At sælge produkter eller tjenester til kunder er dit hovedmål. Nogle gange, i stedet for at indsamle penge med det samme i bytte for dit tilbud, sender du kunden en faktura. Hvad er en faktura?

Hvad er en faktura?

En faktura er en regning, der sendes til en kunde, efter at vedkommende allerede har modtaget et produkt eller en tjenesteydelse. Hvis en kunde køber noget uden at betale med det samme, sender du en faktura. En faktura sendt til en kunde er kendt som en salgsfaktura.

Du modtager muligvis også fakturaer fra dine leverandører. Disse er kendt som købsfakturaer, fordi du har foretaget købet og skylder leverandøren.

Fakturaer kan distribueres elektronisk eller via post. De fleste virksomheder sender fakturaer via e-mail.

Der er forskellige tidspunkter, hvor du kan fakturere en kunde. Du kan give en faktura med et leveret produkt eller et bestemt antal dage efter et salg.

Før du fakturerer en kunde, kan du sende dem et estimat, der beskriver det job, du skal udføre, eller de produkter, du vil levere (hvilket er grunden til, at du også skal vide, hvad du skal sige, når du sender et overslag).

Hvad er formålet med en faktura?

Fakturaer fungerer som optegnelser for din virksomhed. Formålet med en faktura er at forblive organiseret og vidende om, hvilke kunder der skylder dig. Og du ved, hvornår betalingerne er forsinket.

En faktura er også en registrering for den person, der modtager dem (der er dog en markant forskel mellem faktura og kvittering). Opret en faktura, der fungerer som en kvittering, og fortæller en kunde, hvilket beløb de skylder din virksomhed, og hvornår det forfalder.

Hvis du bruger periodisering, skal du registrere fakturabeløbet som tilgodehavende i dine bøger. Kunden skylder dig pengene for varen eller tjenesten. Fakturaer hjælper dig med at sikre, at dine regnskabsbøger er nøjagtige.

Hvad bruges fakturaer til? Når det kommer til stykket, er en faktura det, der fører til en betaling fra en kunde. Uden en faktura, og uden en faktura udført korrekt, vil du have et langsomt cash flow. For at få kontanter fra kunder skal du minde dem om, at de skylder dig penge med en faktura.

Hvis du bliver revideret af IRS, skal du have økonomiske optegnelser, herunder fakturaer. Opbevar kopier af dine fakturaer (enten elektroniske eller papirer) på et sikkert sted for nøjagtig fakturasporing.

Sådan opretter du en faktura

En faktura er en vigtig registrering, så du skal vide, hvordan du fakturerer kunder. Før du sender en faktura, skal du sikre dig, at den er korrekt. Hvis der er unøjagtigheder, kan det bremse processen med at indsamle penge.

Du kan bruge regnskabssoftware til at oprette og sende fakturaer. Eller du kan oprette fakturaskabeloner fra bunden. Uanset om du automatiserer fakturaprocessen eller ej, skal du forstå de forskellige dele af en faktura.

Dele af en faktura

Hvad indeholder en faktura? Mærk tydeligt en faktura, så en kunde ved, hvad det er. Alle fakturaer skal indeholde de samme grundlæggende oplysninger:

• Fakturadato: Dette viser kunden den dato, hvor fakturaen blev oprettet.
• Kundeoplysninger: Angiv tydeligt kundens navn, virksomhed (hvis relevant), adresse og telefonnummer på fakturaen.
• Sælgeroplysninger: Inkluder din virksomheds navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer. På den måde kan en kunde kontakte dig, hvis de har spørgsmål.
• Købte varer og/eller tjenester: Angiv de nøjagtige produkter eller tjenester, mængder og priser, som fakturaen er for. En god beskrivelse vil afhjælpe potentiel forvirring.
• Samlet skyldigt beløb: Efter at have sammenlagt det samlede beløb og moms (hvis relevant), skal du inkludere det samlede beløb, som kunden skylder dig. Hvis de har betalt en del af det samlede beløb på købstidspunktet, skal du sørge for at gøre rede for det.
• Betalingsbetingelser: Du skal inkludere fakturabetalingsbetingelser, der angiver, hvornår betalingen forfalder. Angiv også de betalingsmetoder, du accepterer. Skriv, hvor kunden kan stille checks ud til. Hvis du tilbyder rabatter for tidlige betalinger, skal du skrive det på fakturaen.
• Fakturanummer: Når du opretter en faktura, skal du sørge for at nummerere den. Og noter fakturanummeret i dine virksomhedsregistre. Et fakturanummer giver dig mulighed for nemt at slå fakturaen op i fremtiden. Lad os sige, at en kunde ringer med spørgsmål om deres faktura. De kan give dig fakturanummeret, så du kan finde dem i dit system.

Du skal muligvis sende efterfølgende rykkere, hvis kunden ikke vil betale dig. Fortsæt med at kontakte kunden (høfligt), hvis de ikke har betalt efter forfaldsdatoen. Hvis en kunde mister sin faktura, skal du sende dem en anden.

Eksempel på faktura

Her er et eksempel på en faktura:

Har du brug for hjælp til at oprette fakturaer? Patriots online regnskab for små virksomheder lader dig oprette fakturaer med dit virksomhedslogo og e-maile dem til dine kunder. Softwaren fører optegnelser og genererer rapporter, så du nemt kan administrere dine fakturaer. Prøv det gratis i dag!