Efter at have besluttet at strømline dine forretningsprocesser med regnskabssoftware, tænker du måske:Hvad nu? Du skal vide, hvordan du bruger regnskabssoftware for at få alle de store fordele ud af det.
Det første trin i at bruge regnskabssoftware er at vælge hvilken du ønsker. Selvom ikke al regnskabssoftware er ens, er der grundlæggende funktioner, du skal forstå. Læs videre for at lære, hvordan du bruger regnskabssoftware.
Først og fremmest – du skal vælge en software, der matcher din virksomheds behov. Bestem de funktioner, tilgængelighed og brugervenlighed, du ønsker, at din software skal have.
Her er nogle af de grundlæggende funktioner i regnskabssoftware:
Sporing af udgifter og indtægter, behandling af fakturaer og adgang til IRS-skatteformularer er alle nødvendige funktioner i regnskabssoftware. Hvorfor er disse vigtige, hvad gør de, og hvordan bruger du dem?
En af hovedårsagerne til, at virksomheder bruger regnskabssoftware, er at forblive organiseret og få adgang til økonomiske optegnelser. Tag et kig på, hvordan du bruger de forskellige funktioner i regnskabssoftware.
Regnskabssoftware er et fantastisk værktøj til at gemme fakturaoplysninger. Du kan oprette og distribuere fakturaer til kunder, der skylder dig penge. Og du kan indtaste leverandørfakturaer, når du skylder penge.
For at oprette en faktura skal du indtaste oplysninger som kundens navn, fakturanummer og dato, forfaldsdato, leveret produkt eller service, mængde, pris og konto. Du kan udskrive og sende fakturaen eller e-maile den til din kunde. Fakturaerne fungerer som optegnelser for de penge, du skylder dig.
Når du modtager en faktura, skal du indtaste den i softwaren. Dette giver dig en oversigt over, hvem du skylder penge, og gør det nemmere at betale fakturaen.
Typisk vil du indtaste oplysninger som leverandørens navn, fakturanummer og dato, forfaldsdato, konto, beløb og beskrivelse.
Din regnskabssoftware lader dig spore udgifter og indtægter. Når du foretager eller modtager betalinger, vil din regnskabssoftware vise dig den nye saldo på, hvor meget du skylder, og hvor meget du skylder.
For at have nøjagtige økonomiske optegnelser skal du kende de udgifter, du skylder, og den indkomst, du skylder dig. Hvis du bruger periodisering, bør din software have letanvendelige debitor- og kreditorsporing.
Ved at bruge dine leverandørfakturaer kan du spore, hvor meget du har i udgifter. Når du har en liste over forskellige leverandører, du skylder penge til, kan du se ubetalte fakturarapporter for at måle dine forretningsudgifter.
Du kan spore, hvor meget du har i indtægt ved antallet af ubetalte kundefakturaer. Efter at have oprettet og sendt fakturaer til kunder, vil du være i stand til at få en bedre idé om, hvor meget din virksomhed har tjent.
Regnskabssoftware giver dig mulighed for nemt at foretage betalinger. Fordi dine fakturaer er gemt i din software, ved du, hvor meget du skylder hver leverandør. Dette forenkler betalingsprocessen.
Vælg den leverandør, du vil betale, datoen, beløbet for betalingen og kontoen. Udskriv derefter en check. Dette automatiserer processen for dig, så du ikke behøver at foretage håndskriftskontrol. Og du ved præcis, hvor meget du skylder uden at skulle referere til papirfakturaer eller noter.
Brug af regnskabssoftware giver dig øjeblikkelig adgang til dine økonomiske rapporter. Du kan se din resultatopgørelse (overskud og tab) og balance i din software. Du skal blot vælge datoen for den periode, du vil se.
Så længe din software sporer din virksomheds indtægter og udgifter, genererer den rapporten for dig. Du behøver ikke selv at udtale dig.
Lagring af regnskaber i din software forhindrer tabte optegnelser. Papirfiler kan nemt blive beskadiget eller gå tabt, hvilket efterlader dig forvrængning. Med online regnskabssoftware er dine oplysninger sikre. Hvis din virksomhed er revideret, har du hurtig adgang til dine optegnelser.
En anden nyttig regnskabssoftwareopgave er evnen til at oprette og udskrive formularer 1099 og 1096.
Som ejer af en lille virksomhed kan du muligvis hyre uafhængige entreprenører fra tid til anden. Når du gør det, skal du indsende formular 1099-MISC, Diverse indkomst og formular 1096, årlig oversigt og overførsel af amerikansk informationsretur.
Lad os sige, at du hyrede en uafhængig entreprenør, som du betalte $1.250. For at oprette formular 1099 skal du indtaste dit navn, adresse og føderale identifikationsnummer i softwaren. Indtast derefter modtagerens navn, adresse og identifikationsnummer. Du vil markere det beløb, du har betalt ($1.250).
Når du har udfyldt oplysningerne og oprettet formular 1099 og formular 1096, vil du udskrive og sende dem til de relevante parter.
Hvis du ikke har adgang til IRS skatteformularer i dit regnskabssoftware, skal du bestille dem fra IRS og vente på, at det sender formularerne til din virksomhed.
For at registrere fakturaer skal du indtaste leverandørfakturaoplysninger og oprette kundefakturaer i din software.
Brug dine fakturalister til sporing af udgifter og indtægter. Og noter, hvornår du modtager en betaling, samt hvornår du foretager en betaling.
Du kan foretage betalinger og udskrive checks fra softwaren.
For at se regnskaber skal du indtaste den periode, du ønsker at se, og køre rapporten i systemet.
Opret og udskriv formularer 1099 og 1096 i din software ved at indtaste din virksomheds og modtagerens oplysninger.
Se efter et softwaresystem med en lille indlæringskurve. Generelt burde det ikke være svært at bruge regnskabssoftware. Det bør forenkle processen for din virksomhed, ikke koste dig mere tid.
Hvis du vil have adgang til dit system hvor som helst og når som helst, har du brug for cloud-regnskabssoftware frem for desktop-software. Med skyen kan du få adgang til din konto, så længe du har en internetforbindelse.
Når du vælger regnskabssoftware, skal du sørge for, at den har de funktioner, der passer til din virksomheds behov. Foretag nogle undersøgelser, udnyt gratis prøveversioner, og land på en software, der er nem at bruge, billig og tidsbesparende.
Klar til at give regnskabssoftware en chance? Patriots online regnskab er simpelt nok for ikke-revisorer og kraftfuldt nok for revisorer. Håndter nemt dit regnskabsmæssige ansvar i softwaren. Få din gratis prøveperiode i dag!