At forudsige, hvor meget du kommer til at bruge og modtage, er en vigtig del af at drive en virksomhed. Men sjældent matcher forudsigelser faktiske indtægter og udgifter. Mere end sandsynligt vil du på et tidspunkt opleve en afvigelse i regnskabet.
Afvigelser er normale i regnskabet. Men det betyder ikke, at du ikke kan analysere afvigelser og lære af dem. Læs videre for at lære:
En afvigelse i regnskabet er forskellen mellem et forventet beløb og det faktiske beløb. Afvigelser er almindelige i budgettering, men du kan have en afvigelse i alt, hvad du forudsiger. Dybest set, når du forudsiger noget, er du bundet til at have enten en gunstig eller ugunstig varians.
Gunstige afvigelser betyder, at du klarer dig bedre på et område af din virksomhed end forventet. Ugunstige afvigelser betyder, at din forudsigelse er bedre end det faktiske resultat.
Du kan have afvigelser i din:
På grund af de forskellige typer afvigelser kan du muligvis måle afvigelser i dollars, enheder eller timer.
Du kan måle din samlede afvigelse (f.eks. dit budget som helhed) eller opdele det (f.eks. salgsindtægt). At finde specifikke afvigelser kan give dig et mere detaljeret overblik over din virksomheds præstation og økonomiske sundhed. Kun at se på din totale afvigelse kan give dig et skævt indtryk af din virksomheds præstation og sundhed.
For eksempel kan du have en overordnet gunstig budgetafvigelse. Men efter at have nedbrudt afvigelserne, bemærker du, at din omsætning er større end forudsagt, men du brugte mere på materialer end forventet. Ved at bruge disse oplysninger kan du shoppe rundt efter nye leverandører og skære ned på unødvendige udgifter.
Hvis du ser på afvigelser i omkostningsregnskabet, hjælper det dig med at få problemer i opløbet, som ellers kunne gå uopdaget – og snebold ind i større problemer.
Før du kan finde ud af din varians, skal du vide, hvordan du beregner den. Uanset om du ser på en afvigelse i arbejdskraft, priser eller materialeforbrug, er formlen den samme:
Afvigelse =prognose – faktisk
For at finde din afvigelse i regnskabet skal du trække, hvad du faktisk har brugt eller brugt (omkostninger, materialer osv.) fra dit forventede beløb.
Hvis tallet er positivt, har du en gunstig varians (yay!). Hvis tallet er negativt, har du en ugunstig varians (gå ikke i panik – du kan analysere og forbedre).
Vil du beregne dit afvigelsesregnskab i procent? Det kan du også. Husk, at en gunstig variansprocent udtrykkes som et negativt tal, hvorimod en ugunstig varians er positiv. Her er formlen til at beregne din varians i procent:
Varians =[(Faktisk/prognose) – 1] X 100
I denne formel skal du dividere det, du rent faktisk har brugt eller brugt, med det, du forudsagde. Træk derefter 1 fra og gang det samlede beløb med 100 for at gøre det til en procentdel.
Vil du se disse formler i aktion? Tag et kig på vores eksempler for at se både mængden og procentdelen for ugunstige og gunstige afvigelser.
Lad os starte med formlen for variansbeløb. Lad os sige, at du forudser at bruge 5.000 USD på lagerbeholdning. Men der er en mangel på forsyninger, der øger dine omkostninger til $7.000. Hvad er din afvigelse?
Afvigelse =prognose – faktisk
Afvigelse =$5.000 – $7.000
Din afvigelse er -2.000 USD, hvilket er en ugunstig afvigelse. Hvad er dette beløb i procent? Brug den anden variansformel til at finde ud af:
Varians =[(Faktisk/prognose) – 1] X 100
Afvigelse =[($7.000 / $5.000) – 1] X 100
Din afvigelse er 40%. Dette viser, at dine faktiske omkostninger var 40 % større end din forudsigelse.
Lad os nu se på et gunstigt varianseksempel. Sig, at du forudsagde, at du ville bruge 1.000 timer på Project XYZ. I stedet brugte du kun 500 timer på projektet. Hvad er din afvigelse?
Afvigelse =prognose – faktisk
Afvigelse =1.000 – 500
Din gunstige varians er 500, hvilket viser, at du brugte 500 færre timer på projektet, end du havde forventet. Her er det i procent:
Varians =[(Faktisk/prognose) – 1] X 100
Afvigelse =[(500 / 1.000) – 1] X 100
Din afvigelse er -50 %, hvilket viser, at dine faktiske arbejdstimer var 50 % færre, end du forudsagde.
Forstå varians i regnskab, og hvorfor det er vigtigt? Kontrollere. Her er hvad du skal gøre med disse oplysninger for at hjælpe din virksomhed.
Det er tid til at analysere nævnte varians. Så hvad er variansanalyse?
Du kan foretage en afvigelsesanalyse af regnskaber, timer, dine medarbejdere logger, købskvitteringer osv.
Følg disse generelle trin for at starte din variansanalyse i omkostningsregnskab.
Først skal du bestemme, hvad du vil analysere. Er det dit årlige budget? Et projekt du arbejder på? Medarbejdernes input og output?
Når du har besluttet dig for hvad du vil måle, skal du beregne forskellen mellem din forudsigelse og de faktiske resultater.
Er din variabel gunstig eller ugunstig? Uanset svaret, gå videre til næste trin for at få et bedre billede af hvor du over- eller underpræsterer.
Tag et kig på de specifikke afvigelser for hvad end du måler. Hvis det er dit budget, kan du starte med at se på forskellene mellem dine budgetterede og faktiske omkostninger for hver af dine udgifter. Og hvis du måler, hvor lang tid det tog dig at gennemføre Project XYZ, kan du se på antallet af timer, det tog hver afdeling sammenlignet med dine forudsigelser.
Uanset hvad det er, du nedbryder, start med at samle dokumenter for at sammenligne de faktiske resultater med dine forudsigelser.
For eksempel kan du have brug for:
Skriv hver afvigelse for at hjælpe dig med at analysere dine regnskabsoplysninger og træffe velinformerede beslutninger.
Selvfølgelig, hvis du har et ubetydeligt beløb (f.eks. $20), behøver du sandsynligvis ikke at spilde tid på at analysere årsagen.
Husk, at der er nogle udfordringer, der følger med at se på specifikke varianser. Det kan være en tidsforpligtelse at samle optegnelser og sortere informationer (især hvis du ikke bruger værktøjer som regnskabssoftware).
Her kommer du til at spille detektiv. Hvorfor er der en afvigelse? Se de specifikke afvigelser, du har beregnet, og se på dine poster for at identificere, hvorfor der kan være en forskel.
Spring ikke over gunstige afvigelser. Selvfølgelig er det fantastisk, at du klarer dig bedre på det nævnte område, end du forudsagde. Men ved at vurdere årsagen, kan du muligvis anvende den succes på underpræsterende områder. For ikke at nævne, du kan også duplikere succesen til næste gang.
Tag et kig på nogle af årsagerne til afvigelser i regnskabet:
Filer ikke dine fund på en hylde for at samle støv. Del i stedet informationen (både de gode og de dårlige) med interesserede parter, såsom:
Du har brugt tid på at beregne, analysere og forklare dine afvigelser. Nu er det tid til at omsætte disse oplysninger til handling. Brug det, du har lært, til at lave forbedringer på underpræsterende områder.
Du kan bruge afvigelser til at foretage ændringer som:
Og husk også at holde en god ting i gang i områder med overpræstationer.
Der er to typer mennesker i denne verden:De, der er organiserede … og dem, der ikke er. Men hvis du vil analysere afvigelser i regnskabet, har du brug for organiserede optegnelser. Med Patriot's onlineregnskab , kan du holde styr på dine indtægter og udgifter på ét sted. Se, hvor nemt det er med en gratis prøveperiode!