Slutningen af året er en travl tid for virksomhederne. Hvis du er som de fleste virksomhedsejere, jonglerer du sandsynligvis med regnskabsprocedurer ved udgangen af året ud over mere trafik og salgs- og lønopgaver.
I stedet for at forvride (eller glemme) for at få dine årsafslutningsprocesser færdige, kan du bruge en tjekliste for regnskabsafslutningen for at organisere den måde, du afslutter året på.
Inden klokken slår midnat den 31. december, er du nødt til at afvikle flere regnskabsopgaver. Dine regnskabsbøger skal være organiserede, opdaterede og klar til overgangen til et nyt år.
Sørg for, at du tjekker disse otte procedurer ud af din tjekliste for regnskabsafslutning ved årsafslutning, inden året officielt slutter.
Dit regnskab er en livline for din lille virksomhed. De giver dig et indblik i, hvor din virksomhed står økonomisk. Og udsagn giver dig mulighed for at se tidligere og nuværende finanser, så du kan forudsige din virksomheds økonomiske fremtid og planlægge det nye år.
Regnskaber hjælper dig med at forstå din virksomheds økonomiske status og gør (forhåbentlig) skattesæsonen mindre af en byrde for din virksomhed. Du kan få adgang til dine finansielle poster i dine regnskabsbøger.
Brug dine regnskaber til at udarbejde og analysere årsopgørelser. Der er et par årsregnskaber, som du bør have ved hånden, herunder:
Din resultatopgørelse eller resultatopgørelse (P&L) opsummerer dine indtægter og udgifter. Din indkomstopgørelse viser alle de penge, du har fået og tabt i løbet af året.
Her er nogle ting, du kan se på din P&L-erklæring:
Du kan finde din virksomheds bundlinje ved at se på forskellen mellem indtjente og tabte penge på dit opgørelse. Sammenlign dette års resultatopgørelse med sidste år for at analysere forskellene i indtægter og udgifter fra år til år.
Din pengestrømsopgørelse viser din virksomheds indgående og udgående kontanter. Pengestrømsopgørelser registrerer kun de faktiske kontanter, du har, ikke kredit.
Cash flow kan være positivt, hvilket betyder, at din virksomhed har flere indgående penge end udgifter. Negativt cash flow opstår, når du bruger flere penge end det, du indbringer.
Din pengestrømsopgørelse kan vise dig, hvornår penge kommer ind eller går ud af din virksomhed. Du kan f.eks. se, hvilke måneder der har et højere cash flow, og de måneder hvor din virksomheds cash flow har det svært.
At spore dit pengestrømme gennem hele året og ved årets udgang kan også hjælpe dig med at skabe en likviditetsprognose og forudsige din fremtidige pengestrøm.
Din virksomhedsbalance viser dine aktiver, passiver og egenkapital og sporer din virksomheds økonomiske fremskridt.
Her er et øjebliksbillede af de forskellige aspekter af din balance:
Dine forpligtelser og egenkapital skal altid være det samme som dine aktiver.
Brug din balance ved årets udgang til at sikre, at din kontosaldo og alt er i orden til det nye år. Hvis du finder en uoverensstemmelse, skal du sørge for at finde regnskabsfejlen og rette den.
Hvis du vil afslutte dine bøger til årets udgang, så prøv at indsamle de penge, som kunderne skylder din virksomhed. Det betyder, at du skal lægge lidt benarbejde og forsøge at indsamle forfaldne fakturaer inden det nye år.
Nogle kunder har måske bare brug for et blidt skub med en simpel fakturapåmindelse. Andre kan have brug for nogle ekstra nudging. Så hvad gør du, hvis en kunde ikke betaler? Du kan:
Når du kontakter kunder om forfaldne fakturaer, skal du være professionel. Vær forstående, tålmodig og positiv, når du når ud til kunder, der betaler for sent.
Hvis det er svært at indsamle betalinger fra kunder, kan du overveje at tilbyde dem en betalingsplan. Kunden kan muligvis ikke betale deres faktura på én gang. Forhandling af en afdragsordning kan hjælpe dig med at blive betalt hurtigere. Derudover viser det kunderne, at du forstår deres situation og bekymrer dig om deres behov.
Hvis du virkelig ikke selv kan samle pengene, så overvej at hyre hjælp udefra. Inkassobureauer kan hjælpe dig med at indsamle forfaldne fakturaer til en pris. Generelt beholder inkassobureauet en del af det samlede skyldige beløb.
Du skal få en nøjagtig optælling af de materialer og forsyninger, du har ved hånden, hvis din virksomhed har lagerbeholdning. Ellers kan du ende med tomme hylder eller lagerkrympning (f.eks. udløbne varer).
Hvis din virksomhed har lagerbeholdning, skal du gennemføre et lagerkontrol inden årets udgang. Match dine lagertotaler til din balance. Hvis du finder uoverensstemmelser mellem dit antal og balance, skal du foretage justeringer.
Regnskab for beholdning ved årets udgang kan også hjælpe dig med at vide, hvor meget du har brugt på beholdning i løbet af året og dets værdi. Og det kan hjælpe dig med bedre at planlægge næste års beholdning, især i travle sæsoner.
Opbevarer du stadig dine virksomhedskvitteringer i en skoæske? Hvis det er tilfældet, vil du måske genoverveje den måde, du organiserer forretningskvitteringer på for at rydde op til det nye år.
Uorganiserede kvitteringer kan sætte din lille virksomhed i fare for sjuskede og unøjagtige bøger. For ikke at nævne, rodede optegnelser kan øge dine chancer for at lave fejl på din virksomheds selvangivelse og forårsage flere problemer i fremtiden.
For at få organiseret dine virksomhedskvitteringer inden årets udgang kan du:
For at holde dine kvitteringer i skibsform året rundt, skal du sørge for at organisere fra starten. Så snart du får en kvittering, skal du organisere den ved hjælp af dit arkiv- eller lagersystem. På den måde behøver du ikke bekymre dig om at forlægge kvitteringen eller glemme at gøre rede for den.
Hvis du bruger regnskabssoftware, kan du endda være i stand til at vedhæfte kvitteringer og dokumenter til transaktioner for bedre at spore dem.
Et vigtigt aspekt af din tjekliste for regnskabsårets afslutningsprocedurer er at afstemme dine bankkonti og kreditkort. På den måde kontrollerer du, at dit regnskab stemmer overens med dine bankkonti.
For at afstemme dine konti skal du sammenligne dine bank- og kreditkortudtog med dine regnskaber. Dine opgørelser skal matche saldoen, der er anført i dine bøger. Hvis de ikke matcher, skal du grave lidt for at finde uoverensstemmelsen. Du skal muligvis justere en af dine poster, for at saldi er ens (f.eks. rentebeløb).
Inden årets udgang skal du gennemgå både dine tilgodehavender og dine kreditorer for at sikre, at du afregner alle inkasso og gæld.
I tilgodehavender kontrolleres for forfaldne fakturaer. Hvis en kunde har forsinkede eller ubetalte fakturaer, skal du kontakte dem så hurtigt som muligt (f.eks. e-mail, telefonopkald osv.).
Se på din ældningsrapport for debitorer for at se, om du har forsinkede eller ubetalte regninger inden årets udgang. Følg op med leverandører og betal regninger for at starte det nye år med et rent tavle.
For at sikre, at du sikkert gemmer dine regnskabsdata for det nye år, skal du tilføje sikkerhedskopioplysninger til din tjekliste for afslutning af året.
Det sidste du vil gøre er at miste vigtige regnskabsoplysninger fra i år og tidligere år. For at sikre, at dine data er sikre, skal du have et pålideligt backupsystem på plads.
Du kan sikkerhedskopiere regnskabsoplysninger på din computer eller smartphone eller udskrive dokumenter (f.eks. regnskaber) og gemme dem et sikkert sted. Hvis du bruger online regnskab, kan du roligt vide, at dine oplysninger er sikre i skyen.
Uanset hvad du beslutter dig for at gøre, skal du sørge for at have en plan på plads til at sikkerhedskopiere disse dyrebare regnskabsoplysninger for din virksomhed.
Hvis du bruger en revisor i en eller anden form til din virksomhed (f.eks. regnskabssoftware i samarbejde med en skatteprofessionel), skal du have dokumenterne klar til din revisor inden årets udgang.
Selvom det afhænger af, hvad din revisor håndterer for dig, er her nogle oplysninger, du muligvis skal indsamle:
Hvis du bruger software, bør du nemt kunne få fat i de nødvendige dokumenter til din revisor.
Spørg din revisor for at se, hvilke oplysninger de har brug for fra dig for at lukke dine bøger ved årets udgang og forberede det kommende år og skattesæson.
Denne artikel er blevet opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 6. december 2016.