Som ejer af en lille virksomhed skal du købe ting for at drive din virksomhed. Mange leverandører og leverandører sender fakturaer, når du køber hos dem. Manglende håndtering af fakturaer kan føre til forsinkede betalinger, ekstra gebyrer og beskadigede forhold. For bedre at administrere virksomhedsregninger skal du tage skridt til forbedring af kreditor-processen.
Kreditor er en hård, men vigtig del af at drive en virksomhed. Brug følgende kreditorprocestrin for at lære, hvordan du forbedrer kreditorprocesser.
Elektroniske regninger kan gøre kreditor-processen nemmere. Du behøver ikke vente på posten for at modtage regninger. Derudover kan papirfakturaer nemt gå tabt eller blive beskadiget. Onlinefakturering hjælper dig med at undgå forsinkede betalinger på grund af mistede papirudgaver.
Nogle leverandører giver dig mulighed for at modtage en papir- eller elektronisk faktura. Tilskynd dine leverandører til at e-maile fakturaer. Giv dem de kontaktoplysninger, de skal bruge for at gøre det.
Når du har modtaget en onlinefaktura, kan du importere den til dit regnskabssoftware. Du kan også scanne og uploade papirfakturaer til softwaren, så alle dine regninger er på samme sted.
Når det er muligt, skal du oprette onlinebetalinger for dine almindelige leverandører. Du skal bruge oplysninger som kontonummer, kontaktoplysninger og skyldigt beløb. Med onlinefakturering kan du administrere betalinger fra din telefon eller computer. Du behøver ikke bekymre dig om håndskrevne checks eller købe porto.
Gentagelse er nøglen til en effektiv kreditorproces. Opsæt et standardiseret system til håndtering af fakturaer fra det tidspunkt, du modtager en regning, til du betaler den.
Opbevar dine fakturaer et centralt sted, hvor du nemt kan finde dem. Bestil fakturaerne efter prioritet og dato. Organiser f.eks. regninger efter de nærmeste forfaldsdatoer til de forfaldsdatoer, der er længst væk.
Brug en ældningsrapport for kreditorer til at administrere fakturaforfaldsdatoer. En AP-aldringsrapport hjælper dig med at se, hvilke leverandørbetalinger der er overskredet.
En AP-aldringsrapport viser leverandører i venstre side. Følgende kolonner viser, hvor gamle fakturabeløb er fra venstre mod højre. De er mærket "aktuelt", "forfaldne 1-30 dage", "forfaldne 31-60 dage" og så videre. De samlede beløb for hver række er angivet i den sidste kolonne.
| Kreditornavn | Aktuel | 1-30 dage efter termin | 31-60 dage efter termin | 61-90 dage efter termin | Over 90 dage efter termin | I alt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| kreditor #1 | ||||||
| kreditor #2 | ||||||
| kreditor #3 | ||||||
| I alt |
Tag en proaktiv tilgang til at organisere kreditorer. Det kan være nemt at glemme alt om betalinger og lade nogle fakturaer slippe igennem. Ved at oprette rykkere kan du tage dig af regninger, før deres forfaldsdato passerer.
Påmindelser hjælper dig med at forudse udgifter. Brug en kalender til at administrere fakturaforfaldsdatoer og opsætte advarsler, der automatisk giver dig besked, når en forfaldsdato nærmer sig.
En af de bedste praksisser inden for processtyring af kreditorer er at holde styr på fakturadata. Umiddelbart efter modtagelse af faktureringsdokumentation skal du gemme den i en onlinefil. Dette omfatter indkøbsordrer, fakturaer, kvitteringer og meddelelser fra leverandører.
At gemme denne slags dokumenter hjælper dig med at betale fakturaer nøjagtigt. Du ved, hvornår du skal betale regninger, hvem du skal betale, hvor meget du skal betale, og hvad du betaler for. Henvis til disse dokumenter, når du besvarer fakturaspørgsmål og indgiver din selvangivelse for små virksomheder.
Du skal kunne nå dine leverandører og leverandører. Få dine leverandørers aktuelle telefonnumre, e-mailadresser og postadresser. Kompiler leverandørens kontaktoplysninger i et kollektivt rum.
Dine leverandører skal også kunne nå dig. Sørg for, at dine kontaktoplysninger er opdaterede for alle kommunikationskanaler.
Det betalbare procesflow bliver mindre stressende, når du skylder færre penge. Prøv at finde rabatter på de forsyninger, inventar og tjenester, du har brug for.
Nogle leverandører tilbyder rabatter ved tidlig betaling. Find ud af, om dine leverandører vil tage beløb fra dine regninger for at betale inden forfaldsdatoen. Lær også, hvem der opkræver renter eller gebyrer, og undgå at betale for sent til disse leverandører.
Hvis du bestiller et stort antal af visse varer regelmæssigt, kan du muligvis få rabat ved at købe i løs vægt. Når du køber samlet, bestiller du et større antal varer med rabat på totalen. Dette kan ende med at spare dig penge i det lange løb. Bare sørg for, at du har brug for det, du bestiller, før du køber i løs vægt.
Dine relationer til leverandører er en afgørende del af kreditoreffektivitet. Etablering af tillid rækker langt. Sælgerforhold kan hjælpe dig igennem mange situationer, lige fra at have brug for forsyninger undervejs til at forsinke en forfaldsdato.
Sørg for at betale dine leverandører til tiden så meget som muligt. Når du ikke kan betale, så vær åben omkring det. Kontakt din leverandør, så snart du indser, at du ikke vil være i stand til at nå forfaldsdatoen. Find en løsning sammen, såsom en betalingsplan, som I begge kan blive enige om.
Leverandørforhold hjælper dig med at få bedre tilbud på de ting, du har brug for. Du udvider også dit netværk, da loyale leverandører sandsynligvis vil tale for dig over for andre.
Oprettelse af et forretningsbudget kan forbedre ende-til-ende-processen for kreditorer ved at hjælpe dig med at undgå forsinkede betalinger. Du ved, hvad du skal betale, og hvor mange penge du har til at foretage betalinger.
Brug dine fakturaer til at bestemme, hvor meget dine månedlige regninger summer op til. Sørg for, at du mindst har det beløb, når du opretter dit forretningsbudget. Brug budgettet og fakturaernes forfaldsdatoer til at tidsbestemme udgifter. På den måde bruger du ikke flere penge, end du har til rådighed.
Nogle gange er det svært at betale din virksomheds regninger, når de forfalder. Når måneder med langsomme pengestrømme får dig til at mangle aktuelle fakturabetalinger, er det en god idé at have en likviditetsreserve.
En kontantreserve er en nødfond, som du kun bruger, når det er nødvendigt. Åbn en virksomhedsopsparingskonto og indskyder penge til den regelmæssigt. Kontantreserven kan hjælpe dig, når du ikke har nok penge til rådighed for regninger i løbet af en given måned. Sørg for at erstatte de penge, du bruger fra kassebeholdningen, så hurtigt som muligt.
For en enkel måde at administrere kreditorer på, skal du bruge Patriots onlineregnskab software. Vi tilbyder gratis, USA-baseret support. Prøv det gratis i dag.