Alle sørger på deres egen måde, og det kan være en måde for nogle medarbejdere at styre deres følelser på på arbejdspladsen.
På trods af din sorg skal din virksomhed fortsætte fremad. Udpeg nogen til at overtage den mistede medarbejders klienter eller leverandørforhold og udvikle en erklæring for at underrette dem om ændringen. Derudover skal din virksomhed stadig udfylde opsigelsespapirer for formelt at afslutte forholdet med teammedlemmet. Dette vil også sikre, at de får de fordele, de skylder dem .
Brug denne tid på at udvikle en tidslinje til at udfylde deres stilling. Selvom du snart vil besætte den ledige stilling, så dit team kan genoptage normal drift, ønsker du ikke at overvælde eksisterende medarbejdere ved at bringe kandidater ind inden for et par dage. Derudover ønsker du måske ikke at ansætte et nyt teammedlem, mens dit personale sørger, og lægger den følelsesmæssige byrde på dem, så det er vigtigt at arbejde med dit HR-team for at finde denne balance.
Mens du er bekymret for dine medarbejdere, så glem ikke at tage dig tid til selv at behandle følelser. Du mistede også et teammedlem og sandsynligvis en ven. Virksomhedens sorgrådgivere er der også for at hjælpe dig.