Hvis dine tællere er fyldt med kontoudtog og regninger, og dine personlige økonomiske optegnelser er en kilde til frustration, kan det være på tide at rydde op i papirer og give dit papirarbejde en skrubbe.

Et hvilket som helst tidspunkt er et passende tidspunkt til at organisere dine økonomiske optegnelser og etablere en plan for håndtering af lavinen af ​​kontoudtog, politikmeddelelser, fuldmagter til investeringsforeninger og salgskvitteringer, der skaber fysisk og psykisk støj i dit hjem.

Ja, rod skaber stress.

Barbara Reich, en professionel arrangør i New York City og forfatter til "Secrets of an Organized Mom", sagde, at papirrod ikke kun skaber angst, men også fører til spild.

"Der er ikke noget bedre end at se et klart skrivebord," sagde hun. "Du bruger mindre tid på at lede efter ting, og du sparer penge, fordi du ikke køber produkter eller tjenester, som du allerede har."

Ved at få deres økonomiske papirarbejde under kontrol, sagde Reich, har forbrugerne flere timer i døgnet til at gøre det, de elsker (træning, binge-tv) og er langt mere tilbøjelige til at betale regninger til tiden, hvilket slår et fatalt slag for hjertet af undgåelige forsinkelsesgebyrer.

Derudover modvirker den den såkaldte sneboldeffekt. "Hvis du ikke betaler din regning til tiden, bliver de ved med at sende den til dig, så nu har du fire i stedet for én regning, og så tager det mere tid at afgøre, om du har betalt den eller ej," sagde Reich.

Bliv grøn

Måske er det nemmeste sted at begynde din rydningskampagne, at anmode om, at alle former for kommunikation fra finansielle servicevirksomheder (banker, mæglerselskaber, pensionsadministratorer osv.) og kreditorer sendes via e-mail.

De fleste i disse dage gør det nemt at gå digitalt, hvilket ikke kun minimerer mængden af ​​sneglepost, du skal gennemskue, men polariskapperne er også solide.

Bed din arbejdsgiver om direkte at indbetale dine lønsedler, annullere alle konti, du ikke længere bruger, og konsolidere kreditkortkonti og bankkonti, hvor det er muligt, sagde Reich.

Mens du er ved at rydde op i papirarbejdet, kan du også overveje at sætte en stopper for sælgerkataloger og anden uønsket post, som du ikke længere ønsker at modtage. Catalog Choice, en nonprofit-gruppe dedikeret til at fjerne uønsket post, tilbyder en gratis service til at gøre netop dette, ligesom Direct Marketing Association, som tilbyder sit eget online register.)

Reich anbefaler yderligere at sætte din regning på autopilot.

De fleste kreditorer, herunder forsyningsselskaber, billånsselskaber, forsikringsselskaber, sundhedsklubber og realkreditselskaber, tillader automatiske betalinger direkte fra din checkkonto. Og de opbevarer ofte optegnelser over dine kontotransaktioner i flere år, hvilket sparer dig for besværet med at skulle gemme dem. Tilføjet frynsegode:At blive digital hjælper med at holde dine økonomiske optegnelser sikre mod brand, oversvømmelse og tab på grund af forkert arkivering.

1, 2, 3 arkiveringssystem

Uanset hvor engageret du er i at blive grøn, vil du uden tvivl stadig have papirpost at kæmpe med – og masser af det.

For at styre tilstrømningen skal du triage.

Reich sagde, at alt, der kan håndteres på tre minutter eller mindre, skal håndteres med det samme.

"Jeg fortæller folk, at de skal huske det kreditkort, de bruger mest, fordi du ret hurtigt kan tage dig af mindre regninger, hvis du kender dit nummer på hånden," sagde hun.

Alt andet, der kræver handling - arkivering, betaling eller opfølgning - bliver smidt ind i en indbakke på et centralt sted. (Det er midlertidigt. Slap af.)

Det giver dit papirarbejde et sted at ringe hjem, så du ikke skal bruge tid på senere at samle regninger fra dit hjemmekontors skrivebord, bordplader og natbord.

Opret en separat mappe i din indbakke for ting, der skal behandles pronto, og en anden for elementer, der skal arkiveres.

Udpeg derefter en aften i ugen til at arbejde dig til bunden af ​​bunken, sagde Reich og bemærkede, at du aldrig bør gemme papirjournaler som en påmindelse om at følge op med et telefonopkald. Betal det, smid det og sæt enhver opfølgende handling, der måtte være nødvendig, på din huskeliste.

Hvis du foretrækker at skære rod i mindre doser hver dag, virker det også, sagde Lianne Hofer, en professionel organisator og grundlægger af The Clutter Consultant i Charlotte, North Carolina.

"Nogle mennesker kan lide at adressere deres indgående post med det samme, og andre lader det samle sig i et par dage, indtil de kommer rundt til det," sagde hun. "Tricket er at finde dit søde sted, for hvis du lader det samle sig for længe, ​​føles det overvældende, og du vil undgå det."

Som med din indbakke skal det filsystem, du bruger, være organiseret og bæredygtigt.

Strategierne er forskellige, men Hofer foretrækker farvekodede hængemapper mærket af hver enkelt konto.

Et bindemiddel med tre ringer gør tricket for mindre vigtige regninger, der kun skal opbevares i et år eller mindre, inklusive forbrugsregninger, månedlige realkreditudtog og kreditkortudtog.

Behold den eller smid den

Faktisk er en del af udfordringen med at håndtere tilstrømningen af ​​finansielle poster og ryddede papirer at vide, hvad der skal opbevares og hvor længe.

Consumer Reports foreslår et simpelt system:Gem én fil (tænk harmonika) for optegnelser, du vil opbevare i mindre end et år, såsom din pengeautomat, bankindskud og kreditkortkvitteringer, indtil du afstemmer dem med dine månedlige opgørelser. Derefter makulerer alt, hvad du ikke skal bruge til din selvangivelse. Forsikringspolicer og investeringserklæringer, foreslår det, bør opbevares, indtil de nye ankommer.

En anden fil bør indeholde papirer, du skal opbevare i lidt længere tid - et år eller mere. Det inkluderer lånedokumenter, indtil lånet er betalt tilbage, titlerne på dine biler, indtil du sælger dem, og alt papirarbejde, der viser den oprindelige købspris (omkostningsgrundlag) for aktier, obligationer eller investeringsforeninger, du ejer, indtil du sælger dem, så du kan beregne din skattepligtige gevinst (eller tab).

En tredje fil, foreslår Consumer Reports, bør være dedikeret til genstande, du skal opbevare i syv år, nemlig selvangivelser og understøttende dokumentation såsom kvitteringer. Internal Revenue Service kan opkræve ubetalte skat eller indlede en retssag i op til seks år, hvis du har underrapporteret din bruttoindkomst med mere end 25 procent.

Endelig foreslår Consumer Reports de vigtigste dokumenter, som er svære at erstatte og skal opbevares for evigt, adskilles og sikres.

Et brandsikkert pengeskab eller adgangskodebeskyttet elektronisk fil, bemærker det, kan være tilstrækkeligt til årlige bank- og investeringsudtog, ejendomsplanlægningsdokumenter, pensionsoplysninger, forsikringspolicer, lønsedler, skattedokumenter og din inventarliste over bankbokse.

Men et pengeskab, antyder det, er et bedre valg til fødsels- og dødsattester, socialsikringskort, pas, livsforsikringsdokumenter, lånedokumenter, ægteskabs- og skilsmissedekreter, militærudskrivningsoplysninger, køretøjstitler og en opgørelse over dit hjems indbo (hvis du nogensinde skulle få brug for et forsikringskrav).

E-mail finansielle poster bør behandles på samme måde, sagde Reich. I stedet for at gemme dem i din indbakke, foreslår hun, at du opretter digitale mapper til alle dine finansielle konti og trækker dem ind i de relevante mapper, så snart du har læst dem.

For at holde dine kontoudtog og finansielle poster let tilgængelige, sagde hun, bør du overveje at gemme dem som PDF-filer på din computer.

Det tager lidt tid at transformere dit registreringssystem, men belønningen er prisen værd.

"Vi spilder så meget tid og energi og bliver så utrolig frustrerede, når vi ikke kan lægge hænderne på ting, når vi har brug for dem," sagde Hofer. "Forestil dig, hvor meget roligere og mere produktiv du kan være, når du har et organiseret system, og hvor meget mere fritid du vil have i din dag."