På et eller andet tidspunkt kan en medarbejder være nødt til at bruge virksomhedens midler til at foretage et forretningsrelateret køb. Når dette sker, kommer udgiftsstyring i spil. Lær alt om administration af små virksomheder, og hvordan du strømliner din proces for at sikre, at du refunderer medarbejdere rettidigt.
Så hvad er udgiftsstyring helt præcist? Udgiftsstyring er det system, din virksomhed bruger til at behandle, betale og revidere forretningsudgifter. Dette kan omfatte, men er ikke begrænset til, medarbejderrejser og underholdning og refusioner (f.eks. kontorartikler).
Med en udgiftsstyringsproces refunderer en virksomhed medarbejderne, hvad de har brugt på forretningsrelaterede anliggender. Og generelt opsætter virksomheder politikker og procedurer, så medarbejderne ved, hvad der tæller for udgiftsgodtgørelse.
Forretningsomkostningsstyring giver dig indsigt i medarbejderudgifter og hjælper dig med at kategorisere udgifter. For ikke at nævne, det sikrer, at du er kompatibel og gør det nemmere at indsamle rapporter til revisioner.
Du kan overvåge, spore og gemme medarbejderudgiftsoplysninger på en række måder, såsom ved at bruge:
For at finde den bedste udgiftsstyringsløsning til din virksomhed skal du overveje fordele og ulemper ved hver mulighed.
Regneark er nemme og billige. De er dog mere tidskrævende og kan være forvirrende for nogle medarbejdere.
Papirformularer fungerer godt sammen med papirkvitteringer og er en billig måde at administrere udgiftsrapporter på. Men de kræver også en del manuelt arbejde for både medarbejdere og udgiftsrapporter.
Udgiftsstyringssoftware kan strømline dine opgaver og reducere arbejdsbyrden for alle involverede. Selvom det er den dyreste mulighed for udgiftsstyring, kan software hjælpe dig med at refundere medarbejdere hurtigere og undgå fejl.
Hvis det virker umuligt at vedligeholde dine regneark, du konstant laver udgiftsstyringsfejl, og dine medarbejdere spilder for meget tid på at udfylde udgiftsrapporter, kan det være tid til at genoverveje dine udgiftsstyringsprocedurer.
Vil du forbedre din udgiftsstyringsproces og effektivisere opgaven med at refusionere medarbejdere? Tag et kig på disse fire tips.
For at sikre, at din udgiftsstyringsproces forløber uden problemer, skal du lægge alt (ja, alt ) skriftligt til dig og dit team. På den måde kan du og dine medarbejdere bruge din politik som guide.
Medtag følgende i din udgiftsstyringspolitik:
Få hver medarbejder til at underskrive en kopi af politikken for at vise, at de læser og forstår den, og gem den underskrevne kopi i deres medarbejders filer til opbevaring.
Den sidste ting, du vil gøre, er at være lemfældig omkring din udgiftsstyringspolitik. Ellers kan du ende med unøjagtige optegnelser, mistede refusioner osv. For at undgå problemer skal du følge alle politikker til en T.
Sørg for, at du:
For yderligere at strømline din udgiftsstyringsproces, overvej at droppe dit regneark og investere i udgiftsstyringssoftware til små virksomheder.
Udgiftsstyringsværktøjer, såsom software, kan hjælpe dig med at organisere dine udgifter og gennemgå, hvem der har fået og ikke har fået refunderet.
Inden du skifter til software, skal du overveje fordele og ulemper ved din virksomhed. Her er et par fordele ved at bruge software til udgiftsstyring:
En stor ulempe ved software er omkostningerne. Brug af software er dyrere end at bruge et regneark eller papirformularer. Du kan dog shoppe rundt for at finde, hvad der virker for din virksomhed og finde det bedste tilbud, før du forpligter dig.
Om fordelene ved at bruge software til udgiftsstyring sagde Michael Cummins, finansdirektør for Insurance Geek:
Automatisering er afgørende, når det kommer til at gøre din udgiftsstyringsproces bedre. Brug af solid udgiftsstyringssoftware sparer dig ekstra tid ved automatisk at generere nødvendige rapporter, sparer papir ved at bruge et fuldstændigt online system til rapporter og formularer og giver dig mulighed for at overvåge softwarens fremskridt når som helst. Vigtigst er det, at have et automatiseret system giver dig ekstra tid til at fokusere på din virksomhed og lave bedre forudsigelser om dine forbrugsvaner.
Hvis det er muligt, så prøv at finde en løsning, der integrerer med dine regnskabs- og lønprocesser. For eksempel kan du finde et udgiftsstyringssystem, der integreres med dit regnskabssoftware og løn.
Integrering gør tingene til en leg fra alle sider. Når du integrerer med dit regnskab, behøver du ikke bekymre dig om at opdatere dine bøger. Og hvis du finder en løsning, der integreres med din løn, kan du hurtigere godtgøre dine medarbejdere.
Når du søger efter en løsning, skal du kontrollere, om dine nuværende platforme har integrationsmuligheder for udgiftsstyring, og om der er ekstra omkostninger ved integration.