🌟 NØGLE TAKAWAYS
En W-9-formular bruges til skatteyderidentifikation og -certificering, når freelancere og uafhængige entreprenører arbejder for en virksomhed. Virksomhedsejeren har brug for denne formular for korrekt at rapportere visse betalinger til IRS.
Denne formular kræver dit navn, adresse, føderale skatteklassifikation, SSN eller EIN og krav til tilbageholdelse.
Formålet med en W-9 IRS-formular er at sikre, at alle parter overholder skattelovgivningen.
En W-9-formular er påkrævet, hver gang sælgeren får betalt $600 USD eller mere på et år.
Virksomheder anmoder om W-9-formularer fra freelancere eller entreprenører for at sikre, at de har de korrekte oplysninger til at udarbejde 1099-NEC-formularer.
Er du en selvstændig entreprenør eller freelancer, der lige har fået din første kunde? Eller er du en virksomhedsejer, der endelig besluttede at outsource arbejde til en freelancer eller uafhængig entreprenør?
Hvis det er tilfældet, skal du gøre dig bekendt med formular W-9, anmodning om skatteyderidentifikationsnummer og certificering.
Du tænker måske, "Ikke en anden skatteform!" Men lad være med at svede:Formular W-9 er ikke nær så kompliceret som mange andre Internal Revenue Service (IRS) formularer eller vigtige skattedokumenter.
Så lad os tage et dybere kig på emnet.
For at forstå Form W-9 skal du først vide om Form 1099-NEC.
IRS bruger 1099-NEC-formularer til at sikre, at folk korrekt indberetter deres ikke-ansattes kompensation - dvs. indkomst fra freelancering eller arbejde som uafhængig kontrahent - på deres selvangivelse.
Når du arbejder som en uafhængig entreprenør eller konsulent og yder $600 eller mere i tjenester til en anden virksomhed, er virksomheden forpligtet til at rapportere det samlede beløb, der er betalt på en 1099-NEC.
For at udarbejde en 1099-NEC skal virksomheden bruge dit navn, adresse og skatteyderens identifikationsnummer. Når virksomheden beder dig om at angive en W9, sikrer de blot, at de har det korrekte skatteyder-id og andre oplysninger til at udarbejde formular 1099-NEC.
Virksomheder plejede at rapportere denne indkomst på Form 1099-MISC. Denne formular bruges stadig til at rapportere nogle forskellige indkomstbetalinger, såsom husleje og royalties. Men IRS begyndte at kræve, at virksomheder rapporterede kompensation til ikke-ansatte på 1099-NEC i 2021.
Relaterede artikler
Hvis en virksomhed beder dig om at udfylde en W-9, er det sandsynligvis fordi de planlægger at betale dig for dine tjenester. Her er hvad du behøver at vide.
Det er nemt at udfylde formular W-9, hvad angår skatteformularer! Selvom formularen er 6 sider lang, er 5 af disse sider instruktioner. Du kan formentlig udfylde formularen på under 5 minutter.
Hvis du skal arbejde med flere kunder, er det sandsynligt, at hver enkelt af dem vil anmode om en W-9. Du behøver ikke at udfylde en ny W-9-formular for hver klient.
Bare hav en kopi af den udfyldte formular ved hånden, og den vil være klar til at gå på få sekunder, hvis en ny klient beder om en.
For flere detaljer, læs vejledningen til at udfylde formular W-9.
Da formular W-9 indeholder følsomme oplysninger, såsom et socialsikringsnummer (SSN) eller et arbejdsgiver-id-nummer (EIN), bør du kun udfylde én, hvis du ved, hvem der anmoder om det, og hvorfor de har brug for det.
Du bør også stille spørgsmålstegn ved at udfylde en W-9, hvis du starter et nyt job, og din arbejdsgiver beder dig om at fuldføre et. Dette kan indikere, at virksomheden har til hensigt at betale dig som en uafhængig entreprenør i stedet for en ansat og ikke vil tilbageholde indkomst eller lønskat fra din løn. Dette vil blive et problem for dig, når du indsender din selvangivelse.
Medarbejdere skal udfylde formular W-4, ikke formular W-9.
Du bør opdatere din W-9-formular, hvis dine oplysninger ændres, selvom nogle organisationer kan bede dig om at sende en ny underskrevet formular hvert år for at sikre, at de har de mest nøjagtige oplysninger i arkivet.
Du skal muligvis indsende en opdateret W-9, hvis:
Hvis nogen af disse gælder, kan du downloade en W-9-formular fra IRS-webstedet, udfylde den og sende den til dine kunder.
Lad os nu besvare et par spørgsmål til den anden side af transaktionen:virksomhedsejeren eller hvem der skal indsamle udfyldte W-9-formularer fra uafhængige entreprenører.
Hvis du hyrer uafhængige entreprenører til at arbejde for dig, er det en god idé at få dem til at udfylde en W-9, før du betaler dem. Du skal bare downloade formularen fra IRS-webstedet og bede dem om at udfylde og underskrive den.
Du behøver ikke indsende formular W-9 til Internal Revenue Service. Opbevar det bare sammen med dine optegnelser og brug det til at forberede en 1099-NEC for enhver person eller virksomhed, som du har betalt $600 eller mere til kontant eller med check i løbet af året.
Hvis du har betalt en entreprenør via kreditkort eller en betalingsapp som PayPal eller Venmo, skal du ikke sende dem en 1099-NEC. Kreditkortselskabet eller betalingsbehandleren sender dem en 1099-K-formular.
Lad os sige, at du betalte din uafhængige entreprenør 600 USD eller mere i løbet af året, og at du enten ikke anmodede om en W-9 fra dem, eller på trods af din anmodning undlod de at fuldføre den eller give dig deres SSN eller EIN.
I så fald bør du dokumentere dine gentagne anmodninger om personens skatteyder-identifikationsnummer (TIN). Så skal du stadig udfylde og indsende en 1099-NEC med en notifikation om, at entreprenøren nægtede at give et TIN.
Du kan blive straffet for ikke at medtage de nødvendige oplysninger på 1099, men du kan muligvis få frafaldet straffen, hvis du kan bevise, at du har gjort flere forsøg på at få et TIN fra entreprenøren.
Hvis du foretager fremtidige betalinger til entreprenøren, skal du straks begynde at tilbageholde reserven.
Hvis du hyrer udenlandske leverandører eller uafhængige entreprenører, behøver du ikke at få dem til at udfylde en W-9. Disse enheder skal i stedet udfylde W-8-formularer.
Hvis du har foretaget nok indberetningspligtige betalinger, skal du stadig sende dem en formular 1099-MISC eller formular 1099-NEC ved årets udgang.
Det er let at forstå, hvorfor du muligvis har brug for W-9'er fra leverandører, så du kan sende dem 1099'er ved årets udgang. Men hvad nu hvis en leverandør beder dig om at udfylde en W-9?
Der er én grund til, at din leverandør kan bede dig om at udfylde en W-9-formular:Du køber varer og videresælger dem for en kommission. For eksempel, hvis du er involveret i et direkte salgsfirma som Mary Kay, Pampered Chef eller Tupperware, kan du købe produkter fra virksomheden for at videresælge eller bruge som prøver.
I så fald har virksomheden brug for en W-9 fra dig, fordi de betaler dig en kommission. Selvom de kun er forpligtet til at sende dig en 1099-NEC, hvis du har solgt direkte 5.000 USD eller mere, anmoder nogle virksomheder automatisk om en W-9 fra alle sælgere, før de betaler provision for at sikre, at de har de oplysninger, de har brug for til at sende 1099s til dem, der har brug for dem ved årets udgang.
Modtagelse af 1099 sikrer, at du har de rigtige oplysninger til at rapportere disse provisioner på din indkomstskat.
IRS kræver backup tilbageholdelse af betalinger til visse virksomheder eller enkeltpersoner. Hvis en person f.eks. nægter at angive et korrekt skatteyderidentifikationsnummer (TIN) eller undlader at rapportere (eller underrapportere) renter eller udbytteindtægter på deres føderale selvangivelse, kan IRS underrette dem om, at de er underlagt reservetilbageholdelse.
Hvis du opdager, at en person, du har foretaget indberetningspligtige betalinger til, er underlagt reservetilbageholdelse, skal du straks tilbageholde skat med en sats på 24 % af eventuelle fremtidige betalinger. Send eventuelle tilbageholdte skatter fra deres betalinger til Internal Revenue Service.
Hvis modtageren ønsker at stoppe tilbageholdelse af sikkerhedskopiering, skal de rette årsagen til, at de er underlagt tilbageholdelse af sikkerhedskopiering hos IRS. Dette kan involvere at angive et korrekt skatteidentifikationsnummer, indsende en manglende selvangivelse eller betale det skyldige beløb på underrapporteret skattepligtig indkomst.
Virksomheder bør levere W-9-formularer til alle, de betaler over 600 USD på et år til forretningsformål. Dette omfatter selvstændige personer, freelancere, folk i en enkelt-medlem LLC og enhver, der er betalt for at arbejde for virksomheden, men ikke er ansat.
Som uafhængig entreprenør eller freelancer afhænger det beløb af indkomstskat, du skal skylde af indkomst betalt gennem et W-9-arrangement, af flere faktorer, herunder dit indkomstniveau, ansøgningsstatus og de typer fradrag og skattefradrag, du kan kræve.
Hvis denne indkomst er genstand for reservetilbageholdelse, tilbageholdes en fast 24% fra dine betalinger, men din faktiske skattepligt kan være mere eller mindre end dette beløb. Når du indsender din selvangivelse, skal du muligvis betale mere, eller du modtager muligvis en refusion.
En IRS-formular W-9 er ikke nødvendig, hvis sælgeren eller freelanceren betales mindre end $600 på et år, eller hvis betalinger, der overstiger dette beløb, ikke er forretningsrelaterede.
En virksomhed er forpligtet til at dokumentere alle forsøg på at indhente W-9-oplysninger fra leverandøren (mindst tre forsøg). Hvis din virksomhed undlader at indsamle en IRS-formular W-9-formular fra en leverandør, og du har betalt dem over $600 på et år, skal du korrekt udfylde en 1099-MISC-formular for hver leverandør, med bøder fra $60 til $330 for manglende formularer. Sælgeren kan blive udsat for bøder fra IRS.
Hvis dine betalinger til leverandøren er under 600 USD i et kalenderår, eller dine transaktioner ikke er relateret til din virksomhed eller udfører en handel, behøver du ikke en formular W-9. Alle transaktioner over $600, der er forretningsrelaterede, kræver en W-9. Når det er sagt, er det en god idé at indsamle denne IRS-formular fra alle leverandører.
Du kan downloade formular W-9 gratis fra IRS' websted.
Formular W-9 tjener som en måde for uafhængige entreprenører og virksomheder at give deres føderale skatteklassifikation, skatteyderens identifikationsnummer og andre nødvendige oplysninger for at udfylde andre føderale indkomstskatteformularer til en anden enhed. Disse oplysninger bruges primært til at udfylde informationsretur, f.eks. Form 1099-MISC eller Form 1099-NEC for kompensation til ikke-ansatte.
Den største forskel er, hvem der bruger hver form. En amerikansk statsborger eller hjemmehørende udlænding bruger en W-9, mens ikke-amerikanske personer og enheder udfylder en W-8-formular for at attestere deres udenlandske status til skattemæssige formål. For en amerikansk skatteyder er W-9-formularen den korrekte formular at udfylde.