Alle ved, at det er vigtigt at være godt forberedt til forretningsmøder. Deltagerne forventes at sætte sig ind i emner på dagsordenen, så de kan deltage i diskussioner. Men for at være fuldt forberedt er der ting, du aldrig bør glemme at tage med dig.
Du finder ikke en liste over disse væsentlige møder i en håndbog. De ser måske ikke engang ud til at være vigtige, før du rent faktisk har brug for dem, men ingen af disse ting bør overses. Det er obligatorisk udstyr, hvis du vil gøre et godt indtryk på kollegaer, en chef eller en potentiel forretningspartner. Det følgende er en liste over otte ting, du aldrig bør efterlade, når du deltager i møder.
Du kan være stolt af at have en god hukommelse, men at skrive de vigtige ting ned, der sker under møder, vil give dig en praktisk måde at henvise til dem senere. Selvom et møde optages, er det ofte hurtigere at bladre gennem en notesbog for at finde de data, du leder efter, end at lytte til en afspilning. Sammen med en notesbog bør du medbringe mindst to kuglepenne. Du skal bruge mere end én, fordi du aldrig kan være sikker på, hvornår en pen løber tør for blæk. Hvis du skal låne en af en anden, vil du se uforberedt ud.
Hvis du planlægger at præsentere en rapport, skal du sørge for at medbringe nok kopier til alle. På den måde vil de andre deltagere kunne følge med, mens du taler. Hvis du har forberedt en PowerPoint-præsentation, kan du overveje at lave udskrifter af de vigtigste dias. Deltagerne vil få en bedre forståelse af, hvad du har at sige, hvis du giver dem et visuelt hjælpemiddel. De vil også sætte pris på det, hvis de ikke behøver at tage lange noter.
Det lyder måske gammeldags i den digitale tidsalder, men at dele visitkort ud er stadig en god måde at præsentere dig selv på ved møder. Det sikrer, at dine kontakter vil have en måde at nå dig på bagefter. De behøver ikke at slå dit telefonnummer op. Hvis du inkluderer dit personlige mobiltelefonnummer sammen med dit kontornummer og din e-mail-adresse, sender du en besked om, at du er tilgængelig og ivrig efter at kommunikere.
I stedet for at bære en håndfuld papirarbejde, kan du indlæse alt det backup-materiale, du muligvis har brug for til din præsentation, på en bærbar computer. Hvis nogen har et spørgsmål, du ikke kan svare på, kan du konsultere dine dokumentfiler eller foretage en hurtig søgning efter information online. Hvis du medbringer en smartphone, vil du være forberedt, når nogen vil sende eller modtage information via sms.
Det er vigtigt at medbringe vand til møder, hvis din hals bliver tør midt i en præsentation. De fleste møder giver vand til deltagerne. Hvis du er værten, skal du sørge for, at der er rigeligt til alle. Men hvis du møder på ukendt græstæppe, skal du ikke tage en chance. Medbring din egen flaske vand, for en sikkerheds skyld. Det er bedre at have en og ikke have brug for den end at have en og ikke have den.
Hvis du sjældent er plaget af hoste, kan du blive fristet til at lade hostedråber ligge. Der er dog få ting, der er værre end at prøve at gøre dig selv forstået, mens du kæmper for ikke at hoste. At se nogen forsøge at tale, mens de hoster, er næsten lige så smertefuldt. Hostedråber kommer i små pakker, der er nemme at have med. Så vælg din yndlingssmag og tag nogle med dig.
Det er vigtigt at give hånd til de mennesker, du møder til forretningsmøder, men pas på de bakterier, du kan fange med et håndtryk, især i sæsonen med forkølelse og influenza. For at sikre, at du forbliver sund, skal du medbringe en lille beholder med håndsprit. Bare sørg for at vente, indtil mødet er slut, med at rense dine hænder. Ellers kan du bare støde dine kolleger.
Det er altid en god idé at tage nogle væv med til et møde. Hvis du har et mindre spild, er de praktiske til hurtigt at rydde op i rodet uden at skulle forlade rummet for at søge efter papirhåndklæder. Hvis du skulle have brug for at hoste eller nyse, er det meget mindre akavet, hvis du bruger en serviet. Hvis en anden mødedeltager skulle have behov for et væv, kan du gøre et godt indtryk ved at komme til undsætning.
Hvad vil du tilføje til denne liste over must-haves til et professionelt møde? Del med os i kommentarerne nedenfor eller på vores Facebook-side.