Hvis du finder dig selv at smide kvitteringer til venstre og højre, kan du tænke igen. Som ejer af en lille virksomhed er det vigtigt at opbevare kvitteringer for dine økonomiske optegnelser. Og ikke at kunne finde en kvittering kan være problematisk for din virksomhed. Du skal vide, hvor længe du skal opbevare virksomhedskvitteringer for at undgå komplikationer med dine regnskabsbøger i fremtiden.
Når en transaktion finder sted, giver eller tager du enten en kvittering. Typisk viser kvitteringer købsdato, vare(r) og pris for hver vare.
Du giver kunderne kvitteringer, efter de har købt noget i din virksomhed. Ligeledes modtager du en kvittering, når du køber varer til din virksomhed.
Kvitteringer spiller en vigtig rolle i din virksomhed. De giver kunderne bevis for køb og ejerskab af varen. Og kvitteringsoplysninger kan hjælpe med at løse kundeproblemer (f.eks. ombytning eller returnering).
Du kan også bruge forretningskvitteringer til skattemæssige formål. Kvitteringer styrker din transaktionshistorik i dine regnskabsbøger. Og kvitteringer understøtter de oplysninger, du angiver på din selvangivelse for små virksomheder.
Hvor længe skal du opbevare forretningskvitteringer? Når det kommer til at opbevare kvitteringer, er det bedre at være sikker end undskyld. Opbevaring af kvitteringer i længere perioder kan gavne din virksomhed.
Den generelle tommelfingerregel er at opbevare forretningskvitteringer, så længe IRS kan revidere dine optegnelser. Normalt reviderer IRS tre års optegnelser. Gem dine virksomhedskvitteringer i mindst tre år, hvis du skal fremvise bevis for køb eller salg.
I nogle tilfælde kan regeringen se længere tilbage i dine registre. IRS kan revidere seks års finansielle oplysninger for virksomheder, der er mistænkt for svig eller underbetaling af skat.
Nogle andre tilfælde, der kan kræve, at du holder på kvitteringer i en længere periode, omfatter:
Hvis du er usikker på, hvor længe du skal opbevare en kvittering, skal du kontakte en revisor for at få flere oplysninger.
Du undrer dig måske, Behøver jeg at gemme alle forretningskvitteringer ? Ifølge IRS behøver du ikke at gemme hver virksomhedskvittering.
Du behøver ikke gemme en kvittering, hvis et af følgende gælder:
For forretningsudgifter mindre end $75, skal du stadig indberette udgiftsoplysninger til IRS. Angiv udgiftsbeløb, dato, placering og formål med udgiften.
Som virksomhedsejer er det nemt at komme bagud med at spore og organisere papirarbejde. Du skal dog gemme forretningskvitteringer for at holde dine regnskabsbøger opdaterede og konsekvente.
Selvom det kan virke kedeligt, kan det gavne din lille virksomhed at opbevare forretningskvitteringer. Virksomhedskvitteringer kan:
Kvitteringer kan hjælpe dig med at forberede en revision. Selvom der er forskellige typer revision, omfatter mange revisioner en tredjepartsrevisor, der gennemgår dine finansielle oplysninger (f.eks. ekstern revision).
Under revisionen kontrollerer revisor for uoverensstemmelser på din selvangivelse for små virksomheder. Uden kvitteringer er det svært at vise revisoren, at dine oplysninger er korrekte. I tilfælde af en revision skal du føre optegnelser, der sikkerhedskopierer dine selvangivelsesoplysninger.
Virksomhedskvitteringer kan også hjælpe med at holde dine bøger nøjagtige. Jo færre kvitteringer du opbevarer, desto større er sandsynligheden for, at dine regnskabsbøger er slået fra. For at holde dine bøger korrekte skal du registrere kvitteringer regelmæssigt. Tilføj kvitteringsoplysninger i dine bøger så hurtigt som muligt for at få et nøjagtigt økonomisk øjebliksbillede af din virksomhed.
Der er et par måder at opbevare dine virksomhedskvitteringer på til opbevaring. Du kan organisere forretningskvitteringer ved hjælp af arkivskabe og mapper. Eller du kan vælge at bruge et digitalt system eller kvitteringsscanner til at gemme kvitteringer.
Hvis du opbevarer papirkvitteringer, kan du overveje at kategorisere dem efter type (f.eks. rejseudgifter) og kronologisk rækkefølge for nem adgang. Brug mapper, skabe og etiketter til at skære ned på kvitteringsrod.
Ingen love kræver, at du opbevarer forretningskvitteringer i papirform. Overvej at bruge en digital metode i stedet for at opbevare papirkvitteringer. Du kan investere i en kvitteringsscanner til at overføre kvitteringer fra papir til andre enheder, såsom en computer eller smartphone. Du kan også tage billeder af dine kvitteringer og gemme dem på dine enheder.
Uanset hvordan du opbevarer forretningskvitteringer, skal du være konsekvent med din metode. På den måde knokler du ikke for at finde en kvittering, når du har brug for den.
Har du brug for hjælp til at organisere dine små virksomhedstransaktioner? Patriots online regnskabssoftware er nem at bruge til at spore indtægter og udgifter. Og vi tilbyder gratis, amerikansk-baseret support. Hvad venter du på? Kom i gang med din selvguidede demo i dag!
Denne artikel er blevet opdateret fra den oprindelige udgivelsesdato den 9. december 2016.