Som virksomhedsejer har du sikkert tidligere foretaget køb til din virksomhed på kredit. Og hvis du foretager mange køb på kredit, kan det være overvældende at spore, hvor meget du skylder hver leverandør. Løsningen? En ældningsrapport for kreditorer.
Så hvad er en AP-aldringsrapport? Nå, før vi kan besvare det spørgsmål, skal du fuldt ud forstå, hvad kreditor er.
Kreditorer, eller AP, er penge, du skylder leverandører. Dine kreditorer består af gæld fra køb af ting som inventar, forsyninger og tjenester til at drive din virksomhed. Når du foretager et køb og ikke straks betaler (også køber noget på kredit), stiger din kreditor. Leverandøren eller leverandøren fakturerer dig, og du betaler dem tilbage på et senere tidspunkt.
En ældningsrapport for kreditorer viser de saldi, du skylder andre. Rapporten hjælper dig med at organisere og visualisere de beløb, du skylder. Typisk omfatter en aldring af kreditorer:
Brug af en ældningsdetaljerapport for kreditorer kan give dig en enkel måde at spore og administrere din gæld. På den måde kan du betale leverandører rettidigt og undgå gebyrer for forfaldne betalinger.
Så hvad er forskellen mellem en AP-aldringsrapport og en ældningsrapport for debitorer? En ældningsrapport for debitorer (AR) er det modsatte af en aldrende kreditorrapport.
I stedet for at vise, hvad du skylder andre, viser en ældningsrapport for debitorer saldoen på, hvor meget andre skylder din virksomhed. Din AR-aldringsrapport indeholder detaljer om kredit, du giver kunder, når de køber noget fra dig.
En aldrende kreditorrapport er et nyttigt værktøj til at organisere og administrere din virksomheds gæld. Din AP-aldringsoversigt kan også hjælpe dig:
Igen har kreditorers aldringsrapport et par forskellige komponenter. Nogle dele af AP-aldringsskemaet inkluderer kolonner, der organiserer dine leverandører og fakturaens alder, leverandørnavne og gældsbeløb. Hver leverandør eller leverandør har deres egen række, der inkluderer det samlede beløb, du skylder, og hvor meget gælden er forfalden, hvis det er relevant.
På kreditorers aldringsplan er der typisk forskellige kolonner, der kategoriserer gæld baseret på fakturaens alder. Hver kolonne repræsenterer en tidsramme, efter du har modtaget en regning. Sædvanligvis går kolonnerne i intervaller på 30 dage:
Den aktuelle kolonne viser aktuelle saldi, der er 0 – 30 dage gamle (også ikke forfaldne). Dette er nye saldi af ordrer afgivet inden for de seneste 30 dage.
De øvrige kolonner er fakturaer, der er over 30 dage gamle og typisk er forfaldne. De varierer i dage afhængigt af, hvor forfalden fakturaen er. For eksempel, hvis en saldo er under kolonnen 1 – 30 dage, er den 1 – 30 dage forfalden.
Din rapport holder en løbende saldo over det beløb, du skylder leverandører. Når du køber varer eller tjenester på kredit, kan du ende med at skylde en leverandør for flere transaktioner. På din rapport kan du typisk se det samlede beløb, du skylder hver leverandør, under kolonnen "Totalsaldo".
Din rapport kan hjælpe dig med at se, hvilke betalinger der er forfaldne og bestemme, hvilke saldi du skal betale først.
Selvom enhver virksomheds AP-aldringsoversigt kan variere, ser din rapport typisk sådan ud:
I ældningsrapporten for kreditorer ovenfor er der en samlet saldo angivet for hver leverandør. Og rapporten inkluderer, hvor meget der er forfaldent for hver leverandør, og hvor længe det er forfaldent.
Når du betaler en faktura, skal du fjerne det aktuelle eller forfaldne beløb fra din rapport. Lad os f.eks. sige, at du har betalt $100-fakturaen, der er 61 - 90 dage forfalden for leverandør 3. Når du har betalt leverandør 3 de 100 $, skal du sørge for at ændre kolonnen 61 - 90 dage til at sige 0 $.
Hvis du bruger regnskabssoftware, fjerner softwaren automatisk saldoen fra kreditorforældelsesrapporten, når du registrerer betalingen i dine bøger.
Når du bruger en ældningsrapport for kreditorer, skal du huske på et par andre ting for at sikre, at din rapport er nøjagtig og nyttig.
De fleste AP-aldringsrapporter inkluderer ikke leverandørens vilkår, fordi de antager, at betalinger forfalder inden for 30 dage. Men dette er ikke altid tilfældet med en leverandør. For at undgå forsinkede betalinger skal du forstå din leverandørs kreditbetingelser. Og hvis en leverandør har forskellige vilkår, skal du notere det.
Sørg også for regelmæssigt at opdatere din AP-aldringsrapport. Hvis du betaler en faktura, skal du fjerne beløbet fra rapporten. Hvis en faktura bliver ubetalt, skal du flytte den til den korrekte kolonne (f.eks. 1 – 30 dage efter forfaldsdagen). Igen, hvis du bruger software, bør dette automatisk gøres for dig, når du registrerer en betaling til din leverandør.
Har du brug for en nem måde at spore dine kreditorer og andre transaktioner? Patriots onlineregnskab software er designet med virksomheder og revisorer i tankerne. Brugervenlig, overkommelig og gratis, USA-baseret support - hvad er det ikke at elske? Prøv det gratis i dag!
Denne artikel er blevet opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 13. juni 2017.