Giver din virksomhed småpenge til medarbejderne? Småkontanter er små mængder kontanter, som virksomheder bruger til at betale for lave omkostninger, såsom frimærker eller donuts til et møde. Men hvis du har tænkt dig at etablere en småkassefond i din lille virksomhed, så vær forberedt på at oprette et småkasseregnskabssystem.

Du skal registrere småpengetransaktioner, selvom du synes, de er for lave til at have betydning. Uden et småkassesystem kan periodisk brug af små kontantbeløb tilføje op til en stor uoverensstemmelse i dine bøger. Og når du fører optegnelser over alle din virksomheds udgifter, kan du kræve skattefradrag.

Læs videre for at lære om oprettelse af en småkassefond, håndtering af småkasseregnskab, afstemning af din småkassekonto og krav om skattefradrag.

Etablering af en småkasse

Småpenge er nyttige alternativer til at skrive checks eller bruge dit virksomhedskreditkort til at dække små udgifter. Småpenge bruges til at købe varer til din virksomhed, refundere medarbejdere, der har købt forretningsgenstande, eller til at foretage ændringer.

Hvis du beslutter dig for at oprette en småkassefond, kan følgende gøres for at forenkle dit ansvar for småkasseregnskab:

• Vælg en småkasse- og småkassekasse
• Bestem beløbet for småkassen
• Beslut, hvad småpenge kan bruges til
• Vælg et maksimumbeløb for anmodninger om småpenge

Småkassedepotet er en medarbejder, der er ansvarlig for håndteringen af ​​småkassen og uddelingen til medarbejderne. Småkassen er en person (f.eks. dig eller en medarbejder), der lægger penge i kassebeholdningen, når den bliver for lav, og håndterer småkasseregnskabet. Du bør bede separate medarbejdere om at påtage sig disse roller for at modvirke medarbejdertyveri.

Du skal bestemme, hvor meget småkassen er sat til. Nogle virksomheder sætter 50 USD i deres småpengefond, mens andre sætter 250 USD – størrelsen på din fond afhænger af dine forretningsbehov.

Hvad kan medarbejdere købe for småpenge? Du bør sætte grænser, før du uddeler småpenge. For eksempel kan medarbejdere ikke bruge småpenge til at købe sig kaffe.

Til sidst bør du vælge et maksimumbeløb, som medarbejderne kan anmode om for småpengetransaktioner. Hvis medarbejderen skal bruge mere end grænsen for småpengeanmodninger, kan de bruge virksomhedens kreditkort.

Småkasseregnskab

Som enhver anden type transaktion skal du registrere småpengetransaktioner i dine små virksomheders regnskabsbøger.

For at forbedre den måde, du håndterer småkasseregnskab på, skal du kræve en småkassekvittering for hver transaktion. Og opret en småkassekupon, der angiver beløbet, medarbejderens navn og dato, hvor du giver medarbejderne småpenge. Når du eller dine medarbejdere betaler med småpenge, skal du beholde kvitteringen og vedhæfte pengesedlen til kvitteringen til din bogføring.

Til småkasseregnskab skal du oprette en log, der beskriver dine transaktioner. Og du skal registrere en småkassejournal, når du sætter penge ind i småkassen, og når penge forlader fonden. Overvej at registrere småpengetransaktioner i dine bøger mindst én gang om måneden.

Så hvordan fungerer småkassebogføring?

Småpengelog

Opret en log med småpenge, der beskriver, hvad der blev købt, købsbeløbet, købsdatoen, den berørte konto (f.eks. Kontorforsyningskonto), og hvilken medarbejder der modtog pengene.

Her er et eksempel på småpengelog:

Journalpost for at sætte penge ind i småkassen

Når din pengekasse sætter penge ind i småkassen, skal de oprette en journalpost i dine bøger. Posteringen skal vise en stigning på din Petty Cash-konto og et fald på din Cash-konto. For at vise dette skal du debitere din Petty Cash-konto og kreditere din Cash-konto.

Din kassebogs format bør ligne følgende post:

Når småkassen bliver for lav, skal du fylde den op til det fastsatte beløb. Opret derefter en anden journalpost, der debiterer Petty Cash-kontoen og krediterer Cash-kontoen.

Journalpost for fjernelse af penge fra småkassen

Du (eller din pengekasse) skal også oprette journalposter, der viser, hvad småpenge går til.

For at oprette journalposter, der viser småfondskøb, skal du debitere de tilsvarende konti (f.eks. Kontorartikler, hvis du køber forsyninger) og kreditere din Petty Cash-konto.

Du kan debitere flere konti, afhængigt af hvor ofte du opdaterer dine bøger til småkasseregnskab.

Dit småkasseregnskabsformat bør ligne dette:

Eksempler på regnskab med småpenge

Lad os sige, at du udpeger $75 til din småkassefond. Når du sætter penge ind i fonden, skal du oprette en journalpost, der debiterer din Petty Cash-konto og krediterer din Cash-konto.

Lad os nu sige, at du uddeler småpenge til følgende udgifter:

• 10,50 USD for porto
• 45,50 USD for pizza til et teammøde
• 14,00 USD for kontorartikler

Du skal opdatere din småkasselog for at detaljere ovenstående udgifter. Din småpengelog ville se sådan ud:

Når du har indsamlet kvitteringer fra dine medarbejdere, skal du opdatere dine bøger for at vise de brugte småpenge. Du skal debitere din porto, måltider og underholdning samt kontorartikler og kreditere din Petty Cash-konto.

Småkasseafstemning

Dine småkasseoptegnelser kan være unøjagtige på grund af medarbejdertyveri eller regnskabsfejl. For at rette uoverensstemmelser, afstem dine småpenge.

For småkasseafstemning skal du trække beløbet i din småkasse fra det beløb, der er angivet i dine bøger. Dette viser dig, hvor mange kontanter du har trukket fra fonden. Sammenlign dette beløb med det samlede beløb, der er angivet på dine kvitteringer for at afgøre, om dine konti er ens.

Småkattefradrag

Mange af dine forretningsudgifter er fradragsberettigede, herunder køb foretaget med din småkasse.

Du kan trække nogle småpengekøb fra din virksomhedsskat, hvis du har de korrekte optegnelser til at understøtte dine påstande.

Ønsker du en enkel måde at registrere småpengeposter i dine bøger? Patriots online regnskabssoftware er nem at bruge og lavet til ikke-revisorer. Derudover tilbyder vi gratis, USA-baseret support. Få din gratis prøveperiode i dag!