Når du giver kunderne kredit, beskæftiger du dig med noget, der hedder debitorer. For at sikre, at din virksomhed bliver betalt, og at dine bøger alle er opdaterede, skal du have en solid debitorproces på plads. Her er din trinvise guide til debitorprocesser og -procedurer, du skal leve efter.
Hvad er tilgodehavender? Debitorer (AR) er penge, kunder skylder din virksomhed, typisk fra et salg på kredit. Posteringer i din AR er tilgodehavender, og disse repræsenterer udestående fakturaer i dine bøger.
Debitorer kan omfatte:
For eksempel vil du have tilgodehavender, hvis du fakturerer en kunde for et salg på kredit, og de betaler på et senere tidspunkt.
Debitorprocessen hjælper dig med at indsamle penge, du skylder dig fra kunder. Processen omfatter en række trin, der starter fra salget og slutter med at tage højde for AR i dine bøger (og forhåbentlig modtage betalinger fra kunder).
At have en solid debitorinddrivelsesproces gør det muligt for din virksomhed at indbringe kontanter, før fakturaer er forfaldne eller bliver til dårlige fordringer. Til gengæld hjælper dette dit cashflow med at forblive sundt og øger virksomhedens rentabilitet og vækst.
Debitor-workflow-processen er ens i hver virksomhed. Typisk koger det ned til fire enkle trin:
Er du klar til at lære, hvordan du håndterer dine tilgodehavender som en professionel og bliver betalt af kunderne? Hvis ja, fortsæt med at læse.
For at frasortere kunder, der ikke vil betale dig, skal du etablere og håndhæve kreditpolitikker. Hvis du har brug for at konfigurere en politik, skal du sørge for at bestemme følgende:
Når en kunde accepterer at betale for noget på kredit, kan du køre et kredittjek for at afgøre, om de er kreditværdige. Du kan også få dem til at underskrive en aftale, der lover, at de vil betale dig tilbage, hvis de køber noget på kredit.
Når en kunde køber en vare eller service og accepterer at betale dig tilbage på et senere tidspunkt, kan du sende en faktura til dem.
Din faktura skal indeholde følgende oplysninger:
Dine fakturabetalingsbetingelser bør være klare som dag for dine kunder. På den måde ved de præcis, hvor meget de skylder, hvornår betalingen skal betales, og konsekvenserne af forsinket betaling.
Afhængigt af din virksomheds præferencer kan du enten sende en papirfaktura eller en elektronisk faktura. Hvis du bruger regnskabssoftware, kan du strømline processen med at sende elektroniske fakturaer og modtage kundebetalinger.
Når dine kunder er enige om at betale dig tilbage senere, skal du sikre dig, at de rent faktisk følger dette løfte.
Spor og overvåg dine tilgodehavender for hver kunde, der skylder dig. Du bør holde en organiseret liste over følgende for hver kunde:
For at forenkle denne proces og gøre den mindre vanskelig kan du bruge regnskabssoftware til at oprette og se en ældningsrapport for debitorer. En AR-aldringsrapport fortæller dig, hvilke kunder der har udestående fakturaer. Og noget software kan endda hjælpe dig med at nå ud til kunder for forsinkede betalinger med automatiske betalingspåmindelser.
Hvis du håndterer tingene manuelt, skal du sørge for at følge op med kunderne, når deres betalinger er forfaldne. Du kan manuelt sende betalingspåmindelser i løs vægt eller kontakte kunder individuelt. Hvis du ikke kan få en kunde til at betale, skal du muligvis ty til at hyre et inkassobureau.
Når det kommer til debitorer, gør regnskabssoftware forskellen. Gennem regnskabssoftware kan du fakturere kunder, sende automatiske betalingspåmindelser, oprette og se ældningsrapporter for debitorer og meget mere. Men hvordan ved du, hvilken software der er det bedste valg for din virksomhed? Vores gratis downloadbare guide kan hjælpe.
Få min gratis guide!For at afslutte debitor-forretningsprocesserne skal du registrere debitorer i dine bøger. Dette omfatter registrering af betalinger af fakturaer.
Registrer hver indgående betaling i dine bøger i overensstemmelse hermed. I løbet af dette trin af processen bør du også opdatere din balance, foretage justeringer for eventuelle tab på debitorer og redegøre for ubetalte fakturaer.
Opdater tilgodehavender på regelmæssig basis (f.eks. månedligt) for at sikre, at dine bøger er så nøjagtige som muligt.
Det er et must at finjustere din debitorproces, især hvis du ønsker, at din virksomhed skal blive betalt rettidigt.
Overvej at følge disse få tips for at gøre dine tilgodehavender hurtige:
Jo flere debitorprocesforbedringsideer du benytter dig af, jo (forhåbentlig) hurtigere vil du modtage kundebetalinger og fylde dine lommer.